Єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ за січень 2025 року: з чого почати?

Почнемо розповідь про те, як роботодавці звітуватимуть з ЄСВ, ПДФО та ВЗ по-новому, із загальних правил. Адже в них ви знайдете відповіді на 50% своїх запитань. Тож топ-5 запитань та відповідей, які ви обов’язково маєте знати, перш ніж почати звітувати.

Запитання 1: чому це називається «єдина звітність»?

Тому що раніше (і наші постійні читачі пам’ятають, як це було) треба було подавати звітність з ЄСВ і звітність з ПДФО та ВЗ окремо. Потім ці два звіти поєднали в один. І він дістав назву «єдиної» або подекуди «об’єднаної» звітності.

Щоправда, при об’єднанні обіцяли, що скоротиться не лише кількість форм звітів, а й частота їх подання. А насправді не вийшло ні першого, ні другого.

Форма єдиної звітності (й досі!) містить фактично ту саму інформацію, яка раніше була в окремих звітах.

А від обіцянки, що єдина звітність буде квартальною, законотворці відступили майже відразу після її запровадження. Адже поруч із квартальною «звітною» формою єдиної звітності існувала так звана довідкова, яку треба було подавати посеред кварталу, щоб працівник міг оформити пенсію або соцвиплати.

Тепер починаючи зі звітного періоду січня 2025 року єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ подаватиметься щомісяця!

Запитання 2: хто має звітувати?

Єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ подають насамперед податкові агенти.

Податковим агентом визнається особа, на яку ПКУ покладається обов’язок з обчислення, утримання з доходів, що нараховуються (виплачуються, надаються) платникові, та перерахування податків до відповідного бюджету від імені та за кошти платника податків (ст. 18 ПКУ).

Зокрема, податковий агент щодо ПДФО — це (пп. 14.1.180 ПКУ):

— юрособа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ);

— самозайнята особа (ФОП або фізособа, яка провадить незалежну професійну діяльність);

— представництво нерезидента-юрособи;

— інвестор (оператор) за угодою про розподіл продукції,

які незалежно від організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками та/або форми нарахування (виплати, надання) доходу (у грошовій або негрошовій формі) зобов’язані нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО до бюджету від імені та за кошти фізособи з доходів, що виплачуються їй, вести податковий облік, подавати податкову звітність контролюючим органам та нести відповідальність за порушення норм ПКУ в порядку, передбаченому ст. 18 та розд. IV ПКУ.

Тобто, якщо ви нараховуєте/виплачуєте будь-які доходи фізособам, не обов’язково навіть власним працівникам, ви маєте відзвітувати про це в єдиній звітності.

А ще єдину звітність подають нотаріуси. І не тільки в тих випадках, коли вони є роботодавцями! Відповідно до п. 172.4 ст. 172, п. 173.4 ст. 173, п. 174.4 ст. 174 розділу IV ПКУ нотаріус щомісяця у порядку, встановленому розділом ІV ПКУ, подає до контролюючого органу за місцем розташування державної нотаріальної контори або робочого місця приватного нотаріуса інформацію про засвідчені ним протягом звітного кварталу договори купівлі-продажу (міни) між фізособами, включно з інформацією про ціну таких договорів та розмір сплаченого ПДФО за кожним договором.

Але в єдиній звітності відображаються не лише доходи. Вона містить і кадрову інформацію (найбільше її у додатку 5, але деяка зазначається і в додатку 1).

Тому, навіть якщо ви власник юрособи (або ФОП) і складаєте звітність, не маючи статусу працівника, а всі ваші наймані працівники перебувають у відпустці без збереження зарплати — тобто здається, що немає що декларувати! — подавати єдину звітність все ж таки треба. Адже навіть у такому разі ви маєте показати, що трудові відносини з цими працівниками тривали.

Отже, ви повинні подавати єдину звітність, якщо маєте найманих працівників.

Звідси і зворотне правило: якщо ви ФОП, який працює сам-один, і ви не маєте найманих працівників, і ви не нараховували/не виплачували доходів стороннім фізособам, вам не потрібно подавати єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ!

Запитання 3: за якою формою звітувати і коли?

Періодичність подання єдиної звітності ми вже розглянули вище. Тому зараз нагадаємо, що лютий 2025 року є унікальним у цьому сенсі місяцем — у ньому закінчуються граничні строки подання двох єдиних звітностей:

— 10 лютого останній день подання єдиної звітності за IV квартал 2024 року. Тобто це останній день, коли можна подати ще стару форму єдиної звітності!

— 20 лютого останній день подання єдиної звітності за січень 2025 року. Тобто це останній день, коли можна подати вже нову форму єдиної звітності за січень!

Нова форма єдиної звітності затверджена наказом Мінфіну від 24.01.2025 №39 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 13 січня 2015 року №4». Ним у новій редакції викладено:

1) форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджену наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4, з додатками;

2) Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску з додатками.

