Порядок оформлення відпустки для догляду за другою дитиною
Той факт, що наказ у 2022 році не видали, є правильним, бо на той момент ще тривала перша відпустка.
Проте наказ мав бути виданий на дату початку відпустки для догляду за другою дитиною у 2023 році (якщо працівниця подала заяву про її надання).
Відсутність такого наказу є процедурним упущенням, формально працівниця не перебувала у відпустці, а прогулювала роботу. Якщо роботодавець бажає це виправити, треба видати відповідний наказ, датувавши його фактичним початком цієї відпустки (тобто датою, зазначеною у заяві, після закінчення першої відпустки).
Заповнення додатка 5
Початок відпустки для догляду за дитиною до трьох років є подією, яка обов’язково відображається у додатку 5. Позаяк початок відпустки для догляду за другою дитиною є новою подією, її потрібно показати у звітності:
— графа 16 «Документ-підстава про початок, закінчення трудових відносин... або надання відповідної відпустки»: таким документом є наказ (розпорядження) про надання відпустки для догляду за другою дитиною. Наказ щодо першої дитини вже не є актуальним, бо та відпустка завершилася;
— графи 11 «Ознака сумісника (1 — так, 0 — ні)» та 12 «Ознака «переведення...» (1 — так, 0 — ні)»: для відображення відпустки для догляду за дитиною ці графи не заповнюють або в них проставляють «0». Ці графи стосуються сумісництва та переведення на іншу посаду, що не стосується цього випадку;
— інші графи: для відображення початку нової відпустки потрібно створити новий рядок, де, зокрема, зазначити:
- графа 07 «Категорія особи»: код «6» (особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку);
- графа 10 «Дата початку»: дата початку відпустки для догляду за другою дитиною (день, наступний після закінчення відпустки за першою дитиною).
Позаяк подія (початок нової відпустки) відбулася у минулому звітному періоді (у 2023 році), для виправлення даних треба подати єдину звітність із типом «Уточнюючий» (за формою, що діє на момент подання) за відповідний місяць 2023 року, щоб відобразити цю подію коректною датою.
У цьому випадку наказ про надання відпустки для догляду за другою дитиною мали видати у 2023 році, після завершення відпустки щодо першої дитини.
Тож у додатку 5 єдиної звітності з типом «Уточнюючий» треба відобразити дві події окремими рядками:
— закінчення відпустки для догляду за першою дитиною: у графі 10 — дата закінчення першої відпустки (у 2023 році). У графі 16 — реквізити первинного наказу про надання відпустки для догляду за першою дитиною (від 2020 року);
— початок відпустки для догляду за другою дитиною: у графі 10 — дата початку нової відпустки (наступний день після закінчення першої). У графі 16 — реквізити наказу про надання відпустки для догляду за другою дитиною. Позаяк такий наказ своєчасно не видали, його треба видати поточною датою, зазначивши правильну дату початку відпустки.
Для обох рядків у графі 07 фіксують код категорії особи «6» (особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до 3 років). У графах 11 (сумісник) та 12 (переведення/призначення) ставлять «0», якщо працівниця є основним працівником і не було переведень. Кадрові графи 13 — 15 у рядках з такими відпустками не заповнюють.
І вже після подання уточнюючої звітності потрібно подати за червень 2025 року додаток 5 у складі єдиної звітності з відображенням закінчення відпустки для догляду за другою дитиною з відповідним наказом у графі 16.