Як правильно оформити і провести капітальний ремонт орендованого приміщення, якщо 90% матеріалів для ремонту — власність орендодавця, а 10% матеріалів надає орендар, який і виконує ремонт. Орендодавець не хоче зараховувати понесені орендарем витрати в рахунок орендної плати.
Права й обов'язки
На жаль, з умов запитання невідомо, на кого покладено обов'язок проведення ремонту, тож виходитимемо із загальних норм.
Порядок здійснення ремонту зданої у найм речі, зокрема орендованого приміщення, та права сторін у разі такої операції встановлено ст. 776 ЦКУ. Обов'язок проведення ремонтних робіт сторонами договору оренди залежить насамперед від виду ремонту. Якщо це поточний ремонт, обов'язок його проведення покладається на орендаря та здійснюється за його рахунок. Якщо приміщення потребує капітального ремонту, він здійснюється за рахунок орендодавця.
Щоправда, договором оренди незалежно від виду ремонту (капітальний чи поточний) може бути встановлено, що оновлення здійснює будь-яка сторона договору1. У разі якщо обов'язок проведення капітального ремонту покладено на орендодавця, проте останній такого обов'язку не виконує, і якщо це перешкоджає орендарю використовувати приміщення за призначенням, орендар згідно з ч. 3 ст. 776 ЦКУ має право:
1) відремонтувати річ, зарахувавши вартість ремонту в рахунок плати за користування річчю, або вимагати відшкодування вартості ремонту;
2) вимагати розірвання договору та відшкодування збитків (додатково див. ст. 22 ЦКУ)2.
1 У певних випадках проведення ремонтних робіт тією чи іншою стороною може встановлюватися законом (ст. 776 ЦКУ).
2 У загальному випадку збитки відшкодовуються у повному обсязі, якщо договором або законом не передбачено відшкодування у меншому або більшому розмірі.
Право вибору, яким чином будуть відшкодовані збитки орендарю, залишається саме за останнім. Тож орендодавець повинен погодитися з вибором орендаря. Але це стосується лише випадків, коли приміщення потребує капітального ремонту, що було відповідним чином зафіксовано. Звісно, якщо йдеться про поліпшення капітального характеру, що здійснюються орендарем на власний розсуд, говорити про обов'язкове відшкодування не доводиться.
У будь-якому разі всі питання, пов'язані з ремонтами, слід заздалегідь прописувати у договорі оренди приміщення. Наприклад, можна прописати, що вартість будматеріалів фінансує орендодавець, а орендар здійснює ремонтні роботи.
Ремонт чи поліпшення?
Для відображення понесених витрат в обліку орендаря насамперед слід визначити суть понесених витрат: це витрати на ремонт чи поліпшення будівлі? На нашу думку, враховуючи умови запитання, орендар використав мінімальну кількість власних матеріалів, проте здійснив ремонтні роботи. Тому, найімовірніше, це слід відобразити у складі витрат. Витрати відобразяться за дебетом витратних рахунків (91, 92, 93) залежно від напряму використання приміщення.
Проте документом, який визначає, чи понесені витрати є ремонтом чи поліпшенням в обліку орендаря, є рішення керівника. Таке рішення приймається керівником з урахуванням аналізу ситуації та істотності таких витрат.
Відповідно до пункту 8 П(С)БО 14 та п. 21 Методрекомендацій з обліку ОЗ, витрати орендаря на поліпшення об'єкта операційної оренди (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо), що спричинюють збільшення майбутніх економічних вигід, які первісно очікувалися від його використання, відображаються орендарем як капітальні інвестиції у створення (будівництво) інших необоротних матеріальних активів. Тож якщо орендар розцінює витрати як поліпшення, то такі витрати він відображає за дебетом субрахунка 153 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів», а після закінчення всіх ремонтних робіт списує з кредиту субрахунка 153 у дебет рахунка 117 «Iнші необоротні матеріальні активи». З місяця, наступного за місяцем введення в експлуатацію, об'єкт «Поліпшення орендованого майна» може амортизуватися. Нараховують амортизацію протягом строку корисного використання (експлуатації) приміщення. Але зверніть увагу, що приміщення є орендованим, тож при визначенні строку корисного використання слід врахувати обмеження щодо строків використання об'єкта (п. 24 П(С)БО 7). Це означає: якщо договір оренди укладено на 3 роки (36 місяців), а ремонт проведено у перший місяць оренди, то строк корисного використання буде: 36 - 1 = 35 місяців. Далі сума нарахованої амортизації збільшує кредит субрахунка 132 з дебетом витратного рахунку (залежно від напряму використання приміщення).
