Закордонні відрядження — це ще одна сфера господарських операцій, у яких активно використовується іноземна валюта, зокрема і в готівковій формі. Тому запитань у роботодавця, який оформлює та відображає в обліку такі відрядження, виникає дуже багато. Спробуємо відповісти на найпоширеніші з них.
Аванс у валюті
Працівник їде у закордонне відрядження. Чи повинен роботодавець забезпечити його авансом, і якщо так, то в якій валюті його слід виплатити? Чи можна аванс надати у готівковій іноземній валюті і як це зробити? Чи може функцію авансу виконати сума коштів на корпоративній картці, якою може розпоряджатися такий працівник?
Насамперед вважаємо, що забезпечити працівника авансом перед скеруванням у відрядження — обов'язок роботодавця. Це випливає з аналізу норм ст. 121 КЗпП, в якій передбачено гарантії працівникам при службових відрядженнях і в абзаці другому якої сказано: працівникам, які скеровуються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством. Невиплата авансу є невиконанням обов'язків працедавця, встановлених ст. 21 КЗпП: забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи.
Далі стосовно валюти авансу. На жаль, чинне законодавство не встановлює для роботодавців (крім бюджетників) ані строку видачі такого авансу, ані валюти, в якій він має бути виплачений. Тож формально роботодавець має право надати працівникові навіть при закордонному відрядженні аванс у гривнях та перекласти таким чином на працівника клопіт з обміну гривні на потрібну валюту (що не завжди можливо зробити швидко) та витрати, пов'язані з таким обміном (зокрема, зі сплати військового збору, який після набрання чинності змін до ПКУ з 13.03.2015 р. почали утримувати деякі комерційні банки при придбанні фізособами іноземної валюти, та сплати збору до ПФУ).
Якщо роботодавець вирішить видати готівковий аванс в іноземній валюті, то йому доведеться дотримувати умов, установлених Правилами №200. Згідно з п. 2.1 Правил №200, резиденти — юридичні особи та фізичні особи — підприємці й іноземні представництва мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном). При цьому під витратами на відрядження працівників за кордон п. 1.3 Правил №200 розуміє оплату дозволів на в'їзд (віз), добових, витрат, пов'язаних з найманням житлового приміщення, транспортних та інших витрат за кордоном.
Для того щоб отримати з уповноваженого банку готівку в іноземній валюті на відрядження, згідно з п. 2.2 Правил №200, роботодавець надає банку:
— заяву на видачу готівки (форма якої затверджена додатком 10 до Інструкції про касові операції);
— довіреність представнику на отримання готівки;
— лист-розрахунок, який містить прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон, та розрахунок витрат.
Проте якою б не була сума очікуваних витрат у відрядженні, слід враховувати, що за п. 2.4 Правил №200 одному працівнику може бути видано іноземну валюту готівкою на загальну суму, що не перевищує норм вивезення іноземної валюти через митний кордон України чинним законодавством. Згідно з п. 2 гл. 2 Інструкції №148, фізособа-резидент має право вивозити за межі України готівку в сумі, що перевищує в еквіваленті 10000 євро, за умови письмового декларування митному органу в повному обсязі та за наявності документів, що підтверджують зняття готівки з рахунків у банках (фінансових установах), виключно на ту суму, що перевищує в еквіваленті 10000 євро. Строк дії таких документів — 30 календарних днів починаючи з дня видачі.
На практиці роботодавці часто надають працівникові, який скеровується у відрядження, корпоративну картку. Така картка створюється до корпоративного рахунку в банку і є іменною, тобто оформляється на довірену особу роботодавця, і договором із банком забороняється іншим особам користуватися такою карткою (відповідно, довіреній особі — передавати комусь цю картку у користування). Кошти, зняті з такої картки, — або через банкомат, або шляхом розрахунку карткою за товари/послуги — вважаються отриманими працівником під звіт, і він повинен за них відзвітувати після повернення з відрядження.
Відшкодування власних витрат
Працівник повернувся із закордонного відрядження, де, згідно з поданим авансовим звітом, поніс витрати в сумі, яка перевищує отриманий ним аванс. У якій валюті працівник має право отримати від роботодавця відшкодування понесених ним витрат?
Відповідно до п. 2.5 Правил №200, працівнику-резиденту, який перебував у відрядженні за кордоном, витрат власних коштів в іноземній валюті відшкодовуються згідно із законодавством України у валюті України за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день виплати зазначених коштів, а працівнику-нерезиденту, на його бажання, — як в іноземній валюті, так і у валюті України. Звичайно, у разі погашення власних витрат працівника-нерезидента готівковою іноземною валютою роботодавцю доведеться звернутися до уповноваженого банку за отриманням такої валюти у порядку, зазначеному вище.
Повернення з відрядження — документальне оформлення
Як працівник, який повернувся із закордонного відрядження, має відзвітувати про використаний ним аванс та понесені витрати? Які документи він подає при цьому? Чи потрібен переклад таких документів, і якщо так, то чиїм коштом?
Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих на відрядження, подають за формою, встановленою наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. №845 (далі — авансовий звіт), до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження1.
Пам'ятайте, що за наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку до каси2 або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання авансового звіту.
