У попередній статті (див. статтю «Єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ за січень 2025 року: з чого почати?» цього номера) ми навели правила складання єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, а також проаналізували, як складати податковий розрахунок — основну частину цього звіту.
Нагадаємо, що в ньому зазначають лише ті доходи, на які нараховується ЄСВ, та, власне, сам нарахований ЄСВ. Для відображення ПДФО та ВЗ, як і раніше, призначено додаток 4ДФ.
Тож перейдімо до аналізу порядку складання додатків до податкового розрахунку.
Їх у новій формі, затвердженій Наказом Мінфіну від 24.01.2025 №39 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 13 січня 2015 року №4», усього шість. Проте звичайний роботодавець або податковий агент складає не всі з них.
Які додатки містить місячна форма єдиної звітності?
Їх усього шість, і тим, хто вже складав квартальну єдину звітність, вони добре знайомі:
Додаток Д1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам»
Додаток Д2 «Відомості про осіб, які доглядають за дитиною до досягнення нею трирічного віку та відповідно до закону отримують допомогу по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та/або у разі народження дитини, усиновлення дитини, та осіб із числа непрацюючих працездатних батьків, усиновителів, опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів, які фактично здійснюють догляд за дитиною з інвалідністю, дитиною, хворою на тяжке перинатальне ураження нервової системи, тяжку вроджену ваду розвитку, рідкісне орфанне захворювання, онкологічне, онкогематологічне захворювання, дитячий церебральний параліч, тяжкий психічний розлад, цукровий діабет I типу (інсулінозалежний), гостре або хронічне захворювання нирок IV ступеня, за дитиною, яка отримала тяжку травму, потребує трансплантації органа, потребує паліативної допомоги, якій не встановлено інвалідність, а також непрацюючих працездатних осіб, які здійснюють догляд за особою з інвалідністю I групи або за особою похилого віку, яка за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду або досягла 80-річного віку, якщо такі непрацюючі працездатні особи отримують допомогу, надбавку або компенсацію відповідно до закону, та нарахування сум єдиного внеску за патронатних вихователів, батьків-вихователів дитячих будинків сімейного типу, прийомних батьків, якщо вони отримують грошове забезпечення відповідно до закону»
Додаток Д3 «Відомості про осіб, які проходять строкову військову службу»
Додаток 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору»
Додаток Д5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби»
Додаток Д6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до закону».
Уже з назв додатків очевидно, що додатки Д3 і Д5 складають військові частини. А додаток Д2 — органи соцзабесу та місцевих рад, які займаються виплатами відповідної допомоги. Звичайні роботодавці або податкові агенти їх не складають.
Таким чином, пакет додатків для роботодавця/податкового агента містить три додатки: Д1, Д5 та 4ДФ. І лише ті роботодавці, в яких працівники мають право на спецстаж для пенсій, складають ще й додаток Д6.
Одразу наголосимо: позаяк єдина звітність у нас тепер місячна, то й дані в додатках зазначаємо лише за звітний місяць. Виправлення помилок за попередні звітні періоди розглянемо в наступній статті — воно потребує окремої розмови!
Утім, буває, що в звітному місяці нараховано дохід за інші місяці. Це не помилка, а цілком реальна ситуація. Як зазначати такі доходи в додатках, розповімо в цій статті.
Додаток Д1 — зазначаємо дані про ЄСВ, але не тільки!
По суті, додаток Д1 є основою для складання податкового розрахунку. В якому, як ми зазначили раніше, наводять інформацію лише про нараховані доходи та про суми ЄСВ, які на них нараховані.
Наприклад, якщо йдеться про подарунки та додаткові блага, на які ЄСВ не нараховується, то їх ані в цьому додатку, ані в податковому розрахунку відображати не треба. Вони з’являться лише в додатку 4ДФ!
Заголовна частина додатка Д1 містить дані, аналогічні до тих, які зазначені у податковому розрахунку. Ми докладно розглянули, як заповнити заголовну частину, в попередній статті, тож зараз на цьому не спинятимемось. Наголосимо лише на тому, що заголовна частина в цьому додатку значно коротша. Вона не містить даних про кількість працівників. У ній наводять лише дані про:
— тип єдиної звітності в рядках 011 — 013 (звітний, звітний новий чи уточнюючий);
— звітний податковий період у рядку 02;
— повне найменування або ПІБ особи, яка складає єдину звітність, у рядку 03. При цьому в службових рядках 031 — 033 наводять додаткові дані, які дозволяють ідентифікувати таку особу: податковий номер або серія та номер паспорта для тих самозайнятих фізосіб, які від податкового номера офіційно відмовилися, код філії, якщо єдину звітність за філію подає головне підприємство. Але рядки 032 та 033 заповнюють лише в разі подання єдиної звітності з типом «Уточнююча»!
