Необхідність ведення касової книги
Касова книга — це документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки у касі (пп. 9 п. 3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 (далі — Положення №148).
Необхідність ведення касової книги зумовлено вимогами п. 39 Положення №148. Згідно з цією нормою установи/підприємства відображають у касовій книзі всі надходження і видачу готівки у національній валюті.
Готівка у касі підприємства вважається неоприбуткованою, якщо її надходження не було відображено у касовій книзі, навіть якщо на неї було виписано прибутковий касовий ордер. Це випливає з норм пп. 18 п. 3 Положення №148: оприбуткування готівки — проведення суб’єктами господарювання обліку готівки у касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі/книзі обліку доходів і витрат/фіскальному звітному чеку/електронному фіскальному звітному чеку/розрахунковій квитанції.
Також це підтверджується п. 11 Положення №148: Оприбуткуванням готівки у касах установ/підприємств та їхніх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та з оформленням їх касовими ордерами та веденням касової книги, є здійснення обліку готівки у повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
Касова книга у філіях та відокремлених підрозділах
Касова книга на підприємстві може бути лише одна (Положення №148). Але що робити, якщо готівкові операції проводяться у філіях/відокремлених підрозділах?
Стосовно цього є норма п. 11 Положення №148. Зокрема, в абз. 3 цього пункту зазначено, що оприбуткуванням готівки у касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги, є забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ, і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками/електронними фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО — у разі її використання на період виходу з ладу РРО чи вимкнення електроенергії). Установа/підприємство визначає місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у електронній формі.
Далі в абз. 4 цього пункту: оприбуткуванням готівки у касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням програмних РРО без ведення касової книги, є забезпечення щоденного створення засобами програмних РРО у паперовій та/або електронній формі фіскальних звітних чеків та подання їх до фіскального сервера засобами телекомунікацій, а також надсилання створених програмними РРО електронних розрахункових документів та повідомлень для їх реєстрації і довгострокового зберігання до фіскального сервера.
В яких випадках касова книга не потрібна?
Якщо підприємство здійснює готівкові розрахунки, виписування ПКО і ВКО та ведення касової книги є обов’язковими.
За відсутності касової книги підприємство може проводити лише безготівкові розрахунки, а саме:
— отримання грошей від покупців, підзвітних осіб, засновників та з інших джерел — тільки перерахуванням на розрахунковий рахунок підприємства через касу банку або банківський термінал;
— видача грошей постачальникам, у підзвіт, у вигляді зарплати та на інші виплати — тільки перерахуванням на карткові або поточні рахунки.
Порядок ведення паперової касової книги
Аркуші паперової касової книги нумерують та прошнуровують, опечатують відбитком печатки, за наявності її в установі/на підприємстві. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчують підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства.
Записи в касовій книзі роблять у двох примірниках. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги, — «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги, — «Звіт касира», є документами, за якими касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.
Алгоритм заповнення паперової касової книги такий:
— касову книгу перед застосування треба прошити (прошнурувати) та пронумерувати;
— кількість пронумерованих сторінок зазначити на обкладинці, за наявності печатки підприємства — засвідчити її печаткою;
— строк ведення касової книги — один рік, що сказано в роз’ясненнях ДПС стосовно Порядку ведення касової книги. Якщо касова книга протягом року не була заповнена повністю, то на порожніх сторінках проставляють прочерки або роблять напис «Касова книга закінчена», який засвідчують підписами касира, головного бухгалтера і керівника, та ставлять дату. Якщо протягом року одна касова книга закінчилася, потрібно почати нову касову книгу для цього самого року, нумерація якої також починається з цифри 1, але сама касова книга вже має номер 2;
— на новий фінансовий рік заводять нову касову книгу;
— касир робить записи у касовій книзі за операціями з одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю у день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки у касі протягом робочого дня записів у касовій книзі цього дня не роблять (п. 40 Положення №148);
— касир щодня наприкінці робочого дня підсумовує операції за день, виводить залишок готівки у касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіти касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), із прибутковими та видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі (п. 40 Положення №148). Бухгалтер повинен перевірити і порахувати отримані документи та розписатися на аркуші касової книги;
— записи у касовій книзі роблять окремо за кожним ПКО та ВКО у день проведення касової операції;
— залишок на початок наступного дня повинен дорівнювати залишку в касі на кінець минулого дня;
— у порожніх рядках на аркуші касової книги ставлять прочерк; якщо одного аркуша для здійснення запису про готівкові операції бракує, то на сторінці, яка закінчилася, підбивають проміжні підсумки сум надходжень та видатків і на наступній сторінці записи продовжують з цією самою датою;
— у бухгалтерії підприємства «Звіти касира» та касові документи до них мають бути скомплектовані у хронологічному порядку, пронумеровані та зберігатися протягом трьох років з дня закінчення податкового звітного періоду, якого вони стосуються, за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства (п. 352 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5);
— при видачі через касу зарплати готівкою її можна зберігати у касі протягом 3 робочих днів та не враховувати до ліміту каси (консультація у ЗІР підкатегорії 109.15: «Які передбачені терміни зберігання готівки, яка одержана в банку для виплат заробітної плати а також пенсій, стипендій, дивідендів?»). Тож її суму наводять окремо наприкінці аркуша касової книги після залишку («у тому числі на зарплату…»);
— вести касову книгу має касир, контролювати — головний бухгалтер.
