Оформлення видаткового касового ордера (ВКО) та видаткової відомості
Видачу готівки з каси можна оформлювати видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями (п. 26 Положення №148). Документи на видачу готівки підписують керівник та головний бухгалтер або уповноважена особа. До ВКО також додаються заяви на видачу готівки й інші розрахунки.
Підпис керівника підприємства на видаткових касових ордерах не обов’язковий, якщо на доданих до ВКО документах, заявах, рахунках є його дозвільний напис.
Підприємства, які займаються закупівлею сільськогосподарських товарів, видають готівку здавальникам такої сільгосппродукції за відомостями, в яких зазначаються прізвища й адреси здавальників, обсяги зданої продукції та сума виплаченої готівки, що підписуються здавальником.
Касир вимагає пред’явлення документа, що посвідчує особу та відповідно до законодавства України може бути використаний на території України для укладення правочинів (паспорт/е-паспорт тощо), у разі видачі окремим фізособам готівки (у тому числі працівникам підприємства) за видатковим касовим ордером або видатковою відомістю, записує його найменування і номер, ким і коли виданий. Фізособа розписується у видатковому касовому ордері або видатковій відомості про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень — словами, копійок — цифрами) (п. 27 Положення №148).
Одержувачі пред’являють паспорти чи документи, що їх замінюють, якщо видаткова відомість складена на видачу готівки кільком особам, та розписуються у відповідній графі документа.
Якщо на видатковому касовому документі немає підпису одержувача, ВКО або видаткові відомості не можуть бути прийняті для підрахунку залишку готівки в касі.
Видачу готівки фізособам, які відсутні у штатному розписі підприємства, проводять за ВКО, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою видатковою відомістю.
Касир повинен видавати готівку тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або видатковій відомості.
Якщо особи з поважних причин не мають змоги поставити підпис власноручно, готівку для них видають за довіреністю, оформленою у встановленому порядку згідно із законодавством України. У видатковому касовому ордері після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім’я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку, а в разі видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю». Видають готівку за довіреністю відповідно до вимог, передбачених у пункті 27 розділу III цього Положення. Довіреність або нотаріально засвідчена копія довіреності залишається в касира і додається до видаткового касового ордера або видаткової відомості (п. 28 Положення №148).
Виплати, пов’язані з оплатою праці, касир підприємства може проводити як за видатковими касовими ордерами, складеними на кожного одержувача, так і за видатковими відомостями.
Дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника та головного бухгалтера або уповноважених осіб роблять на титульній сторінці видаткової відомості із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень — словами, копійок — цифрами).
Одноразові видачі готівки, пов’язані з оплатою праці, окремим особам проводять за видатковими касовими ордерами (п. 30 Положення №148).
Нагадаємо порядок заповнення видаткового касового ордера:
— у рядку «Найменування підприємства/установи/організації» зазначають назву суб’єкта господарювання, який видає готівкові кошти;
— у рядку «Видатковий касовий ордер» — номер та дату оформлення касового ордера;
— у колонках таблиці — номер документа, дату складання, номер кореспондуючого рахунку (субрахунку), код аналітичного рахунку, суму, код цільового призначення;
— у рядку «Видати» — прізвище, ім’я по батькові особи — отримувача коштів;
— у рядку «Підстава» — підстави щодо видачі готівкових коштів;
— у рядку «Сума» — фактично видану суму готівки;
— у рядку «Додаток» — документи, що додаються до ВКО;
— у рядках «Керівник» та «Головний бухгалтер» — підпис, прізвище й ініціали керівника та головного бухгалтера;
— у рядку «Одержав» — суму отриманих коштів словами та дату отримання;
— у рядку «Підпис одержувача» — підпис особи, яка отримала кошти;
— у наступному рядку — найменування, номер, дату та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача;
— у рядку «Видав касир» — підпис, прізвище та ініціали касира, який видав кошти.
Алгоритм заповнення видаткового касового ордера покажемо у таблиці.
