Одним із популярних напрямів аутсорсингу є передача ведення бухобліку стороннім виконавцям, зокрема ФОПам. А що каже про це закон?
Хто може вести бухоблік?
Для забезпечення ведення бухобліку підприємство самостійно з дотриманням вимог Закону про бухоблік обирає форми його організації (ч. 4 ст. 8 Закону про бух облік):
— введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
— користування послугами спеціаліста з бухобліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юрособи;
— ведення на договірних засадах бухобліку централізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухобліку та/або аудиторської діяльності;
— самостійне ведення бухобліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких має оприлюднюватися, та у бюджетних установах.
Таким чином, ФОП може вести бухоблік підприємства на договірних засадах.
Щоправда, далі в ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік сказано, що підприємство, яке становить суспільний інтерес, зобов’язане утворити бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером, до складу якої входять не менше ніж дві особи. Положення цього абзацу не поширюється на недержавні пенсійні фонди та інститути спільного інвестування.
Тобто для підприємств, що становлять суспільний інтерес, можливість ведення бухобліку ФОПом не передбачено. Щоправда, це не стосується недержавних пенсійних фондів та інститутів спільного інвестування. З чого висновуємо, що бухоблік цих останніх ФОП вести може.
Підприємства, що становлять суспільний інтерес, — це підприємства — емітенти цінних паперів, цінні папери яких допущені до торгів на регульованому ринку капіталу або щодо цінних паперів яких здійснено публічну пропозицію, банки, страховики, недержавні пенсійні фонди, інші фінансові установи (крім інших фінансових установ та недержавних пенсійних фондів, що належать до мікропідприємств та малих підприємств) та підприємства, які відповідно до Закону про бухоблік належать до великих підприємств (ст. 1 Закону про бухоблік).
Особливості договору аутсорсингу
Позаяк стандартного шаблона договору для бухгалтерського аутсорсингу немає, сторони мають можливість розробити його самостійно.
Проте, враховуючи, що договір стосується надання послуг, він має відповідати вимогам, установленим статтями 901 — 907 ЦКУ.
Ключові аспекти, які треба включити до договору з ведення бухобліку
У договорі аутсорсингу мають бути:
— чітке визначення обсягу послуг: докладно опишіть, які саме послуги надаватиме виконавець, наприклад підготовка фінансової та податкової звітності, обробка первинних документів тощо;
— умови оплати: зазначте розмір та порядок оплати за надані послуги;
— особисте виконання: визначте, що виконавець зобов’язаний надавати послуги особисто. Якщо передбачається можливість передачі виконання іншій особі, це має бути чітко прописано в договорі та вимагати згоди замовника. При цьому виконавець залишається відповідальним перед замовником за якість наданих послуг;
— термін дії договору: встановіть конкретний період, протягом якого діятиме договір;
— порядок розірвання та відповідальність: докладно пропишіть умови та наслідки розірвання договору, а також відповідальність сторін за його порушення. У разі відсутності таких положень застосовуватимуться норми ЦКУ та інших законодавчих актів.
Які вимоги є до ФОП, який вестиме бухоблік?
Згідно із Законом про бухоблік спеціальних вимог до осіб, які ведуть бухоблік, не встановлено. Це означає, що відповідальність за оцінку кваліфікації виконавця покладається на замовника послуг.
Важливо: у випадках, коли на підприємстві відсутні штатні бухгалтери, обов’язок ведення обліку може бути покладений на будь-яку особу, уповноважену власниками, або навіть на самих власників, незалежно від їхньої освіти чи досвіду.
Проте є певні нюанси, які потрібно враховувати.
Наприклад, є Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників. Цей документ містить кваліфікаційні вимоги до посад «головний бухгалтер» та «бухгалтер». Проте він застосовується для регулювання трудових відносин, а не цивільно-правових. Тому, обираючи аутсорсера, його можна використовувати лише як допоміжний матеріал.
Крім того, ФОП, який вестиме бухоблік, повинен мати у своїх реєстраційних даних, а якщо ФОП на спрощеній системі, то і в своїх реєстраційних даних платника ЄП, код КВЕД — 69.20 «Діяльність у сфері бухгалтерського обліку й аудиту; консультування з питань оподаткування».
Чи може ФОП підписувати первинні документи, звітність?
Особистий підпис є обов’язковим реквізитом первинного документа (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.3 Положення №88). Первинні документи повинні підписувати особи, відповідальні за здійснення господарської операції та правильність її оформлення.
Керівник підприємства, установи затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна (п. 2.12 Положення №88).
Як правило, ФОП, який веде бухоблік, не здійснює господарських операцій, тому він не підписує первинних документів. ФОП лише опрацьовує первинні документи, на підставі яких складає реєстри бухобліку, бухгалтерську, податкову, статистичну та іншу звітність. Перелік видів послуг, що їх надає ФОП, встановлюється відповідним договором між підприємством та ФОПом.
Щодо підписання звітності ФОПом-аутсорсером є такі нюанси.
