На початку нагадаємо проісторію питання.
У 2021 році почалася компанія з оновлення даних про КБВ. Що це за дані і хто такі КБВ, ми докладно тоді розповіли в статті за посиланням.
Отже, передбачалося, що таке оновлення без штрафів триватиме всього три місяці. Але на практиці досягнення запланованого результату затяглося. І без штрафів потрібні дані подавати і в 2022, і в 2023 році — про що ми написали за посиланням.
Урешті-решт штрафи почали застосовувати з 1 вересня 2024 року, про що ми повідомили за посиланням.
За що можуть оштрафувати? За недостовірні відомості про КБВ.
А щоб виявити випадки подання недостовірних даних, потрібна їх перевірка. До того ж наразі передбачено отримання пояснень від юросіб, за результатами аналізу яких контролери вирішуватимуть, чи застосовувати штраф і до кого саме.
Тому, теж з 1 вересня 2024 року, почав діяти Порядок повідомлення держателя ЄДР (а держателем ЄДР є Мінюст!) про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу (далі — СПФМ) в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в ЄДР відомостями про КБВ та/або структуру власності юридичної особи. Цей Порядок затверджено наказом Мін’юсту від 12.07.2023 №2542/5).
Як ми і попереджали, подати відомості про КБВ держреєстратору — для підприємства це половина справи. Далі доведеться уважно стежити за актуальністю цих даних. До чого і підприємство, і його власники повинні бути готові і ставитися максимально серйозно.
Адже відомості з ЄДР регулярно використовуватимуться різними державними органами (це відкритий реєстр, і доступ до нього мають усі контролери). Якщо раптом виявиться, що дані в ЄДР про КБВ не збігаються з тими, які були подані підприємством до іншого органу, або якщо виявиться розбіжність між даними ЄДР та іншим джерелом інформації, — доведеться писати пояснення і доводити, яка інформація правильна!
Мін’юст запровадив механізм перевірки інформації про КБВ та структуру власності, що були подані юрособами держреєстратору на виконання ч. 6 ст. 5-1 Закону №361.
Для цього Мінюст затвердив такі нормативні документи:
1) Порядок проведення перевірки інформації, наданої юридичною особою у поясненні та документах для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, затверджений Наказом Мін’юсту від 14.09.2023 №3265/5 (далі — Порядок перевірки);
2) Порядок повідомлення держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та/або структуру власності юридичної особи, затверджений Наказом Мін’юсту від 12.07.2023 №2542/5 (далі — Порядок повідомлення);
3) Порядок надання юридичною особою пояснень та/або документів для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, а також порядок їх розгляду, затверджений Наказом Мін’юсту від 14.06.2023 №2211/5 (далі — Порядок надання інформації).
Позаяк Порядок повідомлення та Порядок надання інформації зазнали значних змін, розповімо, як тепер відбуватиметься перевірка інформації про КБВ та структури власності юросіб.
Хто і як може повідомити державного реєстратора про виявлені розбіжності у відомостях щодо КБВ та/або структурі власності?
Відповідь на це запитання міститься у ч. 6 ст. 5-1, ст. 11 Закону №361 та Порядку повідомлення.
Зокрема, СПФМ під час належної перевірки отриманих відомостей про КБВ та/або структуру власності юрособи може виявити розбіжності між отриманими даними безпосередньо від юрособи (зокрема, при встановленні ділових відносин тощо) та даними в ЄДР. А СПФМ — це не тільки бухгалтери, податкові консультанти, юристи, які працюють за цивільно-правовими договорами, а ще й банки.
І таку перевірку здійснюють не лише СПФМ, а й органи державної влади, правоохоронні органи тощо.
Усі вони зобов’язані повідомити Мін’юст про виявлені розбіжності!
Якщо ви — приватний юрист, податковий консультант, бухгалтер і виявили розбіжність між даними, які надає ваш клієнт-юрособа, та даними, які містяться в ЄДР, про його КБВ, — ви маєте повідомити про це Мінюст.
Йдеться про такі розбіжності, як неповнота, неточність чи помилки в інформації про КБВ та/або структуру власності такої особи, що міститься в ЄДР.
Звісно, більшість СПФМ (крім, можливо, банків) уважатимуть за потрібне спочатку поставити запитання клієнтові і дати йому шанс виправити інформацію, без попередження Мін’юсту про це. Чи є така поведінка порушенням закону?
Адже закон вимагає, щоб згадані особи протягом 10 робочих днів з дня виявлення розбіжностей надіслали Мін’юсту повідомлення про це. Саме Повідомлення викладено в новій редакції згідно з Наказом Мін’юсту від 30.04.2025 №1172/5.
Скажімо так: якщо порушення з боку СПФМ не буде документально зафіксоване, а клієнт швидко внесе виправлення, великої біди, на нашу думку, не буде. Проте, якщо виявиться, що СПФМ знав про порушення, але не повідомив про них Мін’юст, проблеми матиме не лише клієнт, а й СПФМ. Тому — лояльність лояльністю, а й свої інтереси СПФМ забувати не слід!
