На нашу думку, так, можна. Прямих норм, які визначають закріплення автомобіля за конкретним водієм, законодавство не містить.
Проте використання автомобіля працівником можливе лише за наявності у нього посвідчення водія на право керування транспортними засобами (п. 2.1 Правил дорожнього руху) відповідної категорії.
Треба враховувати і таке. До початку роботи керівник зобов’язаний забезпечити працівника необхідними для роботи засобами та провести первинний інструктаж (ст. 29 КЗпП). Тобто керівник надає все необхідне для виконання трудових обов’язків працівника, за потреби й автомобіль. І повинен переконатися, що працівник за потреби матиме доступ до такого автомобіля.
Якщо потреба виникає час від часу, можна встановити графік, хто і коли користується тим чи іншим автомобілем.
Якщо потреба виникає постійно, то все ж таки доцільно закріпити певний автомобіль за певним працівником (або уточнити час, у який цей автомобіль має використовуватися саме ним).
Закріпити певний автомобіль можна як за конкретним працівником, так і за декількома працівниками, приміром, якщо вони працюють позмінно або протягом дня використовують один автомобіль для декількох поїздок. Одночасне використання автомобіля декількома водіями неможливе навіть «на папері», адже керувати автомобілем у певний момент часу може тільки одна особа.
На нашу думку, уточнити в наказі лише перелік автомобілів та потенційних водіїв буде недостатньо, адже потрібно врегулювати такі питання:
— табелювання водіїв та нарахування їм заробітної плати;
— списання пального.
Типові форми первинного обліку роботи службових транспортних засобів — подорожні листи легкового авто та вантажного авто — скасовані. Тож підприємство для підтвердження фактичних витрат пального під час експлуатації транспортних засобів може самостійно затвердити відповідні форми документів, за допомогою яких здійснюватиме облік та списання ПММ, або й надалі використовуватиме скасовану форму подорожнього листа. Основною вимогою є те, що вони мають містити всі обов’язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88.
На кожного водія складають окремий документ про поїздку. Під час використання автомобіля працівник є матеріально відповідальною особою, бо він отримує у користування майно підприємства. Працівники зобов’язані дбайливо ставитися до майна підприємства, установи, організації і вживати заходів для запобігання шкоді (ст. 31 КЗпП). А якщо декілька працівників використовують автомобіль, то всі вони повинні чітко розуміти, хто за що відповідає і якою мірою.
З огляду на зазначене вище в наказі варто записати:
— посадових осіб, які визначають необхідність здійснення поїздки;
— працівників, які матимуть право керувати автомобілями із зазначенням термінів. За потреби можна скласти графік використання автомобіля, якщо водіїв багато;
— визначити порядок надання автомобіля конкретному водію та його повернення після поїздки;
— порядок проведення ТО та ремонту автомобілів, призначити відповідальних осіб за це;
— документальне оформлення кожної поїздки — подорожній лист або інший подібний документ.