У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин на підставі свідоцтва про смерть, наданого родичами або іншими особами, які здійснили поховання.
Якщо справді виявиться, що у працівника родичів немає і ховатиме його, наприклад, держава, то підтвердження факту реєстрації смерті ляже на плечі роботодавця.
Для цього роботодавцю, керуючись пп. 3 розд. ІІІ Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, потрібно подати до органу РАЦСу заяву про державну реєстрацію смерті (форма встановлена додатком 17-1 Правил) не пізніше трьох днів з дня настання смерті чи виявлення тіла, а в разі неможливості одержання лікарського свідоцтва про смерть, фельдшерської довідки про смерть — не пізніше п’яти днів та до закінчення одного року з дня настання смерті. Державна реєстрація смерті (за заявою) проводиться у день звернення заявника за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті чи виявлення тіла або за місцем поховання.
Тож розуміємо, що підставою для звільнення працівника у зв’язку зі смертю є саме свідоцтво про смерть. І поки його копії роботодавець не матиме, працівник вважається таким, що й надалі перебуває з роботодавцем у трудових відносинах, але, знаючи, що працівник помер, до отримання свідоцтва табелювати його потрібно літерним кодом «І» (цифровий код «30»).
Після отримання свідоцтва про смерть роботодавець видає наказ про звільнення у зв’язку зі смертю за п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП та проводить остаточний розрахунок (нараховує працівникові зарплату за відпрацьований період, компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, лікарняні тощо), керуючись ст. 116 КЗпП з урахуванням вимог ст. 47 КЗпП. При цьому дата звільнення і дата наказу не збігатимуться. По суті, він буде звільнений «заднім числом» (у цій ситуації це цілком легально): наказ буде складено після документального підтвердження факту смерті, а дата звільнення буде датою смерті працівника.