Ми досить часто розповідаємо про витрати працівників під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій за дорученням роботодавця. Тому зараз підсумуємо, що повинен знати кожен роботодавець!
Факт №1. Працівник може купувати ТМЦ або оплачувати роботи/послуги для роботодавця. Він може робити це навіть за власні кошти. Компенсація таких витрат працівникові — не оподатковується ЄСВ, ПДФО та ВЗ!
Щодо ЄСВ тут усе зрозуміло. Перелік виплат працівнику, на які нараховується ЄСВ, наведено в ст. 7 Закону про ЄСВ, і компенсації понесених витрат у цьому переліку немає.
А от щодо ПДФО (і, отже, ВЗ) певний час тривали спори. Податківці намагалися такі компенсації оподаткувати. Мінфін став на захист роботодавців та працівників, і ДПСУ довелося з ними погодитися. Проте податківці виставили певні вимоги:
— якщо придбання товарів (робіт, послуг) здійснюється у межах трудових обов’язків працівника, то незалежно від того, чи видано кошти під звіт, чи витрачено з такою метою власні кошти працівника, які потім відшкодовано роботодавцем, такі відносини треба розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю.
Отже, придбання таких активів мало бути прописано у трудових обов’язках працівника. Проте мало хто наймає працівника спеціально для придбання товарів, робіт чи послуг. Ні, такі професії є, але найчастіше йдеться про щось досить банальне. Наприклад, придбання канцтоварів або кави та печива для офісу. Чи включати це до посадової інструкції працівника? Вибір ваш, проте можна зробити і простіше. Скласти наказ про доручення певному працівникові контролювати наявність та достатню кількість таких «дрібниць» і робити закупи в разі потреби. З обома варіантами оплати: отриманням авансу на них чи за власні кошти з наступною компенсацією;
— про використання отриманого авансу або витрачені власні кошти працівник має поінформувати роботодавця і надати первинні документи, які підтверджують понесені витрати. Звісно, якщо є невикористаний залишок авансу, його треба повернути. Правила цього встановлені п. 170.9 ПКУ. І тільки за умов дотримання цих правил згадані кошти будуть не оподатковані ПДФО та ВЗ.
От про первинні документи, які треба надати про понесені витрати, ми зараз і поговоримо.
Документальне оформлення придбаних працівником товарів, робіт, послуг
Починаємо з наказу (або іншого внутрішнього кадрового документа), яким певному працівникові доручається придбавати товари, роботи чи послуги.
Далі може виплачуватись аванс, готівкою чи безготівково. Готівковий аванс оформлюємо видатковим касовим ордером. Безготівковий — платіжною інструкцією та випискою банку.
Усі ці документи роботодавець уже має. А далі працівник купує те, що йому доручили.
І ось тут — увага! Адже працівник повинен надати роботодавцю два види первинних документів:
— про самі товари, роботи чи послуги;
— про те, що саме він їх оплатив.
Тільки в цьому разі з нього спишеться заборгованість за авансом або йому будуть відшкодовані витрачені кошти. Тобто він має довести не тільки напрям витрачених коштів, а й що це саме він їх витратив.
Із першим видом документів усе досить просто — накладна або акт. Якщо купував у роздрібному магазині без зазначення, що це для роботодавця, — придасться і фіскальний касовий чек, розрахункова квитанція, товарний чек тощо. Головне, що це має бути первинний документ, з усіма обов’язковими реквізитами, в якому зазначено назву товару, роботи чи послуги, їх кількість та вартість.
З другим видом документів трохи складніше. Адже це мають бути розрахункові документи.
Якщо розрахунок проводився готівкою, то фіскальний касовий чек, розрахункова квитанція можуть бути не тільки первинними документами на товар, роботу чи послугу, а й розрахунковим документом. Придасться для цього й товарний чек, попри його назву.
А якщо оплата здійснювалася карткою?
У такому разі податківці наполягають: з метою підтвердження понесених витрат такий платник надає виписку та/або відомості з рахунку в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано такий платіжний інструмент.
Тобто просто фіскального касового чека їм недостатньо. Вони хочуть бачити ще й виписку або відомості з рахунку.
Якщо це була корпоративна картка роботодавця, працівникові не треба дбати про це, — адже виписку за рахунком, до якого була емітована ця картка, роботодавець отримає від власного банку.
А от якщо це була картка до власного рахунку працівника, то, крім зазначених вище документів, він має надати роботодавцю ще й виписку з цього рахунку. За день, коли були списані кошти, про які він повідомляє роботодавця. Якщо це були не єдині витрати за день, працівник може роздрукувати або надіслати в електронному вигляді лише саму платіжну інструкцію з саме тими витратами, про які повідомляє.
Чи потрібна «мокра» печатка на документі від банку?
У коментованій ІПК (ІПК ДПСУ від 20.05.2025 №2782/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК див. у «ДК» №22/2025) податківці порадили звернутися з цим запитанням до НБУ.
Хоча в інших консультаціях вони не такі обережні. Наприклад, тут вони прямо кажуть таке.
Реквізити електронного розрахункового документа, що використовуються в системах «клієнт-банк», «клієнт-Інтернет-банк», визначаються договором між банком та клієнтом, але обов’язково цей документ має містити такі з них:
— дату і номер;
— найменування, код платника та номер його рахунку;
— найменування, код одержувача та номер його рахунку;
— суму цифрами;
— призначення платежу;
— електронний(і) підпис(и) відповідно до вимог, установлених нормативно-правовим актом НБУ з питань застосування електронного підпису в банківській системі України;
— інші реквізити, які під час формування електронного розрахункового документа системою електронних платежів розміщуються в полі «Допоміжні реквізити».
З огляду на викладене, якщо сплату здійснено через банківський сервіс «Інтернет-банкінг» (Приват 24, Ощад 24 тощо), то роздрукована електронна квитанція, яка містить обов’язкові реквізити електронного розрахункового документа, є підтвердним документом понесених фізособою витрат і печаткою банку вона не засвідчується.
Проте у Положенні про організацію бухгалтерського обліку в банках України, яке встановлює обов’язкові реквізити банківської виписки, й досі йдеться про печатку.
Так, п. 63 розділу IV цього Положення каже:
«Виписка з клієнтського рахунку може слугувати первинним документом, що підтверджує факт списання/зарахування коштів з/на цього/цей рахунку/рахунок клієнта, якщо вона містить такі реквізити:
1) назву документа (форми);
2) дату складання;
3) найменування клієнта/банку, прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) фізичної особи;
4) зміст та обсяг операції (підстави для її здійснення) та одиницю її виміру за кожною операцією, відображеній у виписці з рахунку клієнта;
5) особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у складанні виписки з рахунку клієнта/печатку банку».
Але, по суті, засвідчувати роздруки електронних виписок «мокрою» печаткою банку чи ні, визначається умовами договору між банком та клієнтом. Адже більшість банків виконує вимоги до виписок шляхом графічного відображення на електронній виписці печатки та підпису. І тоді у роздруку виписки вони будуть, хоча й не в «мокрому» вигляді.