У разі встановлення фактів крадіжок (на день установлення таких фактів) в обсязі, визначеному керівником, підприємство має провести інвентаризацію (абз. 4 п. 7 розділу І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань).
На підставі даних інвентаризації суму нестачі списують на субрахунок 947. Одночасно зі списанням цінностей, винних у нестачі яких не встановлено, балансову вартість списаного активу зараховують на позабалансовий рахунок 072 (Інструкція про застосування плану рахунків).
Суму втрат від нестач списують на фінансовий результат записом Д-т 791 К-т 947.
Якщо винні особи не будуть установлені, тоді закриття субрахунку 072 відбудеться після закриття справи згідно із законодавством, тобто цінності підлягатимуть списанню після закінчення строку позовної давності.
Якщо ж винну особу встановлять раніше, тоді потрібно буде зробити проведення Д-т 375 К‑т 716 з одночасним списанням суми втрат з субрахунку 072. Доходи збільшують фінансовий результат, що відображається проведенням Д-т 716 К-т 791. Суму відшкодування, яку вносить винна особа коштами, відображають проведенням Д-т 301, 311 К‑т 375.
ПКУ не передбачає коригування фінрезультату при списанні виявлених нестач коштів на рахунках, незалежно від того, чи будуть вони надалі компенсовані винною особою. Тож такі нестачі впливають на фінрезультат за правилами бухобліку: витрати при списанні і доходи при відшкодуванні.