З урахуванням змін не класифікується як вид розбіжностей та не потребує надсилання повідомлення про них, якщо:
1) у ЄДР немає відомостей про КБВ та/або структуру власності ЮО;
2) встановлено розбіжність в адресі місця проживання КБВ у межах території України (застосовується на період дії воєнного стану та протягом року після його припинення чи скасування);
3) встановлено розбіжність, яка пов’язана з округленням відсотка частки бенефіціарного володіння;
4) встановлено граматичну помилку в написанні прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), яка не впливає на належну ідентифікацію особи, за умови збігу решти даних;
5) встановлено розбіжність у написанні найменування юрособи / прізвища, власного імені та по батькові (за наявності) ФО в структурі власності ЮО, яка пов’язана з транслітерацією українською мовою, за умови повного збігу його написання англійською мовою.
Як скласти Повідомлення з урахуванням змін?
Для складення Повідомлення уточнено окремі правила, зокрема:
1. Усі виявлені розбіжності щодо однієї юрособи, стосовно якої здійснювалася належна перевірка СПФМ, формуються в одне Повідомлення.
2. Для юросіб, які не перереєструвалися з тимчасово окупованих територій (після 24.02.2022) або з територій, де досі тривають бойові дії, особа, яка складає Повідомлення про розбіжності, має зазначити про це і навести адресу юрособи за ЄДР. Причому слово «досі» треба використовувати станом на дату складення повідомлення, адже в цьому випадку ми користуємося вже не Переліком №309, а Переліком територій, затвердженим Наказом Мінрозвитку від 28.02.2025, в якому дата закінчення бойових дій чи дата деокупації не зазначена.
3. Якщо раніше до Повідомлення про розбіжності додавалися документи й матеріали за наявності, то тепер вочевидь треба зазначати лише ті розбіжності, які підтверджено документально. Інакше — такі розбіжності вважаються не підтвердженими та не розглядаються. У будь-якому разі Мін’юст повертає отримане Повідомлення для усунення виявлених недоліків — і це стосується не лише забраклих підтвердних документів, а й тих, які не непридатні для сприйняття змісту та/або немає перекладу державною мовою.
Повідомлення надіслано: що далі?
Держреєстратор протягом 3 робочих днів з дня отримання Повідомлення вносить до ЄДР відмітки про можливу недостовірність інформації про КБВ та/або структуру власності юрособи та необхідності надсилання ЮО Вимоги щодо надання письмових пояснень стосовно виявлених розбіжностей.
Проте таку відмітку не можна побачити у загальному доступі до ЄДР. Тож наявність відповідної відмітки про можливу недостовірність інформації жодним чином не впливає на статус самої ЮО. У цьому разі йдеться про перевірку інформації, отриманої держреєстратором у Повідомленні, але це відбувається між держреєстратором та ЮО.
Повідомлення залишається Мін’юстом без руху (тобто перевірка не здійснюється, а ЮО не отримує Вимогу від держреєстратора про подання відповідних документів та інформації щодо виявлених розбіжностей) у разі, зокрема:
— наявності в ЄДР відомостей про судове рішення щодо заборони проведення реєстраційних дій;
— виправлення або внесення змін до ЄДР щодо КБВ та структури власності самою ЮО неактуальної інформації, до моменту отримання Повідомлення;
— отримання Повідомлення щодо КБВ, стосовно якого встановлено факт застосування санкції у вигляді блокування активів відповідно до Закону України «Про санкції».
Отже, є затверджена форма такої Вимоги, яка має містити не лише прохання надати письмові пояснення стосовно виявленої можливої недостовірності інформації, що міститься в ЄДР, протягом 10 робочих днів з дня її отримання та документи для підтвердження наданої інформації, а й конкретний перелік інформації, яку ЮО має надати, зокрема:
— достовірну інформацію про КБВ (зокрема, П.І.Б., усі відомі країни громадянства (підданства) та серію (за наявності) та номер документа (паспорта); характер та міру (рівень, ступінь, частку) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу));
— структуру власності ЮО за формою та змістом, визначеними відповідно до законодавства;
— у разі спростування можливої недостовірності інформації — вичерпне обґрунтування з посиланням на документи, що підтверджують відповідні факти;
— у разі підтвердження недостовірності інформації — причини, через які відповідна інформація не була своєчасно оновлена юрособою.
Увага! Підтвердними документами можуть бути лише ті, які отримані з офіційних джерел, є чинними (дійсними) на момент їх подання та включають усі необхідні ідентифікаційні дані. Підтвердний документ, який надається в копії, має бути засвідчений шляхом проставлення підпису на ньому керівником ЮО або особою, уповноваженою діяти від її імені.
У Вимозі про надання пояснень держреєстратор повинен обов’язково чітко та конкретно зазначити, про які саме розбіжності (їх повний опис) йдеться та які потрібно підтвердити або спростувати.
Порядок проведення перевірки КБВ та структури власності
Отже, факт отримання держреєстратором Повідомлення про наявність розбіжності ще не призводить до перевірки. Адже наступним кроком є надсилання Вимоги ЮО щодо надання письмових пояснень щодо виявленої можливої недостовірності інформації про КБВ та/або структуру власності ЮО, що міститься в ЄДР.