Далі йде таблична частина. У ній наводять дані про суми доходів та ЄСВ, підсумок яких переносять до податкового розрахунку. Тобто податковий розрахунок відображає ці дані в загальних сумах, а в додатку Д1 наводять повне розшифрування таких даних у розрізі фізосіб, яким вони нараховані. Це дозволяє і перевірити правильність складання податкового розрахунку, і порахувати страховий стаж працівникам. Тобто додаток Д1 водночас є підставою для складання Реєстру застрахованих осіб, що його веде ПФУ.
Суми доходів та ЄСВ відображають у розрізі:
— фізосіб, яким вони нараховані;
— місяця/року, за які вони нараховані;
— типу доходу (наприклад, відпусткові та різниця між фактичним доходом працівника й мінімальною зарплатою, відображають у додатку Д1 окремо від звичайної зарплати).
Але це ще не все! Адже в Реєстрі застрахованих осіб відображаються не лише сухі цифри, а й кадрова інформація про застрахованих осіб. Тому частково така інформація наводиться в додатку Д1, а ще вона береться з додатка Д5 (про який поговоримо нижче).
Щодо кожного працівника або фізособи, яка працює на вас за договором ЦПХ, в додатку Д1 заповнюється окремий рядок. Але щодо однієї особи може бути заповнено й кілька рядків.
Що ми зазначаємо в кожному рядку? Це можна побачити в самому бланку додатка Д1 в рубриці «Документи для роботи» цього номера.
Наведемо цю інформацію в зручній таблиці 1. Із цікавого: в Порядку складання єдиної звітності (його ви можете побачити в рубриці «Документи для роботи» цього номера) пронумеровані поля заголовної частини називаються рядками, а в табличній частині — вже графами. Хоча нумерація в табличній частині не починається наново, а продовжується. Тобто перша графа таблиці в додатку Д1 має номер 4, а не 1. Саме так ми зазначаємо і в нашій таблиці 1.
Таблиця 1
Зміст граф рядків табличної частини додатка Д1
| Номер графи | Що в ній зазначаємо |
| 4 | Рядки в табличній частині додатка Д1 нумеруються за порядком. Тобто перший рядок — це 1, наступний — 2 і так до останнього |
| 5 | У цій графі відображаємо дані про те, чи є фізособа, якій нараховано дохід, громадянином України. Якщо так, то в цій графі ставимо 1, якщо ні, то 0 |
| 6 | А в цій графі зазначаємо, ким є ця фізособа, жінкою (ставимо Ж) чи чоловіком (ставимо Ч) |
| 7 | Тут ставимо РНОКПП або серію та номер паспорта цієї фізособи |
| 8 | Тут зазначаємо код застрахованої особи. Перелік таких кодів можете побачити в додатку 1 до Порядку складання єдиної звітності в рубриці «Документи для роботи» цього номера. Наприклад, для звичайного працівника код буде 1, проте, якщо він отримує лікарняні, то це відображається окремим рядком і код застрахованої особи буде вже 29. Для працівника з інвалідністю, коли ми показуємо зарплату, код буде 2, але якщо він отримує лікарняні, — вже 36. Для осіб, які працюють за договором ЦПХ й отримують відповідну винагороду, код буде 26. Особи, яким нараховано допомогу по вагітності та пологах, мають код 42. |
| 9 | Графу 09 платник єдиного внеску заповнює лише у випадках, передбачених переліком кодів типу нарахувань 1 — 15: код типу нарахувань 1 зазначається лише для осіб, які отримують зарплату (дохід) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання якої (яких) перевищує календарний місяць, а єдиний внесок нараховується на суму, що визначається діленням заробітної плати (доходу), виплаченої (виплаченого) за результатами роботи, на кількість місяців, за які вона (він) нарахована (нарахований), а також для осіб, яким після звільнення з роботи нараховано зарплату (дохід) за відпрацьований час або згідно з рішенням суду — середню зарплату за вимушений прогул; коди типу нарахувань 2 — 9 зазначають лише у разі донарахування або зменшення суми єдиного та страхового внесків застрахованій особі. Якщо податкові органи донараховують або зменшують суму єдиного внеску