За сумами нарахованого (виплаченого) доходу фізосіб подається звітність юридичної особи як страхувальника (звітність з ЄСВ) та як податкового агента (звітність з ПДФО). Розглянемо особливості заповнення такої звітності.
ЄСВ
Форма та порядок складання звітності з ЕСВ визначені Порядком №454. Терміни подання звітності встановлені ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ та п. 49.18 ПКУ. Форма звітності з ЄСВ для працедавців встановлена в додатку 4 до Порядку №454 (далі — додаток 4 або звіт з ЄСВ).
Працедавці заповнюють лише ті таблиці додатка 4, які потребують відображення звітних даних. Наприклад, таблицю 5 додатка 4 не формують і не подають, якщо у працедавця протягом звітного місяця не були прийняті або звільнені наймані працівники, не укладалися або не розривалися договори цивільно-правового характеру (далі — договір ЦПХ), не починалися чи не закінчувалися соціальні відпустки працівників (відпустка по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, відпустка по вагітності і пологах).
Як правило, працедавці заповнюють у додатку 4 лише титульний лист і таблиці 1, 5, 6 і 7.
Розгляньмо, як заповнюються окремі рядки та графи таблиць додатка 4.
Почнемо з таблиці 1 додатка 4, в якій відображають:
Рядок 1 (рядки 1.1, 1.2 і т. д.) — загальну суму нарахованої працівникам заробітної плати, винагород за виконану роботу (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, оплати допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв'язку з вагітністю і пологами. Зазначені виплати наводять у сумі, в якій вони були нараховані, без обмеження у вигляді максимальної величини бази нарахування ЄСВ.
Рядок 2 (рядки 2.1, 2.2 тощо) — показники, аналогічні до рядка 1, але в межах максимальної величини нарахування ЄСВ.
Рядок 3 — суми нарахованого працедавцем ЄСВ («зверху»), які обчислюються у відповідних розмірах (ставках) до сум доходів, визначених у рядку 2. Ці суми також відображають як у розрізі доходів і ставок, так і в загальному значенні.
Рядок 4 (рядки 4.1, 4.2 тощо) — показники, аналогічні до рядка 2, але наводяться суми нарахованих доходів працівників, з яких утримано ЄСВ.
Рядок 5 (рядки 5.1, 5.2 тощо) — показники, аналогічні до рядка 3, але наводяться суми не нарахованого, а утриманого з доходів працівника ЄСВ.
Рядки 6 і 7 — у цих рядках працедавець має можливість виправити помилку, допущену в попередніх звітних періодах при заповненні таблиці 1 (докладніше про це нижче).
Перейдімо до таблиці 5 додатка 4, в якій відображають окремі дані про найманих працівників, не пов'язані безпосередньо з нарахуванням/утриманням ЄСВ.
Графа 6 — дані про громадянство найманого працівника: значення «1», якщо найманий працівник — громадянин України, або «0» — якщо він громадянин іншої країни.
Графа 8 — дані про наявність укладеного з працівником договору ЦПХ: значення «1», якщо такий договір укладено, інакше — «0».
Графи 9 і 10 — персональні дані працівників: номер облікової картки застрахованої особи (відповідає номеру картки платника податків) і П. І. Б.
Графа 11 — дата прийняття на роботу (дата закінчення трудових відносин) — для прийнятих (звільнених) у звітному місяці найманих працівників; для найнятих за договорами ЦПХ — дата початку/закінчення дії договору ЦПХ, якщо вона припадає на звітний період; для найманих працівників, які ідуть/повертаються з відпусток по вагітності і пологах, по догляду за дитиною до 3 років, по догляду за дитиною від 3 до 6 років, — дата початку/закінчення відпустки згідно з наказом (розпорядженням) керівника.
На таблиці 5 додатка 4 хотілося б трохи затриматися, тому що на цей час ця форма виконує ще одну важливу місію. З 1 січня 2015 р. всі роботодавці, відповідно до змін, які були внесені Законом №77, зобов'язані дуже уважно ставитися до прийняття на роботу нових працівників. Незалежно від умов прийняття на роботу (основне місце роботи, робота за сумісництвом, робота на умовах договору ЦПХ) працівник не може бути допущений до виконання своїх трудових обов'язків без виконання двох обов'язкових вимог. Перше — це укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу. І друге — це повідомлення органів ДФСУ про таке прийняття на роботу в порядку, встановленому КМУ (ст. 24 КЗпП). Протягом січня всі роботодавці перебували в очікуванні вищезазначеного порядку, а обережні бухгалтери поспішали повідомити ДФС у будь-який можливий спосіб (найчастіше звичайним листом). Нарешті податківці роз'яснили, як бути в такій ситуації. У своєму листі від 29.01.2015 р. №2627/7/99-99-17-03-01-17 фіскальна служба інформує, що оскільки на сьогодні немає порядку повідомлення ДФС про прийняття працівника на роботу, то до прийняття відповідного порядку вважається «повідомленням» саме заповнення таблиці 5 додатка 4. При цьому заздалегідь таке «повідомлення» подавати не потрібно, воно подається, як зазвичай, зі звітом по ЄСВ, у встановлені строки для цього звіту. Також немає необхідності формувати окрему таблицю 5 додатка 4 для кожного з прийнятих працівників. Тобто при кожному прийнятті працівника на роботу титульний лист з таблицею 5 додатка 4 не подається. Отже, якщо підприємство прийняло в січні працівника, то в строк не пізніше 20 лютого необхідно відобразити таке прийняття в таблиці 5 додатка 4, що власне входило в обов'язок такого роботодавця і раніше. Таке відображення тимчасово і служитиме повідомленням про прийняття працівника на роботу.
