Національний банк України ухвалив рішення про поступове вилучення з готівкового обігу монет номіналом 10 копійок із 1 жовтня 2025 року.
Ці розмінні монети залишаються платіжним засобом. Торговельні мережі, підприємства сфери послуг та банки України й надалі прийматимуть їх для виконання розрахунків та платіжних операцій. Громадянам не потрібно спеціально їх здавати чи обмінювати.
З огляду на значну частку монет номіналом 10 копійок в обігу та зниження попиту на них з боку банків і торговельної мережі, рішення про їх поступове вилучення скоротить витрати держави та учасників готівкового обігу на виготовлення, оброблення, транспортування, зберігання та обіг таких монет. Потрапляючи до банків, такі монети більше не повертатимуться в обіг, а вилучатимуться та передаватимуться до НБУ для подальшого їх перерахування та утилізації.
Про те, як діяти в цій ситуації продавцям та як округлювати готівкові розрахунки з покупцями, ми розповіли тут і тут.
Зараз поговоримо про виплату зарплати готівкою.
Правила виплати зарплати готівкою
Докладно про все, що треба знати про виплату зарплати та інші платежі працівникам готівкою, ми розповіли у статті «Як правильно виплатити зарплату з каси: пам’ятка від редакції».
Тож зараз нагадаємо лише про те, що:
— не обов’язково звертатися до банку за отриманням готівки на виплату зарплати. Згодиться будь-яка готівка, що є у касі підприємства, — отримана виручка, фіндопомога, повернені підзвітні кошти тощо. Але якщо готівки немає або недостатньо, доведеться йти до банку;
— банк готівку видасть лише після перевірки сплати з неї ПДФО, ВЗ та ЄСВ. І якщо ПДФО та ВЗ можна сплатити хоч і по 1 грн, тому що банку важливо побачити саме платіжку, а не суму, то з ЄСВ ситуація інша: банк перевіряє відповідність суми сплаченого ЄСВ сумі готівки, яку бажає отримати роботодавець для виплати зарплати;
— банк надає готівку не лише в потрібній сумі, а й зручного номіналу. Звісно, про те, як саме ви бажаєте отримати ці кошти, варто домовитися з банком заздалегідь. І дрібні банкноти, і копійки отримати в банку можна. Але тільки ті, які перебувають в обігу. А зараз це лише монети номіналом 50 копійок: монети по 10 копійок не видають з 1 жовтня 2025 року, а монети номіналом 1, 2, 5 і 25 копійок вилучили ще раніше.
Ось чому роботодавцям, які виплачують зарплату готівкою, стикаються із проблемою, як її виплатити, якщо дрібних монет немає.
Як округлюємо розрахунки після 1 жовтня?
Зауважимо одразу: округленням процедуру розрахунків із працівником під час виплати зарплати можна назвати дуже умовно. Адже, коли йдеться про розрахунки з покупцем, продавець змінює суму, яку покупець має сплатити, в бік збільшення або зменшення. При цьому така сума вважається остаточною: якщо покупець заплатив менше, він не доплачуватиме, якщо покупець заплатив більше, продавець переплату не повертатиме.
Для торгових розрахунків є свої правила округлення, які встановив НБУ.
Із зарплатою так не вийде. Адже її сума чітко регламентована: є нарахована зарплата, з неї утримуються податки й інші відрахування (за наявності), а решту має бути видано працівникові. Сума, яку треба видати йому, не може бути округлена, вона є зафіксованою сумою заборгованості роботодавця перед працівником.
Тому для розрахунків щодо зарплати правил округлення від НБУ немає, і тому ще з 2018 року роботодавці вирішують цю проблему на власний розсуд. Вони (і ми) теж називають спосіб таких розрахунків округленням, хоча насправді йдеться про недоплату або переплату в зарплаті.
Розгляньмо обидва ці варіанти та їхні наслідки.
Варіант 1. Якщо округлити у бік зменшення
Наприклад, працівникові нарахували 12 000,80 грн авансу. Що буде, якщо заплатити лише 12 000 грн, а ці 80 копійок додати до другої половини зарплати жовтня?
Якщо недоплату буде погашено протягом одного місяця, то штраф за ст. 265 КЗпП (у розмірі 3 мінімальних зарплат!) не буде застосований.
Утім, навіть якщо цей борг не буде погашений протягом одного місяця, то під час воєнного стану штрафи за ст. 265 КЗпП застосовуються тільки в разі невиконання приписів контролерів про виправлення порушень трудового законодавства.
Тобто, якщо інспектору Держпраці не сподобається такий спосіб округлення, він має видати припис про усунення порушення (важливо, щоб він зазначив, як саме це треба зробити). Роботодавець, який виконає цей припис у зазначені в ньому строки, штрафу не сплачуватиме.
Чи можна такий варіант виплати зарплати оформити заявою працівника?
Такий варіант оформлення пропонують деякі фахівці, щоб «узаконити» недоплату під час однієї виплати зарплати та погашення заборгованості під час наступної. Мовляв, це сам працівник попросив, він має право вільно розпоряджатися належними йому коштами, а роботодавець лише виконує його бажання.
Але річ у тім, що вимога виплачувати зарплату працівникові у встановлені законом строки є імперативною нормою законодавства. Тобто вона має виконуватися роботодавцем попри все, навіть нестачу коштів, навіть карантин або війну.
