Хто має вести табель обліку робочого часу? Яку форму треба використовувати? Як заповнювати сам табель? Скільки часу слід зберігати табель? Яку відповідальність несе роботодавець за неведення табеля?
Хто має вести табель обліку робочого часу
Відповідно до статті 30 Закону про оплату праці, роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. При цьому у фізосіб-підприємців, які мають найманих працівників, постає запитання, чи поширюється ця вимога й на них. Відповідно до преамбули до Закону про оплату праці, його норми поширюються й на роботодавців-ФОП (осіб, які використовують найману працю фізичних осіб на підставі укладених трудових договорів).
Положення про табельний облік робочого часу підприємство має розробити самостійно. У ньому слід передбачити правила ведення табельного обліку (зокрема, як табелювати в разі перенесення робочих днів, як табелювати чергування тощо), оскільки на законодавчому рівні не затверджено відповідних положень чи роз'яснень.
Ведення табельного обліку робочого часу регламентовано Наказом №489 для підприємств, установ та організацій.
Держпраці у роз'ясненнях1 доводить, що ведення табеля обліку використання робочого часу для підприємств із невеликою чисельністю також є обов'язковим. А ми додамо, що табель ведеться на всіх працівників: і на випробному терміні, і сезонних. А от особи, які працюють за цивільно-правовими договорами, у табелі не зазначаються.
1 http://dspif.gov.ua/news/132-vedennya-tabelv-oblku-robochogo-chasu-pracvnikv.html.
Форма табеля
Форма табеля також затверджена Наказом №489. Наразі це типова форма №п-5 (за потреби можна застосовувати й іншу форму табеля).
У табелі обліку використання робочого часу робляться відмітки про фактично відпрацьований час, відпрацьовані за місяць години, в т. ч. надурочні, вечірні, нічні години роботи тощо, а також інші відхилення від нормальних умов роботи.
При підсумованому обліку робочого часу допускається розрахунок підсумованого фонду робочого часу за місяць за кожним працівником. При цьому фонд робочого часу не повинен перевищувати нормальної його тривалості.
Форма табеля (типова форма № п-5), затверджена Наказом №489, має рекомендаційний характер. Це означає, що за потреби форму табеля можна доповнити іншими показниками, необхідними для обліку робочого часу на підприємстві. Тобто кожне підприємство може вирішити для себе, як саме заповнювати графи табеля та які умовні позначення використовувати.
Держпраці у роз'ясненні наголосила, що в табелі повинні відображатися всі позиції, які застосовуються на підприємстві для працівників. У разі потреби можна застосовувати й іншу форму табеля, і це слід обумовити в Положенні про табельний облік. Але обов'язковим має бути наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці. На це свого часу вказував Держстат у листі від 12.01.2012 р. №9/4-10/9.
Заповнення табеля
Відповідно до форми кожен табель відкривається 1 числа місяця та повинен бути закритий останнім днем. I двічі передається до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.
Згідно з типовою формою № п-5, табель складається з двох частин. У першій проставляються умовні позначення елементів робочого часу з визначеними буквеними та цифровими кодами. У другій наводиться інформація про кожного працівника. При цьому друга частина, своєю чергою, поділена на дві частини. Зокрема, до верхньої частини щодня вносяться відомості про відпрацьовані години або неявки на роботу. У нижній частині умовними позначеннями (кодами) позначають характеристики відпрацьованих годин (години роботи у вихідні та святкові дні, надурочні, нічні тощо) та причини нез'явлень на роботу (різні види відпусток, лікарняні, прогули, простої, страйки, переведення на неповний робочий день тощо).
Строк зберігання
Табель обліку використання робочого часу відповідно до статті 408 Переліку №578/5 зберігається на підприємстві 1 рік.
Виходячи з умовних позначень та видів документів кадрового діловодства, підставою для внесення до табеля того чи іншого коду причин неявок на роботу є: накази про відрядження, про відповідні види наданих відпусток, листки непрацездатності (для лікарняних та відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами), в деяких випадках ними можуть бути медичні довідки.
Оскільки згідно зі ст. 30 Закону про оплату праці роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи. Тому за підсумками кожного місяця за табелем підраховується загальна кількість надурочних і нічних годин, вихідних і святкових днів та визначається загальна кількість днів та годин неявок на роботу, які розшифровують за причинами.
Далі правильно оформлений і засвідчений підписами осіб, відповідальних за його заповнення, табель передають до відділу кадрів. Строк подання табеля кадровику також має бути встановлений у Положенні про табельний облік. Кадровик перевіряє правильність його заповнення на відповідність наказам, розпорядженням та листкам непрацездатності. Відтак кадровик підписує табель і передає його до бухгалтерії для нарахування зарплати.