Правила ведення касової книги
Касову книгу на підприємстві можна вести у паперовій або електронній формі.
Установа/підприємство зобов’язане розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки у касі установи/підприємства (п. 12 Положення №148). У цьому документі доцільно зазначити, яким чином буде вестися касова книга на підприємстві — у паперовому чи електронному вигляді.
Якщо це буде електронна касова книга, потрібно щодня, наприкінці місяця, наприкінці року тощо роздруковувати кожну з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира») (див. абз. 2 п. 33, п. 41, прим. 6 до додатка 5 до Положення №148). Частоту друкування доречно зазначити у Порядку оприбуткування готівки, розробленому і затвердженому підприємством.
Порядок ведення електронної касової книги
Установи/підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів.
Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги у паперовому вигляді.
Записи у касовій книзі роблять на підставі інформації з касових документів (п. 5 та 6 Пояснення до заповнення додатка 5 до Положення №148). Записи у касовій книзі здійснюються до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містять усі реквізити, передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги нумерують автоматично у порядку зростання з початку року.
Порядок заповнення електронної касової книги не відрізняється від порядку заповнення паперової. А от нюанси її роздрукування такі.
Під час складання електронного документа касової книги роздруковують кожну з двох частин аркуша касової книги: «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира». Водночас:
— у разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» наприкінці місяця автоматично роздруковують загальну кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування наприкінці року — їх загальну кількість за рік;
— після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир перевіряє правильність складання цих документів, підписує їх і передає «Звіт касира» разом із відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги»;
— протягом року «Вкладний аркуш касової книги» касир зберігає окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формують у підшивки в хронологічному порядку. Загальну кількість аркушів за рік засвідчують підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства-юрособи, а підшивки формують у книгу;
— після закінчення календарного року касову книгу на електронних носіях передають для зберігання відповідно до законодавства України.
Порядок виправлення помилок у касовій книзі
Виправлення у касовій книзі не допускаються (п. 39 Положення №148). Водночас зазначено, що зроблені виправлення підписуються касиром, а також головним бухгалтером або особою, яка його заміщує. Тобто маємо у Положенні №148 дві суперечливі тези.
Податківці вважають, що перше речення (про заборону) треба розглядати не як імперативну норму (яка не допускає винятків), а як базове правило. При цьому друге речення пояснює, як діяти, якщо помилка під час складання касової книги все ж таки виникла.
Строки зберігання касової книги
Юрособи зобов’язані після закінчення касової книги, яку вели на паперових або електронних носіях, зберігати її протягом не менш як 3 роки з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, — не менш як 3 роки з дня здійснення відповідної господарської операції.
Відповідальність за неправильне оформлення касової книги
І наостанок про приємне. Як і у випадку з касовими документами, відповідальність за порушення порядку ведення касової книги чинним законодавством не передбачена.
А от за незбереження касової книги юрособі загрожує штраф за п. 121.1 ПКУ в розмірі 1 020 гривень.