Згідно з п. 8.4 Правил №200, невикористаний залишок готівкової іноземної валюти, що була отримана юридичною особою — резидентом з поточного рахунку в іноземній валюті для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок в іноземній валюті юридичної особи — резидента протягом п'яти банківських днів з часу його оприбуткування до каси юридичної особи — резидента.
Щодо витрат, які зазначаються працівником у авансовому звіті, то ті з них, які були понесені в іноземній валюті, мають зазначатися як у гривнях, так і в валюті, в якій вони були понесені3. Сума наведених у ньому добових має підтверджуватися наказом про відрядження (розміром і строком перебування у відрядженні) та відмітками про перетин кордону у закордонному паспорті працівника (за наявності), а решта витрат — ще й відповідними первинними документами. Якщо ці документи складено за кордоном, на них не поширюються встановлені в Україні правила складання і вимоги щодо обов'язкових реквізитів первинних документів, достатньо того, що вони мають надаватися працівником в оригіналі.
1 Якщо витрати на відрядження були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження — за отриманою готівкою з платіжної карти. Строк подання працівником звіту не перевищує 10 банківських днів, якщо розрахунки за платіжною карткою проводилися у безготівковій формі (пп. 170.9.3 ПКУ).
2 Стосовно оформлення такої операції в касі підприємства див. лист НБУ від 27.01.2006 р. №11-113/353-954, «ДК» №51/2006.
Щодо перекладу таких документів, то при їх наданні разом з авансовим звітом такий переклад не потрібен. Але на запит представника контролюючого органу роботодавець/сторона, що відряджає, забезпечує власним коштом переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою (пп. 170.9.3 ПКУ).
Курс, за яким визнаються витрати
За яким курсом визнаються витрати на закордонне відрядження, якщо первинні документи, надані працівником, складені в іноземній валюті та мають різні дати?
На жаль, крім Інструкції №59, яка наразі є обов'язковою для виконання лише для бюджетників, немає нормативного документа, який би чітко встановлював, за якими правилами визначається курс НБУ, за яким розраховується сума витрат, понесених працівником в іноземній валюті під час відрядження. Проте роботодавець може використовувати норми Інструкції №59 як рекомендацію при визначенні курсу валюти.
Так, за п. 19 Інструкції №59, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, у національну валюту держави відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, установленим НБУ на день затвердження авансового звіту. Це правило на практиці виконується таким чином. Якщо працівник отримав аванс у гривнях, то витрати за авансовим звітом розраховуються за офіційним курсом НБУ до іноземної валюти, в якій вони були понесені, на дату затвердження авансового звіту. Якщо ж аванс було видано, наприклад, у доларах США, а працівник поніс витрати в іншій іноземній валюті — валюті держави, в якій він перебував у відрядженні або через яку він їхав у відрядження чи повертався з нього, то для переведення таких витрат у гривні застосовується крос-курс валюти, в якій отримано аванс, до валюти витрат, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, установленим НБУ на день затвердження авансового звіту.
ПДФО, ЄСВ та військовий збір
Чи оподатковуються кошти, отримані працівником на закордонне відрядження, ПДФО, ЄСВ та військовим збором у 2015 році?
Правила оподаткування ПДФО сум, отриманих працівником під звіт на відрядження, встановлені п. 170.9 ПКУ. З 01.01.2015 р. пп. 170.9.1 ПКУ встановлено додаткові умови (які раніше містилися в пп. 140.1.7 ПКУ) для оподаткування таких сум. Зокрема, ними встановлено граничний розмір добових (нині це 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, з розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, тобто 913,50 грн), а також перелік витрат, які визнаються з метою оподаткування витратами на відрядження, та правила їх документального підтвердження.
У разі порушення цих правил, а також строків звітування за витратами та повернення невикористаного залишку авансу роботодавцю, сума отриманих під звіт коштів стає оподатковуваним доходом працівника. При цьому база оподаткування для утримання ПДФО визначається з урахуванням норм п. 164.5 ПКУ, тобто шляхом збільшення суми такого доходу на «натуральний» коефіцієнт. Ставка ПДФО, що застосовується при цьому, становить 15/20% (п. 167.1 ПКУ).
Оподатковувані ПДФО суми коштів, отриманих працівником на відрядження, з 01.01.2015 р. оподатковуються і військовим збором. Щоправда, базою оподаткування при цьому є сама сума коштів, без збільшення на «натуральний» коефіцієнт, а ставкою є 1,5% (п. 16-1 підр. 10 р. ХХ ПКУ).
У Податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма №1ДФ), який з I кварталу 2015 р. виконує функції податкової звітності щодо ПДФО та військового збору, відображають виключно ті суми коштів, отриманих на відрядження, які оподатковуються ПДФО та військовим збором. Так, цю суму доходу (без збільшення на «натуральний» коефіцієнт) відображають з ознакою доходу 118 у розділі І форми №1ДФ разом зі сумою утриманого з неї ПДФО, а також таку саму суму показують у розділі ІІ форми №1ДФ разом зі сумою утриманого з неї військового збору.
ЄСВ на суму коштів, отриманих на відрядження, не нараховується і з неї не утримується (п. 6 р. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 р. №1170). Це стосується як тих коштів, які не оподатковуються ПДФО, так і тих, які оподатковуються ПДФО відповідно до п. 170.9 ПКУ.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»