Перейдімо до таблиці 6 додатка 4, в якому персоніфіковано відображають суми нарахованих доходів працівників та утриманого з таких доходів ЄСВ. Наведемо відповідність тих рядків і граф цього додатка звітності, які спричинюють найбільше запитань, до необхідних показників для заповнення.
Графа 13 — кількість календарних днів, що припадають на період хвороби працівника згідно з наданим ним листком непрацездатності.
Графа 14 — кількість календарних днів, що припадають на звітний період (місяць), коли за працівником не зберігалася заробітна плата (ст. 25, 26 Закону про відпустки). Ця графа може бути заповнена зі знаком «-», якщо треба зменшити кількість днів без збереження заробітної плати, відображених у попередніх звітних періодах (для виправлення помилки, про що нижче).
Графа 15 — кількість календарних днів звітного місяця, протягом яких фізособа перебувала в трудових відносинах (або на які припадає дія договору ЦПХ).
Графа 16 — кількість календарних днів відпустки по вагітності і пологах, у розрізі місяців перебування працівниці в цій відпустці. Графу заповнюють при відображенні в таблиці 6 сум нарахованої допомоги у зв'язку з вагітністю і пологами, щоб уточнити, за яку кількість календарних днів якого місяця вона нарахована.
Таблиця 7 додатка 4 формується і подається працедавцями тільки у разі визначення періодів (термінів) трудової діяльності найманих працівників, які, відповідно до законів, що встановлюють умови пенсійного забезпечення, дають право на пенсію, а також страховий стаж, не пов'язані з трудовою та/або професійною діяльністю. Якщо працедавець не має робочих місць, робота на яких зараховується до спеціального стажу, то таблицю 7 додатка 4 він не заповнює та не подає (п. 4.13 Порядку №454).
Приклад 1 На підприємстві нараховано компенсацію за невикористану відпустку працівникові, що звільняється. Чи потрібно заповнювати графу 10 таблиці 6 додатка 4 звіту про ЄСВ?
Статтею 24 Закону про відпустки визначено, що у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей (незалежно від підстав звільнення). Згідно зі ст. 2 Закону про оплату праці, суми грошових компенсацій у разі невикористання щорічних (основної та додаткових) відпусток працівникам у розмірах, передбачених законодавством, входять до фонду оплати праці у складі фонду додаткової заробітної плати та є об'єктом для нарахування й утримання єдиного внеску.
Оскільки компенсація за дні невикористаної щорічної відпустки (основної та додаткових) не є сумою відпусткових, нарахованих за фактично використану працівником відпустку, то в таблиці 6 додатка 4 звіту про ЄСВ нараховані працедавцем суми компенсації працівникові наводять без зазначення коду типу нарахувань (заповнення графи 10).
Виправляємо помилки у звіті з ЄСВ
1. Якщо страхувальник виявив помилки в зданому звіті до закінчення кінцевого терміну подання цього звіту, то він має право повторно сформувати і подати звіт (п. 5.1 Порядку №454). При цьому чинним вважатиметься останній поданий страхувальником звіт з ЄСВ.
2. Якщо страхувальник виявив недостовірні відомості у звіті з ЄСВ після закінчення термінів подання (або такі відомості вже накопичені в електронних базах персоніфікованого обліку), то він подає два звіти: скасовуючий та первинний або лише скасовуючий, якщо для виправлення помилки достатньо анулювати дані (п. 5.2 Порядку №454).
3. Якщо страхувальник помилився в реквізитах, що стосуються страхувальника або застрахованої особи, подаються скасовуючі звіти. При цьому зміни в сумах нарахованої заробітної плати або доходу й у зв'язку з таким нарахуванням сум ЄСВ за звітний місяць не допускаються (п. 5.5 Порядку №454). Для внесення правильних даних разом зі звітом за поточний період подають звіт за період, що потребує виправлення, з позначкою «Початкова» (п. 5.7 Порядку №454).