Ви можете їх побачити в рубриці «Документи для роботи» цього номера.

Щоправда, нова форма єдиної звітності набрала чинності щойно 6 лютого. Саме тоді податківці розмістили і е-формат нової звітності.

Запитання 4: чи обов’язково подавати єдину звітність в е-форматі?

Згідно з оновленим Порядком складання єдиної звітності її подають в один із таких способів:

— засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги»;

— на паперовому носії разом з електронною формою на електронному носії інформації;

— надсилають поштою з повідомленням та описом про вкладення, за умови що кількість рядків у додатках не перевищує п’яти;

— на паперовому носії, якщо кількість рядків у додатках не перевищує п’яти.

Тобто щодо цього звіту ще залишаються три варіанти, які відповідають духу п. 49.3 ПКУ: можна подавати особисто (або через уповноважену особу, якій для цього знадобляться довіреність і паспорт), можна надіслати поштою (рекомендованим листом, з описом вкладення), а можна — надіслати в електронній формі (за допомогою відповідного програмного забезпечення). Щоправда, для паперового варіанта (байдуже, подаєте ви його особисто чи надсилаєте поштою) є суворі обмеження щодо обсягу звіту. А якщо ви подаєте звіт із флешкою, це означає, що ви зробили його у певній програмі, яка сумісна з програмним забезпеченням ДПС, і наклали на нього потрібні електронні підписи. Додайте до цього Інтернет — і який сенс стояти в живій черзі? Це мало сенс для пришвидшення прийняття звіту в сиву давнину, але тепер роботодавці та податкові агенти звітують або в паперовій, або в електронній формі.

Запитання 5: що буде за неподання єдиної звітності (або подання за застарілою формою)?

Почнімо з другої частини запитання. Єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ має статус податкової декларації, тож порядок її подання той самий, як у будь-якої декларації, яку ви подаєте до ДПС.

Подати декларацію за формою, яка вже не діє, означає, що податківці її не приймуть. В е-форматі це найчастіше вже й неможливо: після появи нової форми, бланк застарілої форми, як правило, вилучається з доступних. Хоча — все буває в нашому житті, тому пам’ятайте: подавати податкову декларацію (і єдину звітність в тому числі) треба за формою, яка є діючою на момент подання (а не за тими форматами, які є доступними) — тобто завжди чекайте на оновлення ПЗ і на свіжі формати звітів.

Щодо неподання або несвоєчасного подання єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ наразі діють штрафи, встановлені п. 119.1 ПКУ: неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізособам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку, — тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1 020 гривень.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, — тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 2 040 гривень.

Причому мораторій на ці штрафи (як карантинний, так і воєнний) уже скасовано. Єдина пільга залишилась у тих платників податків, які не можуть виконувати податкові обов’язки (зокрема, й подавати податкову звітність) під час дії воєнного стану (п. 69.1 підр. 10 розд. ХХ ПКУ).

Отже, основні правила ми розглянули, тепер подивимося нову форму звіту. Почнімо з основної частини, яка має назву «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску». Ті, хто складав квартальну єдину звітність, добре знають, як складати цей податковий розрахунок. Проте нагадаємо правила складання ще раз, із урахуванням внесених змін.

Заголовна частина податкового розрахунку

Спочатку ми зазначаємо тип податкового розрахунку рядки 011 — 013. Коли ми подаємо єдину звітність за певний місяць вперше, то тип завжди «Звітний» (ставимо «Х» у рядку 011). Якщо ми виявили помилки у вже поданій (і прийнятій ДПС) звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, то подаємо уточнення з відмітками «Х» у рядках 012 або 013.

«Звітний новий» тип єдиної звітності (рядок 012) складаємо у разі, якщо помилку виявили до закінчення граничного строку подання такої звітності. Наприклад, якщо помилка була у звіті за січень 2025 року, а виявили її до 20 лютого 2025 року.

«Уточнюючий» тип єдиної звітності (рядок 013) складаємо у разі, якщо помилку виявили після закінчення граничного строку подання такої звітності.

Далі у рядку 02 треба зазначити звітний період, за який подаємо єдину звітність. Спочатку вписуємо рік (наприклад, 2025), потім місяць (цифрове значення від 1 до 12, тобто за січень це буде 1). Поруч — порядковий номер податкового розрахунку (у хронологічному порядку незалежно від типу розрахунку). Тобто звітний податковий розрахунок за січень 2025 року, без варіантів, матиме номер 1. А наприклад, звітний новий податковий розрахунок, поданий за січень 2025 року, матиме номер 2. Відповідно, наступний, уже звітний податковий розрахунок за лютий 2025 року матиме номер 3.