на суму зарплати (доходу), нарахованої (нарахованого) у попередніх звітних (податкових) періодах, застосовують коди типу нарахувань 11, 12. Ці коди ми докладно розглянемо в статті про виправлення помилок в єдиній звітності! Суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, відображають із кодом типу нарахувань 10. Код типу нарахувань 13 призначений для відображення суми різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою зарплатою (доходом) за звітний період. Тип нарахувань 13 застосовують для сум у звітному періоді за попередній звітний (податковий) період лише в таких випадках: під час нарахування сум допомоги з тимчасової непрацездатності за попередні місяці; під час нарахування сум у зв’язку з вагітністю та пологами за попередні місяці. Код типу нарахувань 14 призначений для аналогічної суми різниці між розміром мінімальної зарплати та фактично нарахованої зарплати (доходу) за попередні періоди у зв’язку зі здійсненням перерахунку під час звільнення працівника за попередні періоди, пов’язані з уточненням днів використаної наперед відпустки (у зв’язку зі сторнуванням). |
| 10 | У цій графі зазначають місяць і рік, за який був нарахований дохід. Вони зазначаються арабськими цифрами й наводяться обов’язково, навіть для доходів поточного звітного місяця! |
| 11 | Тут зазначають ПІБ працівника або фізособи, з якою укладено договір ЦПХ. |
| 12 | Ця графа заповнюється в рядку, в якому відображаємо лікарняні. В ній зазначаємо цифрами кількість днів тимчасової непрацездатності у місяці, за який нараховано лікарняні. Тобто, якщо нараховані в поточному місяці лікарняні охоплюють кілька місяців, їх суму треба показати кількома рядками з відповідною кількістю календарних днів, за які цей лікарняні нараховано в кожному з таких місяців. |
| 13 | Цю графу заповнюємо щодо працівників, які у звітному місяці перебували у відпустці без збереження зарплати — зазначаємо цифрою кількість днів такої відпустки у звітному місяці. Тобто, якщо відпустка охоплює кілька місяців, інформацію про неї треба буде окремо відобразити в додатках Д1 кожного такого звітного місяця. |
| 14 | У цій графі показуємо кількість днів перебування у трудових відносинах або в цивільно-правових відносинах у звітному місяці. Щодо договору ЦПХ це зробити досить просто — ця інформація є в самому договорі, з якої дати він починає діяти і коли закінчується. Просто треба взяти кількість календарних днів, які припадають на поточний звітний місяць. А от щодо кількості днів перебування у трудових відносинах треба пам’ятати, що ПЗ у податківців та ПФУ підсумовує значення граф 12 — 15. Це стара особливість: загальна кількість зазначених у них днів не може перевищувати кількість календарних днів у звітному місяці! Якщо ви показали фактичні дані, але в квитанції система видає вам помилку, в графі 14 щодо найманого працівника доведеться зазначити не фактичну кількість днів, яку він перебував із вами в трудових відносинах, а різницю між такою кількістю та кількістю днів лікарняних, декретної відпустки або відпустки без збереження зарплати (за наявності). Наприклад, якщо працівник був у відпустці без збереження зарплати цілий місяць і ви це вже показали в графі 13, то в графі 14 ви нічого не зазначаєте. Заповнюєте графу 14 лише в рядку, в якому відображається зарплата працівника (за наявності). |
| 15 | Тут ви зазначаєте кількість календарних днів перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами в певному місяці. Отже, ця графа тільки для тих рядків, у яких відображається нарахування працівниці відповідної допомоги в розрізі місяців, за які така допомога нарахована. Позаяк таку допомогу нараховують наперед, то в наступних звітах показати те, що така працівниця перебувала з вами у трудових відносинах (в графі 14), технічно можливо, але не обов’язково. ПЗ візьме цю інформацію для Реєстру застрахованих осіб з графи 15. |
