Незважаючи на легкість заповнення повідомлення про прийняття на роботу нового працівника, судячи із запитань наших передплатників на «гарячу лінію» та на наших форумах, незрозумілі моменти все одно залишаються. Поговоримо про ті практичні аспекти повідомлення про прийняття на роботу нового працівника, з якими доводиться мати справу бухгалтерам.
Яка звітність про новоприйнятих працівників передбачена на сьогодні?
Повідомляти про прийнятого працівника слід через повідомлення, форма якого затверджена як додаток до постанови КМУ від 17.06.2015 р. №413 (далі — Постанова №413). Ця форма повідомлення передбачає можливість її подання одночасно на кількох новоприйнятих працівників. Подати повідомлення до органів місцевої податкової можна як у паперовому, так і в електронному вигляді. Якщо новоприйнятих працівників більше ніж 5 осіб одночасно, то до паперового примірника повідомлення додається його електронна копія. Звертаємо увагу, що Постановою №413 не передбачено подання повідомлення поштою, але й не заборонено.
Коли почали діяти Постанова №413 та повідомлення про прийняття на роботу?
27 червня 2015 року текст Постанови №413 було опубліковано в «Урядовому кур'єрі» №115, але не повністю — тільки текст постанови, без самої форми повідомлення. Разом із тим уже 3 липня вся Постанова №413 із бланком повідомлення була опублікована в «Офіційному віснику України» №50. Саме з цієї дати, на нашу думку, і розпочинає свій відлік чинність Постанови №413.
Які штрафи передбачено за допуск працівника до роботи без повідомлення? Хто їх накладає? Наскільки вони реальні на сьогодні?
Норми ч. 3 ст. 24 КЗпП вимагають повідомлення про прийняття працівника. Інакше штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (на сьогодні — 1218 грн, з 1 грудня 2015 р. — 1378 грн, абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Крім того, не слід забувати і приписи ч. 1 ст. 41 КпАП. Ця норма передбачає цілком реальний штраф на посадових осіб за порушення законодавства про працю (510 — 1700 грн). Якщо фізособа вже підлягала такому штрафу протягом року, то розмір адмінштрафу зростає від 100 н. м. д. г. до 300 н. м. д. г. (1700 — 5100 грн). Увага: фінансові штрафи на працедавців накладає не місцева ДПІ, а орган Держпраці (ч. 4 ст. 265 КЗпП), адмінштрафи накладаються судом на підставі складених посадовими особами Держпраці протоколів (ст. 221, 255 КпАП). До речі, для застосування фінансових штрафів потрібно, щоб Кабмін визначив конкретний порядок такого штрафування. Наразі такого порядку не визначено.
Я — директор новоствореного підприємства, більше найманих працівників на підприємстві немає. Чи треба на мене подавати повідомлення про прийняття на роботу?
Так, треба. Байдуже, яку посаду обіймає працівник, визначальним критерієм тут є наявність трудових відносин. А отже, повідомлення на такого директора слід подавати без будь-яких винятків. Таке повідомлення директор новоствореного підприємства має подати сам на себе. Водночас повідомлення має бути підписане саме директором — а підписання повідомлення директором, якого ще не допущено до роботи, саме по собі є порушенням.
Крім самого директора, таке повідомлення на нього може подати орган, що його призначив, але тоді виникає запитання: як бути з підписом? Адже підписати повідомлення має саме керівник.
Прийнято рішення перевести частину працівників на сумісництво. Чи треба на таких працівників заповнювати та подавати повідомлення?
У цьому разі можуть мати місце два варіанти. У першому працівник звільняється з основного місця роботи, а з наступного дня приймається за сумісництвом. А при другому варіанті трудові відносини не закінчуються — вони просто видозмінюються.
При першому варіанті в табл. 5 звітності з ЄСВ таке переведення на сумісництво виглядатиме як звільнення та нове прийняття працівника, бо має місце розірвання трудового договору та укладення нового. Тож у такому разі повідомлення про нового працівника до податкової, справді, слід подавати.