Працівник, справді, має право вільно розпоряджатися своєю зарплатою, але він не може переносити строки її виплати. Єдине, про що дозволили домовитися роботодавцю і працівникам, це відпусткові (ст. 21 Закону про відпустки). Стосовно зарплати — чіткі строки виплати (ст. 24 Закону про оплату праці). Аванс має виплачуватися в строки авансу, друга половина зарплати за місяць — не пізніше семи днів після закінчення місяця. А розрахунок під час звільнення — у день звільнення (ст. 116 КЗпП).
Тому брати таку заяву так само немає сенсу, як і брати заяву від працівника про відмову від виплати йому зарплати. Ані Держпраці, ані суди не визнають таку заяву дійсною (навіть якщо вона була написана справді добровільно і працівник щиро бажає допомогти роботодавцю в складній ситуації).
Варіант 2. Якщо округлити у бік збільшення
Наприклад, працівникові нарахували 12 000,80 грн авансу. Що буде, якщо заплатити 12 001 грн, а зайві 20 копійок недоплатити з другої половини зарплати?
Тут теж є певні ризики.
Звісно, за переплачену зарплату не оштрафують. Проте під час виплати зарплати треба буде сплатити ЄСВ, ПДФО та ВЗ з тієї суми, яка відповідає зарплаті, що виплачується. Тобто орієнтуватися не на нараховану зарплату, а на фактично виплачену. І бухгалтеру доведеться це врахувати.
Дехто скаже, що це дрібниці. Звісно, коли йдеться про одну людину і переплату у 20 копійок, величезних штрафів за недоплату податків не очікуєш. А якщо йдеться про велике підприємство і таких випадків буде сотні або тисячі?
До того ж нараховану і виплачену зарплату треба буде показати в єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ. І ось тут виникає запитання: яку суму показати у звітності? Первісну (за якою виникли ті копійки) чи округлену?
Тут кожен роботодавець вирішує для себе самостійно. Але якщо ви обрали варіант з округленням у бік збільшення, рекомендуємо відкоригувати одразу і суму нарахованої зарплати. Тобто донарахувати її так, щоб до виплати виходила вже округлена сума. Саме з неї сплачувати ЄСВ, ПДФО та ВЗ і саме цю збільшену суму показувати у звітності.
Якщо цього не робити (щоб не дарувати працівникові зайвих коштів), а показувати у звітності первісну суму і просто в одному місяці переплатити, а в іншому недоплатити, є й інший ризик.
Скажімо, в одному місяці ви переплатили 20 копійок, а в іншому вирішили утримати ці 20 копійок. Сума дрібна, і бухгалтер може вирішити провести таку переплату й утримання, нікого не питаючи. А дарма.
Річ у тім, що утримання (воно ж відрахування) із зарплати без заяви про це від працівника можливе тільки у випадках, зазначених у законі (чого в цьому випадку немає) або у ст. 127 КЗпП. І навіть у цьому випадку рішення про відрахування ухвалює керівник, а не бухгалтер, яке оформлюється наказом. А видати такий наказ можна не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості або з дня виплати неправильно обчисленої суми.
І взагалі, чи є тут заборгованість або неправильно обчислена сума?
Не підлягає поверненню безпідставно набуті зарплата і платежі, що прирівнюються до неї, пенсії, допомоги, стипендії, відшкодування шкоди, завданої каліцтвом, іншим ушкодженням здоров’я або смертю, аліменти та інші грошові суми, надані фізособі як засіб для існування, якщо їх виплата проведена фізичною або юридичною особою добровільно, за відсутності рахункової помилки з її боку і недобросовісності з боку набувача (ст. 1215 ЦКУ).
Жодної рахункової помилки в цьому випадку не було, рішення про перевиплату ухвалили добровільно. Тому ці 20 копійок так і залишаться у працівника. А для роботодавця вони стануть додатковими (іншими) витратами. Про це теж треба повідомити керівника, і він має дати на це згоду.
Отже, так чи інакше, а сума округлення у бік збільшення залишатиметься у працівника. І її доведеться показати у звітності.
Розрахунок із працівником у разі звільнення
Особливу увагу треба звернути на розрахунок із працівником у разі звільнення. Адже тут уже недоплата загрожуватиме значно більшими негативними наслідками!
Для остаточного розрахунку зі звільненими працівниками можна обрати один із варіантів:
1) виплатити працівникові готівкою суму розрахунку, округлену в бік збільшення, а суму переплати списати до складу інших операційних витрати на субрахунок 949, бо їх працівник не повертатиме;
2) надати працівникові нецільову благодійну допомогу на таку суму, яка б округлила загальну суму до виплати до цілих гривень або 50 коп. у бік збільшення або на більшу суму до більшого округлення — до десятків гривень тощо. Для цього знову ж таки потрібні заява працівника і наказ про надання такої допомоги.
Є третій варіант!
Його теж часто пропонують фахівці для вирішення проблем із копійками. А саме виплатити працівникові готівкою суму розрахунку, округлену в бік зменшення, а недоплачені копійки перерахувати на його рахунок у банку.
Але для цього працівник повинен написати заяву і надати платіжні реквізити. Тобто без волевиявлення працівника такий варіант здійснити не вийде.
Ну, й у більшості роботодавців виникне запитання: в чому тоді сенс виплати частини зарплати готівкою, а частини — безготівково? Для бухгалтерів це ще й подвійне оформлення документів про виплату зарплати, а отже, і подвійний контроль за правильністю їх складання.
***
З усього цього можна зробити один висновок, який вирішить усі проблеми з округленням виплат: припиняємо виплачувати зарплату готівкою та переходимо на безготівкові розрахунки! Звісно, це річ добровільна і залежить від бажання не лише роботодавців, а й працівників, але наскільки менше проблем у бухгалтерів при цьому виникатиме!