Вимога надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення на адресу, зазначену в ЄДР, та на адресу електронної пошти ЮО — збережена у форматі «.pdf» візуальна форма електронного документа з нанесеними за допомогою QR-коду реквізитами або сканована копія паперового документа.
Держреєстратор розпочинає перевірку інформації про КБВ та/або структуру власності протягом 10 робочих днів з дня отримання відповідних документів від юрособи, надісланих відповідно до Порядку надання інформації.
Як проводиться перевірка даних про КБВ?
Держреєстратор має право вимагати від фізичних та юридичних осіб:
— надання інформації (у тому числі пояснень), необхідної для встановлення КБВ;
— надання копій документів;
— доступу до приміщень юрособи;
— огляду речей та документів за місцезнаходженням юрособи.
Перевірка інформації про КБВ та/або структуру власності здійснюється протягом 10 р. д. після її початку та може бути продовжена на період отримання додаткової інформації (за потреби) до дня отримання ним запитуваної інформації.
Тож не варто дивуватись, якщо після отримання першої Вимоги та надання на неї відповіді ЮО може отримати ще одну — про надання іншої певної необхідної інформації. Як не треба дивуватися й тому, що 10 днів минуло, а перевірка триває. Вона може тривати й місяці, доки Мінюст не отримає всієї потрібної йому інформації про КБВ вашого підприємства.
Однією з причин, чому відповідна інформація про КБВ не була актуалізована, може бути лист підприємства, який був надісланий до КБВ (або до засновників, які підтримують зв’язок безпосередньо з КБВ), але на який ті не відповіли. Або відповіли про відсутність змін, що виявилося неправдивим.
Підприємство не несе відповідальності, якщо відповідна інформація від КБВ не була надана (немає відповіді) або надана недостовірна інформація (ч. 3 ст. 5-1 Закону №361).
Якщо зміни відбулися, про що юрособа отримала інформацію від КБВ, то відповідні зміни до ЄДР треба подати протягом 30 р. д. з дня їх виникнення.
Такі короткі строки внесення змін мають знати і підприємство, і КБВ!
Наслідки перевірки
Наголошуємо, що держреєстратори на сьогодні можуть здійснювати перевірку інформації щодо тих КБВ, про які юрособа подала відомості до ЄДР.
Встановивши за результатами перевірки неактуальність інформації про КБВ та/або структуру власності ЮО, інформацію про КБВ та/або структуру власності такої ЮО вилучають з ЄДР, а Мін’юст вживає заходів щодо притягнення юрособи до відповідальності у порядку, визначеному законодавством.
При цьому в ЄДР відображатиметься інформація про те, що відомості про КБВ та/або структуру власності ЮО вилечено за вказівкою Мін’юсту (зміни згідно з Наказом Мінюсту від 30.04.2025 №1173/5).
Таким чином, наразі все виглядає так, що держреєстратор за результатами перевірки або підтверджує інформацію про КБВ (незалежно від того, чи юрособа надала відповідь на Вимогу про надання пояснень, чи ні), або встановлює факт неактуальності інформації та вилучає її з ЄДР з відповідними наслідками для ЮО (штрафом).
Неподання або несвоєчасне (протягом 30 днів з дня виникнення змін у КБВ) подання особами, уповноваженими діяти від імені ЮО, держреєстратору інформації про КБВ або про його відсутність тягне за собою накладення штрафу на таку ЮО в розмірі від 17 тис. грн до 340 тис. грн. Це встановлено ч. 4 ст. 35 Закону №755.
Якщо юрособа на цей час не подавала відомостей про КБВ та структуру власності держреєстратору, штрафів поки що не буде.
Адже відповідно до п. 4 Перехідних положень Закону №361 юрособи, зареєстровані до набрання чинності нормативно-правовими актами, якими затверджено положення про форму та зміст структури власності і методологію визначення юрособою КБВ (крім осіб, зазначених у ч. 8 ст. 5-1 цього Закону, та юросіб, які подали відомості про КБВ та структуру власності), подають інформацію про КБВ протягом шести місяців з дня набрання ними чинності, але не раніше 90 днів з дня припинення або скасування воєнного стану в Україні.
Отже, маємо затверджену Методологію визначення юрособою КБВ, затверджену Постановою КМУ/НБУ від 19.09.2023 №1011.
Щодо Положення про форму та змісту структури власності, то відповідний Наказ Мінфіну затверджено 02.04.2024 за №161, який набере чинності через 90 днів з дня припинення або скасування воєнного стану в Україні.
Таким чином, на сьогодні немає потреби подавати інформацію про КБВ та структуру власності за старою формою (за наказом Мінфіну від 19.03.2021 №163), якщо тільки не здійснюються реєстраційні дії, для яких подання відомостей про КБВ та структури власності є необхідним в силу приписів ст. 17 Закону №755.
А от ті ЮО, які вже подавали відомості про КБВ та структуру власності, зобов’язані актуалізувати відповідні дані (у разі змін чи виявлення помилок, неточностей) — інакше штрафу за ч. 4 ст. 35 Закону №755 не уникнути!