Чому штатний розпис є обов’язковим сьогодні?
Відповідь на це запитання Держпраці надавала, посилаючись на норми Господарського кодексу України (далі — ГКУ).
Зокрема, частиною 3 ст. 64 ГКУ передбачено, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює кількість працівників і штатний розпис. Тобто для юросіб це документ обов’язковий, і створити його треба ще на початку діяльності, а далі за потреби вносити до нього зміни.
Штатний розпис є обов’язковим, навіть якщо на підприємстві працює одна людина, наприклад керівник.
І ця вимога дуже давня. На цю саму норму посилалося ще Мінпраці в листі від 27.06.2007 №162/06/187-07. І казало: затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим, і відсутність останнього треба вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно з ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Для фізосіб-роботодавців ГКУ такої вимоги не встановлює. Тож думки контролерів щодо того, чи потрібно ФОПу складати штатний розпис, були протилежні, про що ми писали. Але, щоб уникнути спорів під час перевірок, ФОПам також бажано мати в себе штатний розпис.
Ось у такій ситуації ми перебуваємо на сьогодні. Аж раптом законотворці вирішили забрати наріжний камінь цієї вимоги — скасувати ГКУ, зробити перехідний період до створення повноцінної заміни, а натомість ці три роки деякі питання провадження господарської діяльності регулюватиме Закон України від 09.01.2025 №4196-IX. В якому про обов’язок складати штатний розпис не згадується.
І що тепер?
ГКУ скасовують (а Закон №4196 вводиться в дію) з 28.08.2025.
Тож поки що складання штатного розпису та внесення до нього змін для актуалізації є обов’язком. З 28 серпня кожне підприємство (а тим більше ФОП) самостійно вирішуватиме, потрібен йому такий документ, чи ні.
Аргументи проти нам відомі: що менше обов’язків та документів, то легше. Але чи насправді легше?
Які ж аргументи «за»:
1) штатний розпис (як і статут, наприклад) визначає організаційну структуру підприємства, встановлює кількість працівників (принаймні кількість штатних одиниць). І це окремий документ, для внесення змін до якого не потрібні загальні збори засновників тощо (якщо інше не встановлено статутом). Це зведений документ, у якому показуються усі штатні одиниці, складаючи який, керівництво підприємства бачить усю картину загалом. Це спрощує й управлінські рішення — де що можна скоротити, а що розширити;
2) у штатному розписі наводять також оклади (тарифні ставки тощо) штатних одиниць. Це дозволяє встановлювати розмір та форми оплати праці, контролювати виконання норм трудового права щодо мінімального розміру оплати праці в одному зведеному документі. А також дає змогу планувати витрати підприємства на найближчий рік, створювати резерв на оплату відпусток тощо;
3) у штатному розписі наводять назви посад працівників. Це дозволяє контролювати виконання норм трудового права в одному зведеному документі щодо назв посад, перейменувати певну посаду за потреби.
4) цим документом користуються під час складання кадрових наказів. Звідки взяти назву посади? Зі штатного розпису! Як зазначити в наказі про прийняття на роботу розмір оплати праці? Звісно, зазначити цифрами, але поруч уточнити: «згідно зі штатним розписом», адже ця цифра за цією посадою встановлена керівником і зафіксована у штатному розписі.
Тож аргументів, чому штатний розпис є зовсім не зайвим документом, досить багато, і всі вони вагомі. Проте, чи потрібен він буде саме вам, кожен керівник вирішуватиме на своєму підприємстві самостійно.