4. Якщо страхувальник вчасно не відобразив дані щодо застрахованої особи в таблиці 5 або 7 додатка 4, для виправлення помилки слід подати разом зі звітом за поточний період звіт за попередній період (помилковий) із позначкою «Додаткова». Такий коригуючий звіт має містити титульний лист із переліком таблиць та дані щодо застрахованого, надані в таблиці 5 або 7 (п. 5.6 Порядку №454).
Приклад 2 У зданому звіті з ЄСВ, у таблиці 5, забули відобразити вихід працівниці в декретну відпустку. Як виправити помилку?
Щоб виправити помилку, слід разом зі звітом за поточний період подати звіт за період, в якому забули відобразити дані щодо працівника. При цьому подають лише титульний лист і таблицю 5 додатка 4 зі статусом «Додаткова». У цій таблиці відображають тільки дані про вихід працівниці в декретну відпустку (інші дані, зазначені у раніше поданій такій таблиці, не наводяться).
Бувають випадки, коли помилки були допущені саме в сумах нарахованого доходу та ЄСВ. Як виправити показники таблиці 6 звіту з ЄСВ, а отже, і таблиці 1? Такі виправлення можливі лише в поточному звітному періоді, в якому виявлено помилку. Показники коригують у таблиці 6 за допомогою відповідних кодів нарахування, зазначених у графі 10 «Тип нарахування». Нараховану в минулих періодах зарплату, на яку страхувальник самостійно донарахував ЄСВ, наводять із кодом «2». Цю саму зарплату, на суму якої страхувальник самостійно зменшив надміру нараховану суму ЄСВ, відображають із кодом «3». Зверніть увагу, що при зменшенні раніше відображеної в таблиці суми ЄСВ сума зменшення, як і сума зарплати (доходу), за якою зменшується така сума ЄСВ, наводиться з додатним значенням (без знака «мінус»).
Нагадаємо: якщо внаслідок допущеної помилки було донараховано ЄСВ, страхувальникові доведеться сплатити штрафні санкції, передбачені ч. 10 та ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ.
Штраф за невчасне подання звіту з ЄСВ
Неподання, невчасне подання, подання не за встановленою формою звітності з ЄСВ тягне за собою накладення штрафу у розмірі 10 н. м. д. г. (170 грн) або 60 н. м. д. г. (1020 грн), якщо протягом року до платника вже було застосовано штраф за таке порушення (п. 7 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ).
ПДФО
На сьогодні працедавці й інші податкові агенти з ПДФО подають податковий розрахунок за формою №1ДФ. Форму №1ДФ затверджено Наказом №49, яким встановлюється і порядок заповнення розрахунку (далі — Порядок №49). Додаток до Порядку №49 містить, зокрема, перелік ознак (кодів) податкових соціальних пільг, які можуть бути застосовані для зменшення суми оподатковуваного доходу, і довідник ознак доходів, отриманих фізособою протягом звітного періоду.
Згідно з пп. «б» п. 176.2 ПКУ, форма №1ДФ подається податковими агентами щокварталу впродовж 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу, лише у разі нарахування сум доходу платникам податків — фізособам протягом звітного періоду.
Отже, якщо платник податку отримував на підприємстві доходи різних видів, то інформація щодо такого платника у формі №1ДФ відображається в стількох рядках, скільки видів доходів і податкових пільг мав платник ПДФО у звітному періоді.
Приклад 3 Бухгалтера Петрову О. П. прийняли на роботу 6 жовтня 2014 року з окладом 5000 грн. Податкова соціальна пільга не застосовувалася. 1 грудня 2014 року вона звільнилася за власним бажанням, проте 22 грудня 2014 року знову була прийнята на підприємство на колишніх умовах. Як відобразити у формі №1ДФ прийняття і звільнення працівника в одному кварталі?
Згідно з п. 3.7 Порядку №49, у разі неодноразового приймання фізособи на роботу та її звільнення з роботи в звітному кварталі про таку особу слід заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи трапляється в звітному кварталі.
Відповідно, щодо бухгалтера Петрової О. П. у формі №1ДФ буде два рядки. У кожному рядку відображатиметься дохід згідно з відпрацьованим часом, а саме:
У першому рядку відображають у графах 3а «Сума нарахованого доходу» і 3 «Сума виплаченого доходу» нарахування за період з 06.10.2014 р. до 01.12.2014 р. у розмірі 11250 грн (зарплата за жовтень, листопад і один день грудня, а також сума компенсації за невикористану відпустку, умовно), а в рядках 4а «Сума нарахованого податку» і 4 «Сума перерахованого податку» — сума нарахованого і сплаченого ПДФО, що відповідає зазначеному доходу (1626,75 грн умовно). А в графах 6 і 7 «Дата прийняття на роботу» і «Дата звільнення з роботи» вписуємо, відповідно, — «06.10.2014» і «01.12.2014».
У другому рядку відображають у графах 3а «Сума нарахованого доходу» і 3 «Сума виплаченого доходу» нарахування за період з 22.12.2014 р. до 31.12.2014 р. у розмірі 2000 грн (зарплата за 8 робочих днів умовно), а в рядках 4а «Сума нарахованого податку» і 4 «Сума перерахованого податку» — сума нарахованого і сплаченого ПДФО відповідно до зазначеного доходу (289,20 грн умовно). А в графу 6 «Дата прийняття на роботу» вписуємо — «22.12.2014».
Якщо фізособа має кілька ознак ПСП за будь-якою ознакою доходу (наприклад, наявність різних пільг у кожному з трьох місяців кварталу), то в графі 8 «Ознака податкової соціальної пільги» допускається наявність кількох рядків з однією ознакою доходу із зазначенням відповідної пільги. Якщо до доходу фізособи ПСП не застосовувалася, в графі 8 ставлять прочерк. Якщо ж працівник одночасно користується кількома ПСП, то ознаки пільг у такому разі в графі 8 форми №1ДФ ставлять через кому (приклад такого об'єднання показано в таблиці 2 додатка до Порядку №49).
Є також проблема відображення доходів фізосіб-підприємців, що виплачуються податковими агентами, у разі коли ПДФО не нараховується, не утримується та не сплачується.
Якщо такі доходи виплачуються підприємцеві в межах його підприємницької діяльності, то він самостійно оподатковує їх єдиним податком або ПДФО залежно від його системи оподаткування. При цьому особа, яка виплачує дохід, не зобов'язана утримувати з доходу ПДФО та сплачувати його до бюджету. Отже, здавалося б, СГД, які виплачують доходи самозайнятым особам, не зобов'язані відображати такі доходи у формі №1ДФ. Проте на практиці податківці хочуть бачити ці доходи у формі №1ДФ (з ознакою доходу 157).
Виправляємо помилки у формі №1ДФ
Якщо граничний термін подання форми №1ДФ не закінчився на дату виявлення помилки у її складанні, податковий агент подає форму №1ДФ з відміткою «Звітний новий». У разі якщо помилка була виявлена після закінчення терміну подання, помилку виправляють в уточнюючій формі №1ДФ.
Так само заповнюються нова звітна й уточнююча форми №1ДФ. Для виправлення помилкового рядка потрібні дві дії:
1) повторити всі графи такого рядка і в графі 9 зазначити «1» — на вилучення рядка. Така сама дія здійснюється, якщо слід тільки забрати зайвий рядок форми №1ДФ;
2) заповнити рядок із правильними значеннями і в графі 9 записати «0» — на введення рядка. Така сама дія виконується, якщо треба тільки додати пропущений рядок форми №1ДФ.
Незалежно від того, коли виявили помилку в формі №1ДФ, до закінчення граничного строку його подання (при цьому подається нова звітна форма №1ДФ) чи після такого закінчення (при цьому подається уточнююча форма №1ДФ), наводити в цих формах правильні дані, що не потребують виправлення, не треба.
Штраф за невчасне подання форми №1ДФ
Якщо платник податків самостійно виправляє помилки у формі №1ДФ, які призвели до збільшення сум податкових зобов'язань, до податкових агентів застосовується відповідальність у вигляді штрафу, пені й адміністративна відповідальність.
Згідно з п. 119.2 ПКУ, неподання, подання з порушенням установлених термінів, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками, якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов'язань платника податку та/або до зміни платника податків, — тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 510 грн, а за повторне порушення протягом року — 1020 грн.
Штрафи не застосовуються у разі, коли недостовірні відомості або помилки в податковій звітності про суми нарахованих (сплачених) доходів і суми утриманого з них податку, а також суми отриманої оплати від фізосіб за товари (роботи, послуги), що виникли у зв'язку з виконанням податковим агентом вимог п. 169.4 ПКУ, були виправлені відповідно до вимог ст. 50 ПКУ — шляхом внесення змін до податкової звітності. Згідно з п. 119.2 ПКУ можна провести коригування у формі №1ДФ без застосування штрафних санкцій. Для реалізації такої можливості працедавець (податковий агент) повинен виправити допущені помилки за поточний рік шляхом будь-якого перерахунку ПДФО згідно з п. 169.4 ПКУ та відобразити результати такого перерахунку у формі №1ДФ за той квартал, в якому було зроблено перерахунок. При цьому, згідно з п. 127.1 ПКУ, працедавець не несе відповідальності за несплату ПДФО, виявлену під час перерахунку.
Пеня нараховується на суму податкового боргу з ПДФО (за його наявності) за кожен календарний день прострочення його сплати в порядку, встановленому ст. 129 ПКУ.
Олександра ОЛЕФІРЕНКО, «Дебет-Кредит»