| 16 | Тут показуємо суму нарахованого доходу працівника в розрізі таких доходів. Окремо відображаємо зарплату, винагороду за договором ЦПХ, лікарняні, декретні, відпусткові. |
| 17 | У цій графі дублюємо інформацію з графи 16, але в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ. Нагадаємо, що в 2025 році така величина становить 160 000 грн на місяць. |
| 18 | Якщо ж, навпаки, нарахованого доходу за місяць працівника за основним місцем роботи, який не має інвалідності і перебував із вами в трудових відносинах цілий календарний місяць, менше ніж мінімальна зарплата, різницю зазначаємо в графі 18. Нагадаємо, що розмір МЗП в 2025 році 8 000 грн. |
| 19 | Цю графу заповнюємо лише для виправлення помилок минулих періодів, тож зараз її не розглядаємо. |
| 20 | Тут показуємо суму ЄСВ, нарахованого на певний вид доходу. |
| 21 | Тут зазначаємо, чи зберігається у вас трудова книжка працівника (1 — якщо так, 0 — якщо ні). Власне, враховуючи те, що паперова трудова книжка вже не є обов’язковою для ведення, ця графа досить застаріла. По суті, вона визначає, чи є це місце роботи для працівника основним, чи ні. І ви ставите 1, якщо так, і 0 для сумісників. Цю графу треба заповнювати щодо кожного рядка! |
| 22 | Цю графу заповнюємо щодо всіх фізосіб. У ній наводимо інформацію, чи працює працівник у режимі неповного робочого часу (1 — якщо так, 0 — якщо ні). |
| 23 | Цю графу теж заповнюємо щодо всіх фізосіб. У ній зазначаємо інформацію щодо наявності спеціального страхового стажу (1 — якщо так, 0 — якщо ні). |
| 24 | Цю графу заповнюємо лише один раз, у місяці, в якому працевлаштували працівника на нове робоче місце (1 — якщо так, 0 — якщо ні). Ця інформація потрібна тим, хто претендує на компенсацію ЄСВ з бюджету за такого працівника. |
| 25 | Цю графу заповнюємо лише для виправлення помилок, тому зараз її не розглядаємо. |
| 26 | Тут показуємо, чи укладено з фізособою трудовий договір із нефіксованим робочим часом (1 — якщо так, 0 — якщо ні). Її теж треба заповнювати щодо кожного рядка. |
У додатку Д1 на останній сторінці проставляють дату його подання роботодавцем, підписи посадових осіб роботодавця, дані про підписантів і печатка (за наявності).
Додаток Д5 — ваш кадровий довідник!
Переглянути нову форму цього додатка в місячній єдиній звітності ви можете в рубриці «Документи для роботи».
Інформація з цього додатка потрапляє до Реєстру застрахованих осіб (як із додатка Д1). Вона дає змогу порахувати страховий стаж фізособи. А ще витяг із Реєстру нині є замінником паперової трудової книжки (щоправда, тільки за періоди, коли фізособа сплачувала або за неї сплачувалися внески до Фондів соцстрахування та до ПФУ; стаж за попередні періоди треба буде підтверджувати іншими документами, зокрема і старою паперовою трудовою книжкою). Тож будьте особливо уважні й обережні під час складання цих додатків.
Додаток Д5 до розрахунку подається, якщо протягом звітного періоду:
— укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім цивільно-правового договору, укладеного з фізособою-підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань);
— укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;
— особу переміщено з одного структурного підрозділу до іншого, переведено на іншу постійну посаду або роботу у того самого платника єдиного внеску;
— особу призначено на нову посаду;
— особі надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку.
Якщо наведених вище подій у звітному місяці не було, додаток Д5 не подається!
Заголовна частина додатка Д5 має такий самий вигляд, як і в додатка Д1.
А от таблична частина, звісно, інша. У цій таблиці нумерація граф знову починається не з 1, а з 4, і те, що вище називалося рядками, в таблиці має назву граф. Як їх заповнювати, покажемо для зручності в таблиці 2.
