Працівникам, які скеровуються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення у порядку та розмірах, установлених законодавством (ст. 121 КЗпП).
Сума добових, яка виплачується працівникові за дні відрядження, має бути зафіксована у положенні про відрядження або у колективному договорі, а за їх відсутності — у наказі про відрядження тощо.
Сума добових не обмежена трудовим законодавством, проте нормами ПКУ встановлено неоподатковувану суму, в межах якої ПДФО та ВЗ не утримують. Якщо суми добових перевищують неоподатковувану межу, то суму перевищення оподатковують на загальних підставах. Добові можуть установлювати як у гривнях, так і у валюті.
Для пільги в оподаткуванні сума добових має документально підтверджуватися, перелік таких документів визначено пп. 170.9.1 ПКУ.
Сума добових визначається у разі відрядження (абз. 19 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ):
— у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
— до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
У разі відсутності первинних чи будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні, до звіту додають засвідчені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідку Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим працівником державного кордону України (у якій зазначено пункт пропуску, дату й час перетину кордону, серію, номер, тип та назву паспортного документа) (абз. 5 п. 17 розділу III Інструкції №59).
Попри те що Інструкція №59 розроблена для бюджетних установ, приватні підприємства також можуть нею користуватися, бо іншого законодавчого документа, який би регулював службові відрядження, немає.
Отже, керуючись нормами ПКУ (зокрема, формулюванням «відміток прикордонних служб про перетин кордону»), потрібними є відмітки всіх прикордонних служб, які зобов’язані ставити такі відмітки на шляху відрядженого працівника.
Тому працівникові після прибуття із закордонного відрядження для підтвердження пільги щодо оподаткування добових, якщо, наприклад, квитків та документів на проживання за кордоном немає, потрібно надати роботодавцю паспорт з відмітками про перетин кордону. А роботодавцю доцільно зробити копію сторінки (або сторінок) із такими відмітками, засвідчивши підписом відповідальної особи, яка робитиме таку копію.