- Бланк акта виконаних робіт (наданих послуг) до цивільно-правового договору (далі — акт), а також іншу корисну інформацію до нього дивіться на нашому сайті за посиланням. Форму акта нормативними документами не встановлено, тому кожен суб’єкт господарювання може розробити власну форму.
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
Про те, як складати акт виконаних робіт, ми докладно розповіли в статті «Акт виконаних робіт (наданих послуг): обов’язкові реквізити, інструкція зі складання, зразки та приклади».
А зараз поговоримо про дату складання і дати підписання цього документа. Чи мають вони збігатися?
Дата складання — обов’язковий реквізит первинного документа
Акт виконаних робіт чи наданих послуг є первинним документом у розумінні бухгалтерського законодавства.
Первинний документ — це документ, що містить відомості про господарську операцію (ст. 1 Закону про бухоблік).
Вимоги до первинних документів установлено Законом про бухоблік та деталізовано Положенням №88 («Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затверджене Наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88).
Перелік обов’язкових реквізитів, які має містити первинний документ, наведено в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Серед цих реквізитів є дата складання. А от дати підпису там немає.
Зверніть увагу, що неістотні недоліки в документах, які містять відомості про господарську операцію, не є підставою для її невизнання, за умови що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції, та якщо документ містить відомості про дату складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.
Також, згідно з ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік, господарські операції мають бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.
Погляньмо також на принципи бухобліку, викладені у ст. 4 Закону про бухоблік. Там сказано, що бухоблік і фінансова звітність ґрунтуються на принципах, один з яких — принцип нарахування. Це означає, що доходи і витрати відображають в обліку в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати коштів.
Із наведених норм випливає, що для потреб бухобліку потрібною є інформацію про дату складання, яка має відповідати періоду, в якому здійснено госпоперацію. Отже, дата підписання не є критичною для правильного відображення госпоперації в обліку.
Податковий облік
Податок на прибуток.
Податковий облік з податку на прибуток базується на даних бухобліку. Це підтверджують такі норми ПКУ:
— пункт 44.1 ПКУ: для потреб оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів;
— пункт 44.2 ПКУ: для обчислення об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухобліку та фін звітності;
— підпункт 134.1.1 ПКУ: об’єктом оподаткування є прибуток, визначений шляхом коригування фінансового результату до оподаткування, який формується за правилами бухобліку.
Таким чином, податковий облік з податку на прибуток базується на даних бухобліку, для якого ключовими є первинні документи з датою складання. Дата підписання на оподаткування податком на прибуток не впливає.
Податок на додану вартість (ПДВ).
Дата виникнення податкових зобов’язань для послуг визначається за подією, що сталася раніше: дата отримання коштів або дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг (п. 187.1 ПКУ).
Цей самий пункт уточнює, що для електронних документів датою оформлення є дата, зазначена в самому документі як дата його складення, незалежно від дати накладення електронного підпису.
Це уточнення є дуже важливим, адже електронні документи, на відміну від паперових, містять не лише дату складання, а й дату накладення електронних підписів. Таким чином, п. 187.1 ПКУ прямо зазначає, що для визначення податкових зобов’язань з ПДВ пріоритетною є саме дата складання, а не дата підписання.
Чи є сенс зазначати дати підписання в актах?
Як ми з’ясували, дата підписання у первинних документах, включно з актами, не є обов’язковою. Проте залежно від характеру господарської операції до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).
Тому сторони на власний розсуд можуть додати ці реквізити до акта. Навіщо це може бути потрібно?
Наприклад, акт стосується послуг за вересень 2025 року та складений 30 вересня 2025 року. Акт підписано виконавцем і надано для підпису замовникові. Але замовник не встиг підписати його вчасно і зробив це вже у січні 2026 року. Для обґрунтування запізнення акта доречно мати на ньому дату підпису контрагента та дату отримання в бухгалтерії.
Навіть якщо документ надійшов із запізненням, його однаково потрібно відобразити в тому періоді, до якого він належить. Якщо це не було зроблено, виникає помилка, яку слід виправляти в порядку, прийнятому для виправлення помилок. Відповідні дати підписання та отримання акта свідчитимуть про винного в цій ситуації, а саме про замовника, і відсутність вини бухгалтера за недооформлення цього документа на дату складання.
Розв’язання проблеми запізнілих документів
Положення №88 пропонує варіант розв’язання проблеми із запізнілими первинними документами. Щоправда, застосувати його можна лише щодо «вхідних» актів, тобто коли контрагент є виконавцем робіт або надавачем послуг.
Отже, якщо правилами документообігу підприємства передбачено відображення господарської операції, щодо якої первинний документ від контрагента не було отримано вчасно, підставою для перенесення інформації є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за операцію (п. 2.5 Положення №88).
Господарські операції, наведені у внутрішньому первинному документі (акті), оцінюються в порядку, визначеному національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку або міжнародними стандартами фінансової звітності.
У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до регістрів бухобліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до регістрів бухобліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента (п. 3.4 Положення №88).
Процедура відображення таких операцій така:
1. Скласти внутрішній первинний документ (акт): у разі затримки первинного документа оформити внутрішній акт особою, що відповідає за прийняття робіт або послуг від контрагентів.
2. Оцінити операцію: оцінити госпоперацію згідно з НП(С)БО або МСФЗ.
3. Відобразити в обліку: перенести дані з акта до регістрів бухобліку за період, коли відбулася госпоперація.
4. Коригування: після отримання первинного документа від контрагента уточнити обсяг операції, врахувавши різницю, яку слід відобразити в обліку в періоді отримання первинного документа. Якщо різниці немає, в обліку буде відображено різницю 0 грн, але документ має бути проведений в обліку саме в періоді його отримання.
А якщо саме підприємство є виконавцем робіт або надавачем послуг, все, що залишається бухгалтеру, це відобразити в обліку роботи/послуги датою складання відповідного акта. Проте потрібно контролювати стан оформлення такого акта. Це доцільно робити в аналітичному обліку — вести окремий облік актів, які підписані замовниками і які ще не підписані.
Це доцільно робити і з метою контролю за виконанням договорів із замовниками, адже затримка або навіть відмова підписання акта може свідчити про наявність спору з ними, зокрема, щодо оплати таких робіт/послуг або щодо їх якості. Звісно, розв’язувати такі спори мають не бухгалтери, а керівник підприємства або юридичний відділ. Проте нагадувати їм про те, що деякі первинні документи досі не оформлені до кінця — не підписані контрагентами і не передані до бухгалтерії, — має саме бухгалтер.