Таблиця 2
Зміст граф рядків табличної частини додатка Д5
| Номер графи | Що в ній зазначаємо |
| 4 | Арабськими цифрами номер за порядком проведеного запису |
| 5 | Громадянин України (1 — так; 0 — ні): Тобто для фізосіб, які є громадянами України, — позначка «1» |
| 6 | Заповнюємо лише для осіб, які у графі 7 зазначаються з кодом особи 3, тобто якщо з фізособою укладено договір ЦПХ. Якщо договір ЦПХ укладається з працівником і відносини між роботодавцем та працівником визначаються одночасно на підставі трудового договору (застрахована особа є основним працівником або сумісником) та на підставі цивільно-правового договору, в цій графі ставиться 1. Якщо ж договір ЦПХ укладається зі сторонньою фізособою, в цій графі ставиться 0. |
| 7 | У цій графі зазначаємо код категорії фізособи. Перелік цих кодів наведено у примітці до цієї графи: 1 — наймані працівники (з трудовою книжкою); 2 — наймані працівники (без трудової книжки); 3 — особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру; 4 — особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку; 5 — особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами; 6 — особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; 7— особи з числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу, які отримують допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами; 8 — особи з числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу; 9 — особи, які є гіг-спеціалістами за гіг-контрактом. Очевидно, що коди 7 — 8 передбачено для військових частин, а не для звичайних роботодавців. А код 9 застосовують резиденти Дія Сіті. |
| 8 | Тут наводимо РНОКПП або серію та номер паспорта для тих фізосіб, які офіційно відмовилися від податкового номера |
| 9 | Тут зазначаємо ПІБ фізособи |
| 10 | У цій графі фіксуємо дату початку та/або дату закінчення трудових відносин чи договору ЦПХ або аналогічну інформацію щодо відпусток. Показуємо цю дату арабськими цифрами, у форматі «ДДММРРРР». Тобто, наприклад, «06.01.2025». Якщо протягом звітного місяця з однією фізособою було розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір), а потім знову укладено, на таку фізособу робимо два записи у додатку Д5: перший — із зазначенням дати припинення трудових відносин, другий — дати початку трудових або цивільно-правових відносин. Якщо фізособі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці в додатку Д5 фіксуємо дату початку відпустки. Дату закінчення відображаємо у додатку Д5 у звітності за місяць, у якій ця відпустка закінчилася. |
| 11 | У цій графі зазначаємо нечастий випадок, про який ПФУ теж має знати. Це випадок, коли працівник є внутрішнім сумісником, тобто коли він має два трудові договори з одним роботодавцем. Якщо він внутрішній сумісник, ставимо 1, якщо ні — то 0. Але, хоч випадок і нечастий, заповнити цю графу треба щодо кожного працівника, інформація про якого міститься в додатку Д5, при його складанні! |
| 12 | Тут зазначаємо інформацію про переведення працівника: на іншу посаду, до іншого відділу тощо. Тобто 1 — якщо це переведення, і 0 — якщо ні. |
| 13 | Тут зазначаємо професійну назву посади працівника. |
| 14 | А в цій графі — код посади працівника. Його, як і професійну назву посади, наводимо згідно з державним Класифікатором професій |
| 15 | А от у цій графі зазначаємо фактичну назву посади працівника. Вона, звісно, має бути теж відповідно до згаданого Класифікатора, але може містити дозволені відхилення (розширення або скорочення). Назва посади має відповідати запису в паперовій трудовій книжці (за наявності)! |
| 16 | Тут фіксуємо внутрішній кадровий документ (наказ, розпорядження), згідно з яким відбувається подія, завдяки якій інформація потрапила до додатка Д5. Наприклад, «Наказ від 06.01.2025 №5-К» |
| 17 | Тут уточнюємо нормативну підставу для звільнення, тобто ту, яка передбачена законом. Записи про причини звільнення у додатку Д5 вносимо у точній відповідності з формулюванням КЗпП із посиланням на відповідну статтю, пункт. Наприклад, «п. 4 ч.1 ст. 40 КЗпП». |
| 18 | Цю графу заповнюють лише ті, хто створив нове робоче місце і працевлаштував на ньому в звітному місяці працівника. При цьому дата (яка теж наводиться у форматі «ДДММРРРР») створення нового робочого місця може не збігатися з датою початку трудових відносин. Ще раз: показати в цій графі треба саме дату створення посади, а не дату працевлаштування. Але показуємо цю дату лише в місяці працевлаштування працівника на посаду (в рядку, де наводиться інформація про початок трудових відносин). Ця інформація потрібна ПФУ, щоб знати, що за рік (12 місяців) роботодавець зможе звернутися по компенсацію ЄСВ за такого працівника. |
| 19 | Цю графу заповнюють лише військові частини. |
| 20 | А ця графа потрібна лише для виправлення помилок, тому зараз ми її не розглядаємо. |
У додатку Д5 на останній сторінці проставляють дату його подання роботодавцем, підписи посадових осіб роботодавця, дані про підписантів та печатка (за наявності).
Додаток 4ДФ — переходимо до інформації про ПДФО та ВЗ!
Форму чинного додатка 4ДФ для місячної єдиної звітності ви можете побачити в рубриці «Документи для роботи».
Заголовна частина цього додатка схожа на заголовну частину додатка Д1, але має певні особливості.
По-перше, в ній немає тих службових рядків 031 — 033, які наводяться в додатку 1, хоча рядок 3 із найменуванням податкового агента, який подає його, звісно, є.