Таблиця
Алгоритм заповнення видаткового касового ордера (ВКО)
| Назва реквізиту | Приклад заповнення | Пояснення | За Положенням №148 |
| Заголовна частина | |||
| Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України | 45600654 | Зазначається код ЄДРПО* (п. 2 ч. 2 ст. 9 Закону №755) | — |
| _______________ (найменування підприємства/ установи/організації) |
ТОВ «Гарні справи» | Зазначається повне або скорочене найменування юридичної особи* (п. 1 ч. 2 ст. 9 Закону №755) | — |
| від «__» __ 20__ року | «25» серпня 2024 |
Зазначається дата складання ВКО та його реєстрації в журналі (додаток 4 до Положення №148)** | Приймання і видача готівки за касовими ордерами проводяться тільки у день їх складання (абз. 3 п. 32) |
| Графи табличної частини | |||
| 1) №з/п | 174 | Зазначається реєстраційний номер ВКО у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4 до Положення №148)** | ВКО до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. ВКО, що оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості (абз. 1 п. 33) |
| 2) Номер документа | 174 | Зазначається реєстраційний номер ВКО у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4 до Положення №148)** | ВКО до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. ВКО, що оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості (абз. 1 п. 33) |
| 3) Дата складання | 25.08.2024 | Зазначається дата складання ВКО та його реєстрації в журналі (додаток 4 до Положення №148)** | Приймання і видача готівки за касовими ордерами проводиться тільки в день їх складання (абз. 3 п. 32) |
| 4) Кореспондуючий рахунок, субрахунок | 661 | Зазначається кореспондуючий рахунок, субрахунок (тобто виплата коштів із каси відображається за К-т рах. 30 з Д-т рахунків: 14 15; 30; 31; 33; 35; 36; 37; 39; 40; 45; 46; 47; 48; 50; 51; 52; 53; 55; 60; 61; 62; 63; 65; 66; 67; 68; 69; 70; 76; 84; 90; 91; 92; 93; 94; 95; 97 (Інструкція №291) | — |
| 5) Код аналітичного рахунку | Зазначається код аналітичного рахунку (якщо такий ведеться) | — | |
| 6) Сума | 8 586,25 | Зазначається цифрами сума готівки у гривнях з копійками, що підлягає виплаті з каси підприємства (наприклад, 8586,25; 8586-25; 9100 ₴) | Для позначення сум національної грошової одиниці гривні в касових документах може використовуватись її графічний знак — «₴» (п. 36) |
| 7) Код цільового призначення | Зазначається код цільового призначення (якщо воно має місце) | — | |
| Основна частина, що заповнюється бухгалтером | |||
| Видати _______ (прізвище, ім’я, по батькові) |
Осені Оксані Яківні | 1) Зазначаються прізвище, ім’я, по батькові особи (далі — ПІБ), якій мають виплатити готівку з каси; 2) назва банку, якщо підприємство в один день здає кошти до двох різних банків (наприклад, до одного — готівкова виручка; до другого — депонована заробітна плата та внесок засновника до статутного капіталу) |
Касир проводить видачу готівки тільки особі, зазначеній у ВКО або видатковій відомості (п. 28); не заповнюються у ВКО, які оформляються на загальну суму проведених касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, здавання готівки до банку (абз. 4 п. 32)*** |
| У разі видачі готівки за довіреністю після ПІБ одержувача готівки | за довіреністю Осені Василю Юрієвичу | Зазначається ПІБ особи, якій довірено одержати готівку за належним чином оформленою довіреністю | Готівка видається за довіреністю, оформленою у встановленому порядку згідно із законодавством України, особам, які з поважних причин не мають змоги поставити підпис власноручно. У ВКО після ПІБ одержувача готівки бухгалтер зазначає ПІБ особи, якій довірено одержати готівку (абз. 2 п. 28) |
| Підстава | відпусткові за серпень 2024 року | Зазначається підстава для видачі готівки (призначення платежу), яка залежить від кореспондуючого рахунку, субрахунку (наприклад: 311 — кв. банку на внесення готівки; 333 — чек платіжного термінала; 372 — на відрядження або під звіт; 661 — зарплата, відпускні, разові премії тощо; 672 — повернення внеску зі статутного капіталу; 949 — матеріальна допомога пенсіонеру — колишньому працівникові) |
Зазначається підстава для складання (абз. 2 п. 32). Готівкова виручка здається суб’єктами господарювання (включно з готівковою виручкою (готівкою), отриманою із застосуванням платіжних пристроїв та через пункти або через відповідні служби, яким згідно із законодавством України надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів, або через підприємства, які отримали ліцензію Нацбанку України на надання банкам послуг з інкасації). Готівкова виручка (готівка) здається для зарахування на будь-який рахунок суб’єкта господарювання на його вибір (п. 16). Видається готівка на відрядження або під звіт: 1) на закупівлю с/г продукції та заготівлю вторсировини; 2) на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів; 3) на всі інші виробничі (господарські) потреби (п. 19). Виплати, пов’язані з оплатою праці, проводяться касиром за ВКО, складеними на кожного одержувача чи за видатковими відомостями (абз. 1 п. 30). Одноразові видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, окремим особам, проводяться за ВКО (абз. 3 п. 30) |
| Сума ______________ (словами) |
Вісім тисяч п’ятсот вісімдесят шість грн 25 коп. | Зазначається сума коштів, що підлягають видачі з каси, без помилок та виправлень | — |