Фінансова звітність:
— законодавство України не містить прямих заборон щодо підписання фінансової звітності аутсорсером;
— позаяк аутсорсер може виконувати обов’язки головного бухгалтера, згідно з договором він може мати право підпису фінансової звітності;
— важливо, щоб це право було чітко прописано в договорі про надання бухгалтерських послуг;
— якщо договір передбачає обов’язок аутсорсера підписувати фінансову звітність, то його невиконання може призвести до відповідальності перед замовником.
Податкова звітність
Податкова декларація має бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухобліку та подання податкової декларації до контролюючого органу (пп. 48.5.1 ПКУ).
Тож якщо ФОП-аутсорсер є особою, яка відповідає за ведення бухобліку та подання податкової декларації до податкового органу, то вона не те що має право, а зобов’язана підписувати декларації.
Повідомлення податкової служби про ведення обліку ФОПом-аутсорсером
Особливості такого повідомлення описані у п. 9.3 Порядку №1588.
Згідно з цим порядком кожне підприємство, тобто юрособа, а також її окремі підрозділи, зобов’язані інформувати податкову службу про те, хто саме відповідає за ведення їхньої бухгалтерії та податкового обліку. Це потрібно зробити протягом 10 днів після того, як підприємство офіційно стане на облік у податковій, або ж якщо відбулися зміни у даних про відповідальних осіб.
Для цього передбачено спеціальну заяву, за формою №1-ОПП або №1-ОПН. У цій заяві треба зробити позначку, яка вказує на те, що ви надаєте відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку. Після отримання цієї заяви податкова служба вносить відповідні зміни до своїх баз даних.
Є також можливість оновити цю інформацію через заяву на реєстрацію платником ПДВ. Якщо ви подаєте таку заяву і вона містить необхідні відомості, то окремо подавати форму №1-ОПП не потрібно.
Крім того, якщо ви маєте договір із податковою службою про електронний документообіг, ви можете подати наведені вище заяви в електронному вигляді, що значно спрощує процес.
Відповідальність ФОПа-аутсорсера перед замовником
Коли підприємство передає ведення бухобліку на аутсорсинг, виникає питання про відповідальність. З одного боку, згідно з ЦКУ, аутсорсер несе відповідальність за якість наданих послуг.
ЦКУ, стаття 906:
— збитки, завдані замовникові невиконанням або неналежним виконанням договору про надання послуг за плату, підлягають відшкодуванню виконавцем, у разі наявності його вини, у повному обсязі, якщо інше не встановлено договором.
Це означає: якщо аутсорсер припуститься помилок, які призведуть до збитків, він повинен відшкодувати їх. У договорі можна докладно прописати штрафи та санкції.
З іншого боку, є обмеження відповідальності.
Закон про бухоблік, стаття 8, частина 3:
— відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства й установчих документів.
ПКУ, пункт 36.5:
— відповідальність за невиконання або неналежне виконання податкового обов’язку несе платник податків (крім випадків, визначених законодавством).
ПКУ, пункт 36.1:
— податковим обов’язком визнається обов’язок платника податку обчислити, задекларувати та/або сплатити суму податку та збору в порядку і строки, визначені цим Кодексом, законами з питань митної справи.
Тобто перед державою за помилки в обліку відповідає замовник.
Висновки:
— аутсорсер відповідає за якість роботи перед замовником (ЦКУ);
— кінцеву відповідальність перед державою несе замовник (Закон про бухоблік, ПКУ).
Ось чому так важливо, щоб договір аутсорсингу чітко визначав межі відповідальності сторін і те, як саме і з якою періодичністю замовник перевірятиме якість роботи аутсорсера.
Бухоблік витрат на послуги аутсорсера
Відображення витрат на бухгалтерів-аутсорсерів в обліку має свої особливості, які важливо враховувати для коректного ведення документації. Ось ключові аспекти.
1. Акт приймання-передачі послуг:
— як і для будь-яких інших послуг, для аутсорсингу бухобліку треба складати акти приймання-передачі наданих послуг;
— хоча типової форми такого акта немає, він повинен відповідати вимогам статті 9 Закону про бухоблік та містити всі обов’язкові реквізити первинного документа.
2. Відображення витрат в обліку:
— у бухобліку витрати на аутсорсингові послуги з ведення обліку відносять до адміністративних витрат, що визначено пунктом 18 НП(С)БО 16);
— нарахування таких витрат відбувається на дату складання акта про надання послуг, коли виникає зобов’язання перед виконавцем щодо оплати його послуг, що відповідає пункту 5 НП(С)БО 16.
3. Важливі аспекти:
— ретельне оформлення акта приймання-передачі послуг є ключовим для підтвердження витрат;
— правильне віднесення витрат до адміністративних дозволяє коректно формувати фінансову звітність та податкові декларації.
Отже, витрати на бухгалтерів-аутсорсерів відображають в обліку як адміністративні витрати на підставі актів приймання-передачі наданих послуг.
Нормативна база
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників — Випуск 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений Наказом Мінпраці від 29.12.2004 №336.
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.
- Порядок №1588 — Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений Наказом Мінфіну від 09.12.2011 №1588.