Правила відновлення паперової трудової книжки у разі її втрати чи зіпсуття прописані в розділі 5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників.
Особа, яка загубила трудову книжку (вкладку до неї), зобов’язана негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи (п. 5.1 Інструкції №58).
Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення — в інші строки роботодавець має видати працівникові іншу трудову книжку з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки. Дублікат трудової книжки або вкладку до неї заповнюють за загальними правилами. Позаяк працівник до влаштування на підприємство вже працював, то під час заповнення дубліката трудової книжки в розділі «Відомості про роботу» до графи 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записують сумарно: загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записують за окремими періодами роботи у такому порядку:
— у графі 2 — дата прийняття на роботу;
— у графі 3 — найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було його прийнято.
Після цього у графі 2 записують дату звільнення, а у графі 3 — причину, якщо в поданому працівником документі є такі дані. У графі 4 зазначають найменування, дату і номер документа, на підставі якого виконано відповідні записи в дублікаті.
Увага: якщо документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому, до дубліката трудової книжки вносять лише ті дані, що є в документах.
Висновки:
— законодавством не передбачено виписування дубліката трудової книжки роботодавцем на підставі її сканкопії. Стаж роботи має бути підтверджено документально (зокрема, довідками або наказами з попередніх місць роботи);
— проте сканкопія допоможе роботодавцю підтвердити та правильно підрахувати стаж працівника і спонукати його звернутися за колишніми місцями роботи по копії підтвердних документів (наказів чи довідок) про прийняття/переведення/звільнення, аби правильно внести записи про роботу працівника до дубліката ТК.