| Додаток | Довіреність | Зазначаються документи, які є підставою для складання ВКО та які до них додаються (наприклад: витяг з протоколу загальних зборів засновників; довіреність на отримання коштів тощо) |
Додаються заяви на видачу готівки, розрахунки (абз. 1 п. 26); довіреність або нотаріально засвідчена копія довіреності залишається в касира і додається до ВКО (абз. 2 п. 28); |
| документ, що свідчить про здавання виручки до банку: 1) квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку; 2) квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування; 3) супровідний касовий ордер до сумки з цінностями; 4) чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів (абз. 3 п. 29) |
|||
| Керівник ________ (підпис, прізвище, ініціали) |
Киця І. В. | Підписує власноруч керівник або особа, яка його заміняє, відповідно до наказу із зазначенням його прізвища та ініціалів | Підписуються керівником (абз. 1 п. 26); підпис керівника на ВКО не обов’язковий, якщо на доданих до ВКО документах, заявах, рахунках є його дозвільний напис (абз. 2 п. 26) |
| Головний бухгалтер ________________ (підпис, прізвище, ініціали) |
Літо С. В. | Підписує власноруч головний бухгалтер або особа, уповноважена керівником із зазначенням його прізвища та ініціалів | Підписуються головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником (абз. 1 п. 26) |
| Частина, що власноруч заповнюється одержувачем готівки**** | |||
| Одержав ____________ (словами) |
Вісім тисяч п’ятсот вісімдесят шість грн 25 коп. | Зазначається власноруч одержувачем або особою, на яку складено довіреність, одержана сума (гривень — словами, копійок — цифрами) без помилок та виправлень***** | Заповнюється отримувачем готівки (абз. 5 п. 32); фізична особа, що розписалася за одержання готівки, повинна зазначити одержану суму (гривень — словами, копійок — цифрами) (абз. 1 п. 27) |
| «_» ___ 20__ року | «25» липня 2024 | Зазначається дата одержання готівки за ВКО**** | Заповнюється отримувачем готівки (абз. 5 п. 32) |
| Підпис одержувача | Осінь В. Ю. | Розписується власноруч одержувач або особа, на яку складено довіреність**** | Заповнюється отримувачем готівки (абз. 5 п. 32); фізична особа розписується про одержання готівки (абз. 1 п. 27) |
| Частина, що власноруч заповнюється касиром | |||
| За ____________ (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача) |
паспортом СН № 123456, виданим Печерським РУГУ МВС України в м. Києві 04.12.1990 р. | Записуються найменування і номер, ким і коли виданий пред’явлений одержувачем документ, що посвідчує особу (паспорт або інший документ, що посвідчує особу)**** | Касир вимагає пред’явити паспорт (е-паспорт) або інший документ, що посвідчує особу та відповідно до законодавства України може бути використаний на території України для укладення правочинів, у разі видачі окремим фізичним особам готівки (у т. ч. працівникам установи/підприємства), записує його найменування і номер, ким і коли він виданий (абз. 1 п. 27) |
| Видав касир ______________ (підпис, прізвище, ініціали) |
Зима К. А. | Підписує власноруч касир (особа, яка виконує його функції) із зазначенням його прізвища та ініціалів | Підписує касир (особа, яка виконує його функції); якщо штатним розписом підприємства не передбачено посади касира, виконання його обов’язків покладають на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність, відповідно до письмового розпорядження керівника (абз. 5 п. 45) |
| * Не заборонено проставляння штамппа, який містить ці реквізити. ** Ці реквізити мають бути однакові. *** У разі якщо ВКО оформляється на загальну суму готівки, що видається, наприклад, за видатковою відомістю працівникам підприємства, то у реквізиті «Видати» зазначаються прізвище, ім’я, по батькові особи, яка видає кошти (касира) (лист Нацбанку від 07.03.2018 №50-0007/13560). **** Реквізити у ВКО «Одержав», «Дата», «Сума» мають бути власноруч заповнені одержувачем готівки. ***** Реквізити не заповнюються на загальну суму проведених установою/підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку) (абз. 5 п. 32). |
|||
Відповідальність за неправильне оформлення касових документів
І наостанок про приємне. За порушення правил оформлення касових документів відповідальність не передбачена, що визнають наразі і податківці.
Проте, наприклад, якщо йдеться про документи на виплату заробітної плати, то порушення правил їх оформлення може призвести до звинувачень у невиплаті або ж у порушенні строків виплати.
Тобто такі документи важливі не лише тому, що вони оформлюють касові операції, а й тому що вони підтверджують певні господарські дії: отримання доходів, придбання активів, реальність витрат. Тож, як і решта первинних документів, касові документи треба мати обов’язково й уважно стежити за правильністю їх оформлення!
Відповідальність за незберігання касових документів
Платники податків мають забезпечити зберігання первинних документів не менш як 1 095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи. А якщо податкова звітність не подавалася, то протягом 1 095 днів з дати закінчення граничного строку подання такої звітності (п. 44.3 ПКУ).
За порушення цієї вимоги накладається штраф 1 020 грн (п. 121.1 ПКУ).
Нормативна база
- Закон №755 — Закон України від 15.05.2003 №755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань».
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
- Інструкція №291 — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291.