Далі у рядку 03 зазначаємо повне найменування юрособи або прізвище (за наявності) ім’я, по батькові (за наявності) самозайнятої фізособи згідно з реєстраційними даними. Інвестори (операторами) за угодою про розподіл продукції наводять дату і номер договору (угоди).

Зверніть увагу! Рядок 03 має кілька службових рядків для ідентифікації особи, яка або за яку подається єдина звітність. Для зручності ми навели їх в Таблиці 1.

Таблиця 1

 Що зазначається в рядках 031 — 035 заголовної частини податкового розрахунку?

У рядку 04 наводимо власну податкову адресу, не забуваємо про поштовий індекс, а також контактні телефони та адресу електронної поштової скриньки.

У рядку 05 — найменування органу ДПС, до якого подаємо єдину звітність.

Рядок 06 є важливим — у ньому зазначаємо інформацію про наявність у звітності додатків. Здебільшого додатки у складі єдиної звітності подаються. Тому в цьому рядку треба проставити «Х» — це означатиме саме наявність додатків. А поруч — кількість аркушів додатків. Навпроти додатків, які не подаються, на паперових носіях проставляємо прочерки; в електронній формі — поле залишається незаповненим.

Далі знову продовжуємо ідентифікацію особи, яка подає єдину звітність.

У рядку 07 — зазначаємо код основного виду економічної діяльності, згідно з класифікацією видів економічної діяльності ДК 009:2010;

У рядку 08 — клас професійного ризику виробництва роботодавця (у разі подання звітності за період до 1 січня 2016 року).

Зверніть увагу! Виправляєте будь-які помилки будь-яких минулих звітних періодів, в тому числі подаєте звіти за старі періоди, коли ви не відзвітували, тепер лише за новою місячною формою єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Саме для цього в ній ви можете побачити реквізити, які не потрібні для складання поточного звіту, але необхідні для звітування або уточнення звітності попередніх років (такі, як клас професійного ризику, наприклад).

У службових рядках рядку 09 позначкою «Х» зазначаємо відповідні ознаки особи, яка подає єдину звітність:

091 — роботодавець, якщо розрахунок подає юрособа або фізособа-підприємець, що використовує працю найманих працівників;

092 — бюджетна установа;

093 — підприємство, організація всеукраїнської громадської організації осіб з інвалідністю, зокрема Українського товариства глухих та Українського товариства сліпих (далі — УТОГ та УТОС);

094 — підприємство, організація громадської організації осіб з інвалідністю;

095 — резидент Дія Сіті.

А от далі починається вже статистика щодо працівників, які працюють на такого роботодавця:

рядок 101 — середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, у тому числі:

рядок 101.1 — працівників, яким відповідно до чинного закону встановлено інвалідність;

рядок 101.2 — працівників, що мають додаткові гарантії в сприянні працевлаштуванню;

рядок 102 — облікова кількість штатних працівників;

рядок 103 — кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано заробітну плату (крім осіб, яким у звітному періоді нараховано грошове забезпечення);рядок 104 — кількість застрахованих осіб, яким у звітному періоді нараховано грошове забезпечення;

рядок 105 — кількість застрахованих осіб у звітному періоді з числа непрацюючих інших з подружжя працівників дипломатичної служби, яким нараховано єдиний внесок;

рядок 106 — жінок;

рядок 107 — чоловіків;

рядок 108 — кількість створених нових робочих місць у звітному періоді.

Мінфін, попри затвердження нової редакції Порядку складання єдиної звітності, знову не навів чітких критеріїв, як заповнювати ці службові рядки рядка 10. Щоправда, вони перекочували з попередньої форми звіту, тож правила їх заповнення (хоч і не визначені чітко) не змінилися.

Зокрема, в рядку 101 зазначаємо середньооблікову кількість штатних працівників. Вона визначається за правилами, встановленими Інструкцією зі статистики кількості працівників, затвердженою постановою КМУ від 28.09.2005 №286 (читаємо уважно розділ 3 цієї Інструкції).

Середньооблікову кількість не плутати з обліковою кількістю штатних працівників (рядок 102)! Вона визначається згідно з розділом 2 зазначеної Інструкції. Проте Інструкція каже, що цей показник визначається на «певну дату звітного періоду, наприклад, на перше або останнє число місяця». А якою є ця певна дата, не сказано навіть у ЗІР. ПФУ свого часу теж давав суперечливі поради. Тож яку з цих дат використовувати, фактично вирішує сам роботодавець.

Якщо ви претендуєте на компенсацію ЄСВ за новоствореними робочими місцями, не забудьте зазначити їх у рядку 108. Показувати ці дані треба саме в місяці створення нової посади, в наступних звітних періодах дублювати їх не потрібно.