Проте нічим не заборонено не розривати вже наявний договір, а внести до нього зміни, перевівши працівника на роботу за сумісництвом, тому другий варіант цілком має право на існування. У такому разі повідомлення про прийняття нового працівника не подається, як не подається і таблиця 5 звіту з ЄСВ, а в табл. 6 запис про такого працівника надалі подається за кодом 0 у графі 22 як про працівника без трудової книжки.
Чи треба подавати повідомлення про прийнятих працівників на громадян, які працюють за договором ЦПХ? У нас працівники одержують зарплату за виконану роботу, але оформлені за договором ЦПХ.
Ні, не треба. Повідомлення оформляється і подається тільки на ті відносини, що здійснюються в межах КЗпП. Договори ЦПХ під дію цього нормативного акта не підпадають: вони регулюються нормами ЦКУ.
Ми подали повідомлення про прийняття працівника, а він у призначений термін не вийшов на роботу. Як тепер відкликати повідомлення?
Нічого відкликати не треба. На жаль, Кабмін своєю Постановою №413 не прописав окремих випадків і порядку, коли подавати повідомлення з позначкою «скасовуюче», тому керуватимемося власною логікою. Спочатку слід з'ясувати, чому саме людина не вийшла на роботу. Якщо так сталося, що потенційний працівник змінив своє рішення й у призначений день не вийшов на роботу, можна все-таки попросити його написати заяву про припинення трудового договору за згодою сторін та анулювати наказ про прийняття на роботу. Деякі практики вважають за можливе в такому разі скасувати наказ про прийняття на роботу просто у зв'язку з невиходом працівника на роботу. Водночас можливості такого скасування закон не передбачає, залишаючи це питання неврегульованим. Проблема в тому, що трудовий договір можна розірвати лише у випадках, визначених КЗпП, із посиланням на конкретну статтю, пункт закону. До того ж не слід забувати про те, що в перший день роботи з працівником міг статися страховий випадок за державним соціальним страхуванням. Тому скасовувати відповідний наказ дуже бажано за наявності відповідної заяви працівника.
На наш думку, в разі припинення трудового договору та скасування наказу про прийняття на роботу можна подати скасовуюче повідомлення. Якщо ж трудовий договір діє, а людина просто не вийшла на роботу, скасовуюча форма повідомлення не подається.
Працівниця виходить із відпустки по догляду за дитиною до 3-х років. Чи треба на неї подавати повідомлення?
Ключовим фактором для подання повідомлення є початок нових трудових відносин. А в наведеній ситуації за працівницею зберігалося робоче місце. Тому, коли відпустка закінчується і працівниця виходить на роботу, не можна говорити про початок якихось нових відносин. Отже, вихід працівниці з відпустки не є фактом прийняття на роботу нового працівника, а отже, й повідомлення подавати не слід.
Ми приймаємо на роботу сумісника. Чи подавати повідомлення про прийняття на роботу?
Так, звичайно. Байдуже, основне місце роботи чи сумісництво, ключовий фактор — це те, що розпочинаються нові трудові відносини. Укладення кожного нового трудового договору супроводжується поданням до податкової повідомлення про прийняття нового працівника. І байдуже, приймається стороння людина чи зі складу своїх же працівників. Навіть якщо приймається на роботу працівник, який працює за основним місцем роботи на певній посаді, а з часом приймається рішення, що на іншій посаді на цьому самому підприємстві така людина працюватиме за сумісництвом (внутрішнє сумісництво), оформляється окремий трудовий договір (наказ про прийняття на роботу), а це, на нашу думку, означає і необхідність подання повідомлення до податкової про прийняття такого працівника. У такому разі в гр. 4 повідомлення проставляється код «2» — найманий працівник без трудової книжки.
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор