Добові: що нового?

Зміни, внесені до ПКУ Законом №3609, виправили норму, яка стосується податкових витрат підприємства, що відправляє у відрядження працівників. Розглянемо, як правильно виплатити добові згідно зі зміненими нормами ПКУ.

Розмір добових

Абзац 4 пп. 140.1.7 ПКУ з урахуванням змін, внесених Законом №3609¹, дозволяє відносити до складу витрат на відрядження витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням:

1) у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження;

2) для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

Таким чином, у новій редакції ПКУ чітко визначено, що добові сплачуємо за календарний день. Наприклад, якщо працівник виїхав о 23 год. 50 хв. 28 серпня і повернувся назад о 00 год. 25 хв. 30 серпня, добові виплачуємо за три дні.

У 2011 році відрядженому працівникові виплатять добові в сумі:

1) 188,20 грн при відрядженні в межах України;

2) 705,75 грн при відрядженні за кордон.

Тобто з цього року є можливість і необхідність встановлювати суму коштів на відрядження наказом по підприємству. Якщо, приміром, підприємство відряджає працівника до невеликого райцентру, який, однак, славиться своїм готелем з хорошою кухнею, а до рахунка включено триразове харчування, то ощадливий керівник може зменшити суму добових, приміром, до 70 грн. I навпаки: працівникові, відрядженому влітку до курортної місцевості, суму добових можна встановити на рівні 180 грн.

Увага! Мінфін ощадить бюджетні кошти! У листі від 03.06.2011 р. №31-07230-16-25/13720 «Щодо направлення працівників у службові відрядження, які здійснюються за рахунок бюджетних коштів» сказано: «...якщо госпсуб'єкт, громадська чи інша організація, яка не має статусу бюджетної установи, є одержувачем бюджетних коштів, при направленні працівників у службові відрядження, які здійснюються за рахунок бюджетних коштів у рамках виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, треба дотримуватися норм Iнструкції» (мається на увазі Iнструкція №59, якою добові встановлюються в розмірі 30,00 грн). У цьому самому листі фахівці Мінфіну зазначають, що на підприємства, які не є одержувачами бюджетних коштів, норми Iнструкції №59² не поширюються.

¹ Закон України від 07.07.2011 р. №3609-VI «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких інших законодавчих актів України щодо вдосконалення окремих норм Податкового кодексу України».

² Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. №59 (у редакції наказу Мінфіну України від 17.03.2011 р. №362).

Щодо закордонних відряджень слід прописати в наказі по підприємству обов'язковість проставляння у закордонному паспорті відміток при перетині державного кордону України (що передбачено абз. 14 пп. 140.1.7 ПКУ).

На підставі колективного договору або наказу по підприємству працедавцем можуть бути встановлені норми добових витрат, які перевищують граничні норми, встановлені ПКУ. При цьому різниця між нормою добових витрат, встановленою колективним договором або наказом, і граничною нормою покривається за рахунок прибутку підприємства, а із суми такого перевищення утримується податок з доходів фізичних осіб з урахуванням «натуркоефіцієнта», що передбачено пп. 164.2.11 ПКУ з врахуванням п. 164.5. Але у цьому випадку право на податкові витрати підприємство має лише в межах норм добових, встановлених п. 140.1.7 ПКУ.

Податковий та бухгалтерський облік добових у складі витрат на відрядження

Якщо Iнструкція №59 дозволяє спрямовувати у відрядження тільки працівників підприємства, то ПКУ (пп. 140.1.7) свідчить, що «Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку».

У бухобліку витрати на виплату добових на відрядження визнаються витратами звітного періоду і відображаються на рахунках витрат залежно від призначення відрядження. Під час вибору статті витрат керуємося П(С)БО 16 «Витрати». Наприклад, витрати на відрядження начальника цеху — загальновиробничі витрати (п. 15.1 П(С)БО 16), які відображаються на рахунку 91; витрати на відрядження директора — адміністративні (п. 18 П(С)БО 16) і відображаються на рахунку 92; а витрати на відрядження менеджера зі збуту — витрати на збут (п. 19 П(С)БО 16), які відображаються, відповідно, на рахунку 93, а в податковому обліку добові відображатимуться в додатку АВ — якщо у відрядженні був директор, і ВЗ — якщо у відрядженні був менеджер зі збуту.

Понаднормові і невідзвітовані суми обкладаються ПДФО з урахуванням «натуркоефіцієнта».

А от штраф за невчасне звітування буде накладено лише на підприємство. Нагадаємо, що за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки до підприємства¹ застосовуються фінансові санкції в розмірі 25% від виданих під звіт сум (ч. 5 п. 1 Указу №436²).

¹ Строки звітування встановлені пп. 170.9.2 ПКУ.

² Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».

Приклад Працівникові видано добові (аванс на відрядження тривалістю 10 днів) у сумі 1000,00 грн. Після повернення з відрядження він подав «авансовий» звіт, згідно з яким сума добових становила 900,00 грн. Не відзвітовано 100 грн. Кошти під час подання звіту до каси підприємства не внесені. Належні утримання див. у таблиці.

Таблиця

Відображення в обліку своєчасно не повернених коштів

У податковому розрахунку за формою №1ДФ сума надміру витрачених коштів, отримана платником податку на відрядження та не повернена в установлені терміни, відображається із заповненням у графі 5 коду ознаки доходів «118».

Богдана АНДРУЩАК, «Дебет-Кредит»