Таблична частина податкового розрахунку

Так ми її називаємо умовно, тому що раніше попередні дані наводилися просто у рядках, а далі вже йшла таблиця із зарплатними даними. Тепер, коли вся форма має вигляд таблиці, говоримо про складання податкового розрахунку починаючи з розділу І.

У розділі І фіксуємо доходи, які нараховувалися фізособам у звітному місяці.

Зверніть увагу! Виплату доходів зазначаємо в єдиній звітності лише в додатку 4ДФ. Отже, в податковому розрахунку та в інших додатках ви цієї інформації не побачите!

У розділі І традиційно фігурують:

— зарплата, лікарняні та декретні, винагорода за договорами ЦПХ, у фактично нарахованому розмірі (рядок 1). Ті самі доходи, але окремо за їх видами (рядки 1.1 — 1.6.3);

— ті самі доходи, але у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ. Нагадаємо, що протягом усього 2025 року ця величина становить 160 000 грн. Їх відображаємо в рядках 2.1 — 2.6.3 у розрізі ставок ЄСВ і загальною сумою в рядку 2. Там само, у рядку 2.5 наводимо так звану додаткову базу нарахування єдиного внеску — це різниця між нарахованим працівникові місячним доходом (зарплатою, лікарняними, декретними) та мінімальним розміром заробітної плати в такому місяці (в 2025 році МЗП становить 8 000 грн) Цей рядок заповнюють лише роботодавці за основним місцем роботи працівника, якщо треба зробити доплату до мінімального страхового внеску. Тому ставка ЄСВ для цього рядка завжди 22% (за осіб з інвалідністю таку доплату не здійснюємо);

— саму суму нарахованого ЄСВ показуємо в рядку 3 (загальна сума) і в службових рядках 3.1-3.67.3. Наприклад, звичайний ЄСВ, нарахований на зарплату за ставкою 22% (з рядка 2.1), показуємо в рядку 3.1. А доплату до мінімального страхового внеску — в рядку 3.5.

Рядки 4, 5 та 6 (з їхніми службовими рядками) розділу І заповнюють не всі роботодавці! А лише ті, які бажають виправити помилки минулих звітних періодів. Про їх заповнення та про виправлення помилок в єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ поговоримо в окремій статті.

Якщо ви жодних помилок виправити не бажаєте, то після рядка 3 переходите одразу до рядка 7. У ньому зазначаєте загальну суму нарахованого за звітний місяць ЄСВ. Тобто у вашому випадку значення рядків 3 та 7 буде однакове.

Розділ ІІ має назву «Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за військовослужбовців, поліцейських, осіб рядового і начальницького складу та на суми допомоги військовослужбовцям-жінкам у зв’язку з вагітністю та пологами (крім військовослужбовців строкової військової служби)». З назви випливає, що звичайних роботодавців він не стосується і ними не заповнюється (у паперовій формі звіту ставимо прочерки). Тож зараз його не розглядаємо, зазначимо лише, що докладно про його заповнення каже п. 3 розд. ІІІ Порядку складання єдиної звітності.

З Розділом ІІІ «Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за патронатних вихователів, батьків-вихователів та прийомних батьків» та сама історія. Його складають лише управління праці та соціального захисту населення або виконавчі органи місцевих рад, про нарахування та сплату ЄСВ (з грошового забезпечення) за патронатних вихователів, батьків-вихователів дитячих будинків сімейного типу, прийомних батьків, якщо вони отримують грошове забезпечення відповідно до закону.

Звичайних роботодавців цей розділ не стосується, тому зараз його не розглядаємо. Але зазначимо, що докладно про його заповнення каже п. 4 розд. ІІІ Порядку складання єдиної звітності.

Наприкінці Податкового розрахунку фігурують:

— інформація про доповнення в довільній формі, яке можна подати з будь-якою податковою декларацією згідно з п. 46.4 ПКУ. Доповнень може бути кілька, тому зазначаємо номер такого доповнення і його зміст;

— дата подання єдиної звітності в цифровому форматі (позаяк податковий розрахунок і його додатки та доповнення подаються разом, то для всіх них дата подання буде однакова). Наприклад «20.02.2025»;

— інформація про осіб, які підписують єдину звітність, — окремо про керівника та про головного бухгалтера. Якщо єдину звітність подає самозайнята особа, то вона розписується в рядку, призначеному для підпису керівника.

Зверніть увагу! У разі коли штатним розкладом посаду головного бухгалтера не передбачено, а веде бухоблік та подає податкову декларацію безпосередньо керівник, то така податкова декларація підписується лише у графі «керівник», а у графі «головний бухгалтер» проставляється прочерк. Проте така форма підпису податкової декларації не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких має оприлюднюватися, та у бюджетних установах («ЗІР», категорія консультації 129.02).

Як скласти додатки до податкового розрахунку, розглянемо у статті «Єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ: як скласти додатки?» цього номера.