Якщо капіталізовані поліпшення все ж таки будуть відшкодовані орендодавцем, то вартість таких поліпшень, які є необоротними активами, на нашу думку, переводитиметься з кредиту субрахунку 117 в дебет субрахунку 286 «Необоротні активи та групи вибуття, утримувані для продажу», з подальшим відображенням операцій з продажу.
Оформлення операції ремонту
Приймання закінчених робіт з ремонту або поліпшень орендованого приміщення оформлюють актом приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів. Якщо ремонтні роботи виконує стороння організація, обидві сторони повинні підписати акт приймання-здачі роботи, замовлення-наряд. Якщо орендар проводить ремонт (поліпшує) власними силами, акт підписує працівник, що виконав ремонт, та працівник, що є матеріально відповідальною особою.
Якщо орендар проводив поліпшення орендованого приміщення, то на новостворений необоротний актив при введенні в експлуатацію складають Акт приймання-передачі основних засобів (форма №ОЗ-1, затверджена наказом Мінстату від 29.12.95 р. №352).
І наостанку, як варіант, можна запропонувати орендарю оформити з орендодавцем операцію ремонту як окремий договір підряду. У цьому разі одна сторона (підрядник — орендар приміщення) зобов'язується на свій ризик виконати певну роботу за завданням другої сторони (замовника — орендодавця приміщення), а замовник зобов'язується прийняти та оплатити виконану роботу. Відповідно до ч. 2 ст. 837 ЦКУ, договір підряду може укладатися на ремонт речі або на виконання іншої роботи з переданням її результату замовникові. Враховуючи норми ст. 840 ЦКУ, якщо робота виконується частково або в повному обсязі з матеріалу замовника, підрядник відповідає за неправильне використання цього матеріалу. Підрядник зобов'язаний надати замовникові звіт про використання матеріалу та повернути його залишок.
У договорі підряду визначають ціну роботи або способи її визначення1. Згідно з ч. 3 ст. 840 ЦКУ, ціна роботи у договорі підряду включає відшкодування витрат підрядника та плату за виконану ним роботу. На практиці, як правило, сторони договору підряду узгоджують кошторис на проведення певних робіт (ст. 844 ЦКУ).
Передача орендодавцем будматеріалів для проведення орендарем ремонту повинна оформлятися актом приймання матеріалів. Затвердженої форми немає, тому документ можна скласти у довільній формі, проте із зазначенням обов'язкових реквізитів первинного документа2.
1 Якщо у договорі підряду не встановлено ціни роботи або способів її визначення, ціна встановлюється за рішенням суду на основі цін, що зазвичай застосовуються за аналогічні роботи з урахуванням необхідних витрат, визначених сторонами (ч. 2 ст. 843 ЦКУ).
2 Перелік обов'язкових реквізитів установлено ст. 9 Закону України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.
Своєю чергою, орендар складає акт виконаних ремонтних робіт. Звичайно, вартість переданих матеріалів орендодавця не включається до кошторисної вартості робіт та не відображається в акті.
Нормативна база
- Методрекомендації з обліку ОЗ — Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів, затверджені наказом Мінфіну від 30.09.2003 р. №561.
- П(С)БО 7 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затверджене наказом Мінфіну від 27.04.2000 р. №92.
- П(С)БО 14 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 14 «Оренда», затверджене наказом Мінфіну від 28.07.2000 р. №181.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»