Табельний номер
Порядок присвоєння табельних номерів законодавчо не встановлено. Тому підприємства мають право розробляти і затверджувати своїми внутрішніми документами порядок присвоєння табельних номерів — наприклад, у Положенні про табельний облік робочого часу. На практиці роблять так:
1) табельні номери присвоюються прийнятим працівникам у момент оформлення прийняття на роботу;
2) табельні номери присвоюються кожному новоприйнятому працівникові за зростанням у хронологічному порядку;
Зверніть увагу!
Табельний номер звільненого працівника не може присвоюватись одразу новоприйнятому працівнику. Він має зберігатися за звільненим протягом часу, встановленого підприємством у Положенні про табельний облік робочого часу. Кожне підприємство самостійно вирішує, яким буде цей строк.
3) табельний номер, присвоєний працівникові, не змінюється протягом усього терміну його роботи на підприємстві та зберігається за ним після його звільнення з підприємства;
4) табельний номер працівника має складатися тільки з арабських цифр.
Умовні позначення
Умовні позначення, які треба використовувати для заповнення табеля, також установлено Наказом №489. Вони можуть бути цифрові або літерні. I вони теж мають рекомендаційний характер. Тому в разі потреби умовні позначення можуть бути запроваджені підприємством самостійно, наприклад у Положенні про табельний облік робочого часу. Перелік умовних позначень установлено у самій формі № п-5.
Розгляньмо на прикладах практичне застосування умовних позначень.
Приклад 1 На підприємстві працюють працівники з повним та неповним робочим часом.
Відповідно до переліку умовних позначень, для працівників із повним робочим часом умовним позначенням буде Р або 01, а для працівників з неповним робочим часом — РС або 02.
Приклад 2 Працівниця пішла у щорічну відпустку та відразу після неї у додаткову оплачувану у зв'язку з утриманням двох дітей віком 8 та 10 років.
У такому разі дні щорічної відпустки матимуть позначення В або 08, а додаткова відпустка — ДО або 15.
Приклад 3 На підприємстві за наказом керівництва запроваджено простій не з вини працівників.
У такому разі у табелі дні простою мають бути позначені буквою П або кодом 23.
Приклад 4 Працівник у грудні хворів з 01.02.2017 р. до 09.02.2017 р. Потім усі робочі дні працював.
У такому разі дні хвороби будуть позначені у табелі ТН або код 26 як оплачувана тимчасова непрацездатність.
Відпрацьовані робочі дні — Р або 01.
Приклад 5 Працівниця пішла у відпустку по вагітності та пологах з 01.02.2017 р. Після цієї відпустки одразу буде написана заява про відпустку для догляду за дитиною до 3 років.
У такому разі всі календарні дні цих відпусток матимуть позначення ВП або код 16.
Приклад 6 Працівника було скеровано у відрядження відповідно до наказу про відрядження. Це відрядження припадає й на вихідний день. У такому разі у табелі відображаються дні, які припадають на робочі дні, тобто без урахування вихідних і святкових днів за позначеннями ВД або 07. Якщо ж у Положенні про табельний облік та у Положенні про відрядження зазначено, що треба позначати літерами ВД і вихідні, що припадають на дні відрядження, то у табелі і вихідні відображають як відрядження (ВД).
Відрядження
Держстат у листі від 12.01.2012 р. №9/4-10/9 дав низку рекомендацій щодо відрядження. Робочі дні перебування працівника у службових відрядженнях можуть визначатися таким чином: у першому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин згідно з режимом за основним місцем роботи, наприклад 8, а у другому рядку — умовні позначення перебування у відрядженні «ВД».
При цьому у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин у графі «Відпрацьовано за місяць» відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження.
Але доказом того, що працівник був у відрядженні у вихідний день, є відповідна позначка у табелі за цей день, тому, на нашу думку, й вихідний день слід відображати як відрядження.
Сумісництво та суміщення
Виходячи з умовних позначень, сумісникам треба присвоїти окремий табельний номер (РС). А от для працівників, які працюють у порядку суміщення, окремий табельний номер не надається, оскільки для них це місце роботи так і залишається основним.
Виправлення помилок
Оскільки табель є підставою для нарахування зарплати, то виправлення, підчистки в ньому не допускаються. Але іноді така необхідність виникає, наприклад, коли після заповнення табеля за місяць працівник із запізненням повідомляє про відкриття лікарняного або працівник, перебуваючи у відпустці, захворів та приніс лікарняний уже після закінчення відпустки. Для цього треба скласти коригувальний табель. Порядку його складання теж не затверджено. Тому його доцільно прописати також у Положенні про табельний облік робочого часу. Коригувальний табель має містити правильні дані після подання працівником, наприклад, листка непрацездатності.
Відповідальність
З огляду на норми ст. 265 КЗпП, окремого виду відповідальності для роботодавців за неведення табеля обліку робочого часу не передбачено. Але на практиці Дежпраці під час перевірки може оштрафувати у розмірі однієї мінімальної зарплати, встановленої на момент перевірки, як за порушення інших вимог трудового законодавства.
Нормативна база
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.95 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Наказ №489 — Наказ Держкомстату від 05.12.2008 р. №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці».
- Перелік №578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.
Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»