Додаток 4ДФ має лише два службові рядки до рядка 3, це:
— 031 — в якому зазначають податковий номер або серію та номер паспорта податкового агента;
— 032 — код адміністративно-територіальної одиниці за місцезнаходженням податкового агента або відокремленого підрозділу, якщо єдина звітність подають за відокремлений підрозділ (КАТОТТГ).
А далі знову наводять «статистичні» дані про фізосіб, з якими мав справу податковий агент у звітному місяці:
у рядку 4 навпроти напису «Працювало за трудовими договорами» проставляють кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, за якими нараховують дохід за ознакою 101.
Увага! Якщо в окремому місяці кількість працівників змінювалась у зв’язку з прийняттям та звільненням з місця роботи, то у рядку 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» додатка 4ДФ треба навести максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом такого звітного місяця.
У рядку 5 навпроти напису «Працювало за цивільно-правовими договорами» фіксують кількість фізосіб, які працювали за цивільно-правовими договорами у звітному періоді, за якими нараховували дохід за ознакою 102.
Таблична частина додатка 4ДФ містить три розділи. При цьому роботодавцям цікавий лише розділ І. Адже саме в ньому відображають «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору».
Увага: додаток 4ДФ!
У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а розділу І додатка 4ДФ є обов’язковим незалежно від того, виплачено такі доходи чи ні.
Нарахований і виплачений дохід відображають у додатку 4ДФ повністю, без вирахування ПДФО, суми ПСП за її наявності та ВЗ.
Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, має бути відображена у додатку 4ДФ за той період, до якого входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, у додатку 4ДФ за січень 2025 року відображають заробітну плату, яка нарахована у січні та виплачена в лютому 2025 року.
Щодо кожної фізособи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Щодо кожної ознаки доходу фізособи потрібно заповнювати лише один рядок з обов’язковим заповненням графи, крім граф 7 — 9 додатка 4ДФ, які заповнюються одноразово.
У Розділу I зазначають (у розрізі фізосіб та видів доходів) таку інформацію:
— у графі 1 — порядковий номер кожного рядка, що заповнюється;
— у графі 2 — РНОКПП або серію (за наявності) та номер паспорта фізособи;
— у графі 3а відображають (за звітний період місяць) дохід, який нарахований фізособі відповідно до ознаки доходу, наведеної у розділі 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» (додаток 2 до Порядку складання єдиної звітності, який ви можете побачити в рубриці «Документи для роботи»).
— у графі 3 — суму фактично виплаченого доходу платникові податку податковим агентом;
— у графі 4а — суму ПДФО, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платникові податку за звітний період;
— у графі 4 — фактичну суму перерахованого ПДФО до бюджету в звітному періоді;
— у графі 5а — суму ВЗ, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платникові податку згідно із законодавством;
— у графі 5 — фактичну суму перерахованого ВЗ до бюджету.— у графі 6 — ознаку доходу, наведену у розділі 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» додатка 2 до Порядку складання єдиної звітності;
— у графі 7 проставляють дату (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізособи на роботу, наприклад, якщо дата прийняття — 6 січня 2025 року, то у графі 7 потрібно зазначити «06.01.2025». Графу 7 заповнюють лише на тих фізосіб, які приймалися на роботу у звітному періоді;
— у графі 8 проставляють дату звільнення фізособи з роботи і лише щодо тих фізосіб, які були звільнені у звітному періоді, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді.
У разі неодноразового прийняття фізособи на роботу і її звільнення з роботи у звітному періоді про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи трапляється у звітному періоді;
— у графі 9 відображають ознаку податкової соціальної пільги (за її наявності у працівника, інакше в електронній формі цю графу не заповнюють, а в паперовій — ставлять прочерк). Перелік таких ознак наведено у розділі 2 «Довідник ознак податкових соціальних пільг» додатка 2 до Порядку складання єдиної звітності, і ви можете його побачити в рубриці «Документи для роботи».
Графу 10 заповнюють лише у разі виправлення помилок. Тож зараз ми її не розглядаємо.
В останньому рядку розділу I зазначають загальні суми нарахованого доходу за графою 3а, виплаченого доходу — за графою 3, нарахованого ПДФО — за графою 4а, перерахованого ПДФО — за графою 4, суму нарахованого ВЗ — за графою 5а, суму перерахованого ВЗ — за графою 5.
І, звісно ж, наприкінці додатка 4ДФ треба зафіксувати дату подання єдиної звітності та поставити підписи осіб, уповноважених на підписання звітності у податкового агента (а також інформацію, яка дозволить їх ідентифікувати).