Загальні правила оформлення відпустки
1. На який термін можна оформити таку відпустку?
Відпустка, що надається на підставі ч. 3 ст. 12 Закону №2136, є відпусткою без збереження зарплати, що надається за згодою сторін.
Закон не встановлює конкретної максимальної тривалості для цього виду відпустки. Вона надається на термін, про який домовилися працівник та роботодавець, але її загальна тривалість обмежується періодом дії воєнного стану. Тобто за згодою сторін така відпустка може тривати хоч і до дня припинення чи скасування воєнного стану.
Для отримання такої відпустки працівник має написати заяву з проханням надати відпустку із зазначенням бажаної дати початку та тривалості. На підставі заяви ФОП видає наказ про надання відпустки.
2. Як табелювати таку відпустку?
У табелі обліку використання робочого часу (типова форма №П-5) дні такої відпустки позначають кодом «НА» (літерний) або «18» (цифровий) — відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін.
3. Як показати у звіті Д1, якщо відпустка триває повний місяць?
Якщо працівник перебуває у такій відпустці повний календарний місяць (наприклад, з 1 до 30 червня), у додатку Д1 єдиної звітності за цей місяць на нього потрібно заповнити один рядок:
— у графі 13 — загальна кількість календарних днів у місяці (наприклад, «30» для червня). Це показує, що трудові відносини не переривалися;
— у графа 14 — та сама кількість днів, що й у графі 13 (тобто «30»);
— графи 16, 17, 20 — залишаються порожніми, бо доходу не було;
— інші графи заповнюють у загальному порядку.
4. Чи може працівник достроково вийти з відпустки?
Так, може. Позаяк відпустка надається за згодою сторін, її переривання також має відбуватися за взаємною згодою. Для цього працівник пише заяву з проханням перервати відпустку та стає до роботи з певної дати, а роботодавець на підставі цієї заяви видає відповідний наказ.
Вихід з відпустки посеред місяця
Розгляньмо ситуацію, коли, наприклад, працівник перебував у відпустці з 1 до 16 червня і вийшов на роботу 17 червня.
1. Як показати це у додатку Д1 єдиної звітності?
У додатку Д1 за червень на такого працівника також заповнюють один рядок:
— у графі 13 — зазначають «16» (період перебування у відпустці без збереження зарплати з 1 до 16 червня включно);
— у графі 14 — кількість днів перебування у трудових відносинах «30»;
— графи 16, 17, 20 — заповнюють на підставі фактично нарахованої зарплати за відпрацьований період (з 17 до 30 червня);
— інші графи заповнюють у загальному порядку.
2. Як розрахувати зарплату та ЄСВ? Чи доплачувати до мінімуму?
Припустімо, що це основне місце роботи працівника (прийнятий до штату ФОПа), тоді:
— зарплату нараховують пропорційно до відпрацьованого часу, тобто за робочі дні в періоді з 17 до 30 червня;
— розрахунок ЄСВ та правило мінімального внеску: загальне правило, встановлене ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ, вимагає: якщо база нарахування ЄСВ для основного працівника є меншою за розмір мінімальної зарплати, сума ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної зарплати та ставки ЄСВ (22%). В описаному випадку зарплата за неповний місяць, найімовірніше, буде менша за мінімальну. Тому потрібно доплачувати ЄСВ до мінімального страхового внеску, бо на час відпустки без збереження зарплати трудові відносини з працівником не перериваються.
Важливо: правило доплати ЄСВ до мінімуму застосовується тільки для працівників за основним місцем роботи. Якщо цей водій працює у ФОПа за сумісництвом, ЄСВ нараховується на фактично зароблену суму, навіть якщо вона менша за мінімальну зарплату.