Нововведення, запроваджені Законом №71, з 01.01.2015 р. анулювали обмеження розміру добових при визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток. Але такі обмеження залишилися щодо оподаткування ПДФО. Поговоримо про найактуальніші питання відряджень у 2015 році.
Надміру використані кошти
Основне нововведення у питанні витрат на відрядження — їх відповідність даним бухгалтерського обліку. Згідно з оновленою редакцією п. 170.9 ПКУ, зайво витрачені у відрядженні кошти оподатковуються ПДФО. Що це за кошти? Це суми коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у визначений строк, а також кошти, що перевищують суму витрат, обчислену за нормами пп. 170.9.1 ПКУ. Ці дві категорії витрат можуть бути визначені надміру витраченими і, відповідно, бути оподаткованими ПДФО.
Є ще одна категорія витрат, яка також може мати місце у відрядженні, — це витрати для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок довірителя, що перевищують суму фактично понесених витрат платника податків для виконання таких дій (пп. 170.9.3 ПКУ).
Норми абз. 5 ч. «а» пп. 170.9.1 ПКУ виводять з-під оподаткування ПДФО витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати) у межах певних сум. У 2015 році не оподатковуються ПДФО суми добових витрат у таких межах:
— для відрядження по Україні — не більше 243,60 грн (1218 грн х 0,2 = 243,60 грн) за кожен календарний день відрядження;
— для відрядження за кордон — не більше 913,50 грн (1218 х 0,75 = 913,50 грн) за кожен календарний день відрядження.
Тобто, виходить, добові можна виплачувати в яких завгодно сумах без будь-яких документів, що підтверджують фактично витрачені працівником суми добових та напрям таких витрат — як це і було раніше. Головне — щоб сума добових була встановлена наказом керівника підприємства. Такий наказ може встановлювати загальні норми виплати добових по Україні та за кордон для всіх працівників без урахування населеного пункту, куди скеровується працівник, а може визначати різні суми добових для різних категорій працівників або населених пунктів. Також сума добових може встановлюватися наказом керівника для кожного окремого працівника і для кожного окремого відрядження.
Згідно з нормами абз. 11 — 14 ч. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, сам факт відрядження як ділової поїздки має бути підтверджений певними документами. За відсутності таких підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті чи документі, що його замінює, сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку, тому що факт і статус поїздки будуть непідтвердженими.
Це означає, що:
1) факт відрядження, а отже, і необхідність відшкодування добових витрат, слід підтверджувати наказом про відрядження, відмітками в паспорті про перетин кордону, затвердженим керівником авансовим звітом;
2) відрядження мусить мати зв'язок із господарською діяльністю платника податків (запрошення сторони, що приймає, підписаний договір, роздатковий матеріал конференції, сфера проведення якої пов'язана зі сферою діяльності платника податків).
Отже, всі витрати, що перевищують вищеназвані граничні норми, формують надміру використані кошти та підлягають оподаткуванню ПДФО та військовим збором (про що далі). Так само складається і ситуація зі сумами добових, що перебувають у межах граничних сум, але без документального підтвердження факту перебування у відрядженні (без наявності квитків та відміток у паспорті).
Отже, за відсутності рахунків про сплату чи розрахункових документів можна компенсувати витрати, але тільки з відповідним оподаткуванням ПДФО, зокрема:
— оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування, на наймання житлових приміщень;
— оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз);
— інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, у т. ч. будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.
Оподаткування ПДФО
До оподаткування надміру використаних коштів використовується «негрошовий» коефіцієнт, передбачений п. 164.5 ПКУ:
для ставки ПДФО 15% — коефіцієнт 1,176471;
для ставки ПДФО 20% — коефіцієнт 1,25.
Це означає, що суму надміру використаних коштів слід помножити на «негрошовий» коефіцієнт і тільки вже цей добуток далі буде базою для оподаткування ПДФО.
Військовий збір
З 01.01.2015 р. об'єкти оподаткування військовим збором та ПДФО є тотожними (відповідно до п. 1.2 п. 16-1 підр. 10 р. ХХ ПКУ та ст. 163 ПКУ). Це означає, що все, що оподатковується ПДФО, підпадає під оподаткування і військовим збором. Усі суми, що проходять повз ПДФО, військовим збором також не оподатковуються.
Документальне підтвердження витрат
На «гарячу лінію» «Дебету-Кредиту» часто надходить запитання: чи змінилася з 01.01.2015 р. роль документального підтвердження витрат, що супроводжують авансовий звіт працівника?
Як і раніше, всі витрати на відрядження мають бути зафіксовані в авансовому звіті1. А на зворотному боці бланка авансового звіту вписуються всі документи, які підтверджують витрати у відрядженні (чи на господарські потреби) із розшифруванням дати, суми, кому та за що заплачено. Крім описової частини, до авансового звіту включаються всі документально підтверджені витрати у відрядженні та додаються відповідні первинні документи.
1 Форма затверджена наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. №845.
Усі витрати в податковому обліку з 01.01.2015 р. мають відповідати правилам П(С)БО 16 «Витрати», а через витрати в бухгалтерському обліку вони потраплятимуть і до податкового фінрезультату. Адже з 01.01.2015 р. для обчислення об'єкта оподаткування податком на прибуток платник податку має використовувати дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат і фінансового результату до оподаткування (п. 44.2 ПКУ), а не зобов'язаний вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єкта оподаткування та/або податкових зобов'язань (п. 44.1 ПКУ). А для перевірки документального підтвердження всіх витрат, зокрема і витрат на відрядження, за податківцями закріплено право запитувати і вивчати під час перевірок первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку (пп. 20.1.6 ПКУ).
Що не вважається доходом
Не є доходом платника податку — фізичної особи сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.
Це правило діє лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор