Розрахунковим періодом, за який обчислюється середня зарплата, за місцем роботи застрахованої особи, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок, є (пп. 25 — 27 Порядку №1266):
— 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа);
— менше ніж 12 календарних місяців — фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа);
— менше ніж календарний місяць — фактично відпрацьований час (календарні дні).
Розрахунок проводять за нормами Порядку №1266 — за визначений розрахунковий період підсумовують зарплату працівника, на яку нараховано ЄСВ (п. 3 Порядку №1266).
Нагадаємо: виплати, що входять до фонду оплати праці, — це основна та додаткова зарплата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, на які нараховується ЄСВ. Усі ці виплати включаються до розрахунку в тому місяці, в якому їх було нараховано. І позаяк ці виплати включаються до розрахунку лікарняних, то і дні, на які припадають ці виплати, включаються до розрахункового періоду.
Увага: з розрахункового періоду вилучатимуться тільки дні, не відпрацьовані з поважних причин, вичерпний перелік яких зазначено в п. 3 Порядку №1266.
Нараховані лікарняні відображають у додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у тому місяці, в якому роботодавець їх фактично нарахував у бухобліку.
У графі 8 проставляють код застрахованої особи «29» — якщо хворів працівник, у якого ставка ЄСВ 22%, або «36» — якщо хворів працівник з інвалідністю та у якого ставка ЄСВ 8,41%.
Суму лікарняних відображають у додатку 1 звітності окремо від інших виплат із розподілом за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні.
У графі 10 будуть місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на відповідний місяць.
Iнші графи, де відображено лікарняні за рядками, заповнюють у загальному порядку.
Увага: графу 14 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком з сумою лікарняних заповнюють лише тоді, коли зарплата у звітному місяці працівникові не нараховувалася. Якщо зарплата працівникові нараховувалася, то графу 14 заповнюють у рядку, в якому відображається нарахована зарплата.
Приклад. Працівникові було відкрито лікарняний з 21.02.2025 до 05.03.2025. Як правильно нарахувати перехідний лікарняний та відобразити його в додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ?
Позаяк працівник захворів у лютому 2025 р. і працює на підприємстві понад рік, то розрахунковий період для обчислення лікарняних буде лютий 2024 — січень 2025 рр.
Підсумовану зарплату за визначений розрахунковий період ділимо на кількість календарних днів у розрахунковому періоді й отримуємо середню зарплату. При цьому потрібно врахувати розмір страхового стажу працівника, визначений ст. 17 Закону №1105, помноживши середню зарплату на відповідний відсоток залежно від стажу. Отриманий результат окремо множимо на кількість календарних днів тимчасової непрацездатності:
— на перші 5 к. д. коштом роботодавця, що припали на лютий;
— дні починаючи з 6 к. д. коштом ПФУ (3 к. д.), що припали на лютий;
— на решту 5 к д. коштом ПФУ, що припали на березень.
Тож за працівником, який хворів з 21.02.2025 до 05.03.2025, нараховані йому лікарняні відображаємо у березні 2025 р. У додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за лютий буде тільки нарахована зарплата.
Таким чином, перехідні лікарняні повністю будуть відображені у додатку 1 за березень (за місяць нарахування) 2025 р., з таким розподілом за рядками:
І рядок — зарплата за березень 2025 р.:
- у графі 8 — код застрахованої особи «1» (або «2»);
- у графі 10 — місяць та рік, на який нараховано зарплату: 032025;
- у графі 14 — кількість календарних днів у трудових відносинах «31»;
- у графах 16 та 17 — вся сума нарахованої зарплати;
- у графі 20 — сума ЄСВ, нараховану на суму зарплати.
Iнші графи заповнюють у загальному порядку.
ІІ рядок — лікарняні, що припадають на дні лютого 2025 р.:
- у графі 8 — код застрахованої особи «29» (або «36»);
- у графі 10 — місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 022025;
- у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (у цьому випадку 8 к. д.);
- у графах 16 та 17 — сума нарахованих лікарняних за лютий;
- у графі 20 — сума ЄСВ, нарахована на суму лікарняних.
Iнші графи заповнюють у загальному порядку.
ІІІ рядок — лікарняні за березень 2025 р.:
- у графі 8 — код застрахованої особи «29» (або «36»);
- у графі 10 — місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 032025;
- у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (у цьому випадку 5 к. д.);
- у графах 16 та 17 — сума нарахованих лікарняних за березень;
- у графі 20 — сума ЄСВ, нарахована на суму березневих лікарняних.
Iнші графи заповнюють у загальному порядку.
Також потрібно буде проконтролювати, чи сплачено щомісяця мінімальний внесок з ЄСВ і чи не потрібно його донарахувати/сплатити та відобразити з КТН «13» у графі 09.
Лікарняні у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ відображають одним рядком із зарплатою за ознакою доходу «101», тому що ПКУ для потреб оподаткування лікарняних відносить їх до зарплати (пп. 169.4.1 ПКУ).
Тож якщо лікарняні виплачують у встановлені строки в місяці, наступному за місяцем нарахування, то суму лікарняних та суму сплачених ПДФО і ВЗ у додатку 4ДФ відображають у тому звітному періоді, до якого входить місяць нарахування лікарняних.