Дата, на яку застосовується валютний курс при відображенні в обліку валютних операцій у закордонних відрядженнях, залежить від конкретних умов операції:
— яку картку застосовує працівник — свою особисту чи корпоративну?
— чи знімає готівку з корпоративної картки, чи розраховується нею за товари/послуги без зняття готівки?
Між корпоративною карткою та особистою карткою працівника є принципова відмінність: на рахунку, до якого емітовано корпоративну картку, перебувають кошти підприємства, а на рахунку, до якого емітовано особисту картку працівника, — кошти працівника. Позаяк власники цих коштів різні, то й дати, на які визнаються витрати та застосовується валютний курс, різні.
Коли йдеться про витрати працівника з власної гривневої картки, під час здійснення таких витрат у підприємства ще не виникає боргу перед працівником. Він виникне тільки коли працівник надасть підтвердні документи, адже операції на особистих картках працівників підприємство бачити не може. І тоді на дату затвердження звіту працівника у підприємства виникають витрати на відрядження з одночасним визнанням заборгованості перед працівником: Д-т 23, 91 — 94 К-т 372, яка потім погашатиметься коштами: Д-т 372 К-т 301, 311.
Інша річ, якщо йдеться про використання корпоративної картки. Рух коштів за корпоративним рахунком відбувається у момент списання коштів, тому й витрати визнають за курсом на дату такого списання.
Наприклад, якщо працівник зняв готівку з корпоративного рахунку, у нього виникла заборгованість перед підприємством: Д-т 372 К-т 311, яка потім має бути погашена підтвердними документами і списана на витрати: Д-т 23, 91 — 94 К-т 372.
Якщо працівник розраховується корпоративною карткою без зняття готівки, витрати визнають за курсом на дату такого розрахунку, коли кошти були списані з рахунку картки. Підприємство бачить на своєму рахунку суму операції у валюті та гривнях за комерційним курсом банку вже на дату здійснення розрахунків карткою. Різницю між комерційним курсом та курсом Національного банку України на дату операції потрібно списувати на рахунок 711 або 942 як доходи/витрати від купівлі іноземної валюти, адже це доходи/витрати самого підприємства.
Після закінчення відрядження працівник подає підтвердні документи щодо витрат, які були понесені за рахунком, до якого емітовано картку. Валютні суми вже не перераховують за курсом на дату подання документів, тому що заборгованість працівника за підзвітними коштами є немонетарною і курсова різниця за нею не визначається.
