Норми списання палива
Наказом від 02.11.2023 №1011 Мінінфраструктури скасувало Норми №43.
А вже 17 листопада 2023 року науково-технічна рада ДП «ДержавтотрансНДІпроект» затвердила:
Увага: як і до цього, Норми №43, Методичні рекомендації мають рекомендаційний характер. Вони можуть бути прийняті за основу, але водночас підприємство має право встановити індивідуальні норми витрат палива. Для цього треба сформувати комісію та провести хронометражі роботи автомобілів і техніки, визначивши норми витрат палива відповідно до умов використання. Відтак слід оформити результати проведених замірів актом та затвердити цей акт наказом керівника. Також, як варіант, можна звернутися до ДП «ДержавтотрансНДІпроект».
Деякі підприємства так і зробили у період з 02.11.2023 до 17.11.2023, бо у цей період не було орієнтиру на норми списання палива, а дехто й надалі використовував Норми №43.
Наразі Мінінфраструктури не затвердило нових норм списання, тож підприємство може використовувати нові базові норми ДП «ДержавтотрансНДІпроект» або й надалі орієнтуватися на внутрішні документи.
Проте слід пам’ятати: якщо ми орієнтуємося на внутрішні документи, то такі норми мають бути економічно обґрунтовані, адже під час перевірки ДПС зацікавиться таким обґрунтуванням. Витрати палива безпосередньо впливають на об’єкт оподаткування податком на прибуток та ПДВ. І якщо виявлять перевитрати палива, їх можуть розглядати як додаткове благо матеріально відповідальних осіб та оподатковувати ПДФО й військовим збором.
Документальне оформлення списання палива
Підприємство списує паливо за фактом його використання з огляду на норми витрат і на підставі первинних документів.
Форми таких первинних документів підприємство може розробити самостійно. Основною вимогою є те, що вони мають містити всі обов’язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88.
Обов’язкові реквізити первинного документа:
назва документа (форми);
дата складання;
назва підприємства, від імені якого складено документ;
зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Розгляньмо, як оформити списання палива, враховуючи спосіб придбання, зокрема оптовою партією, вроздріб на АЗС за кошти чи за талонами або паливними картками.
Під час придбання палива оптовою партією отримання зазвичай проводять не через паливороздавальні колонки на сторонньому АЗС, а шляхом розвантаження пального на паливному складі покупця або шляхом завантаження пального у транспортний засіб покупця. Увага: якщо покупець придбаває паливо саме таким чином і використовує його лише виключно для потреб власного споживання, то йому треба отримати ліцензію на зберігання палива.
Далі відпуск палива з паливного складу покупця у баки транспортних засобів (далі — ТЗ) фіксують у лімітно-забірній картці, відомості відпуску пального тощо.
Сам факт заправлення ТЗ ще не є підставою для визнання витрат
Для підтвердження витрат, можна використати подорожній лист автомобіля, обліковий лист тракториста-машиніста або інший документ, що містить обов’язкові реквізити первинного документа та надає інформацію, достатню для ідентифікації господарської операції з роботи ТЗ.
Увага: типові форми облікового листа тракториста-машиніста та подорожнього листа також втратили чинність, але на їх основі підприємство може розробити власні форми.
У первинних документах доцільно докладніше описувати дані господарської операції, зазначаючи покази спідометра, пробіг у кілометрах, витрачену кількість ПММ, а якщо виконувалися роботи, то й обсяги виконаних робіт. Це дозволить під час перевірки ДПС уникнути додаткових запитань, бо всі дані для визначення витрат будуть наведені у первинних документах.
Наведені вище документи не обов’язково складати щодня. Це може бути й накопичувальний документ: за тиждень, 10 днів, місяць тощо, але не рідше ніж один раз на місяць. Бажано закріпити це в наказі про документообіг на підприємстві.
За даними подорожніх листів чи іншого документа списання палива можуть оформляти зведений документ про використання палива. Такий документ містить узагальнені дані щодо обсягу використаного палива за відповідний період та його вартісної оцінки. Зведений документ можуть складати за кожним автомобілем, технікою. Періодичність складання визначає підприємство відповідно до специфіки його господарської діяльності.
Відображення в обліку списання палива
Бухгалтерський облік палива ведуть на рахунку 20 «Виробничі запаси», субрахунку 203 «Паливо» з відкриттям за потреби аналітичних рахунків.
Списують паливо за напрямом його використання: на загальновиробничі потреби (рахунок 91), адміністративні (рахунок 92) та збут (рахунок 93). Рахунок 23 «Виробництво» використовують тоді, коли паливо є складовою прямих витрат виробничої собівартості виготовленої продукції, наданих послуг, виконаних робіт.
Якщо пальне використовують для інших операцій, які не належать до вищезазначених, то його списують на субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності». Зокрема, це може бути негосподарська діяльність підприємства (наприклад, поїздка трудового колективу на відпочинок у вихідний день) або несанкціоновані витрати пального (наприклад, водій здійснив поїздку з особистою метою) тощо.
Якщо підприємство виявило понаднормові витрати палива, то є декілька варіантів залагодження цієї ситуації. Зокрема, можна провести повторний хронометраж та зробити нові заміри витрачання пального, щоб відрегулювати встановлені норми, чи звернутися до фахівців ДП «ДержавтотрансНДІпроект».
Можливо, ТЗ несправне чи вже не відповідає початковим характеристикам через його тривале використання. В іншому випадку, якщо залишити все як є, то обачним вибором буде нарахувати податкові зобов’язання на вартість палива, використаного понад норми відповідно до пп. «г» п. 198.5 ПКУ.
Утім, сам факт перевищення норм ще не свідчить про негосподарський характер таких витрат. Для ухвалення правильного рішення потрібно дізнатися реальну причину перевищення й проаналізувати кожну ситуацію окремо.
Зокрема, якщо підприємство вирішить просто нарахувати ПЗ з ПДВ на перевитрати пального, йому однаково доведеться визначити причину таких перевитрат. Адже якщо вони пов’язані з недобросовісними діями водія, то треба буде визначити розмір доходу водія у вигляді додаткового блага або утримати вартість зайво витраченого палива із заробітної плати працівника. Нагадаємо, що ПДФО потрібно буде утримати з урахуванням натурального коефіцієнта.
Розгляньмо списання палива на прикладі.
Приклад Підприємство має в наявності станом на 01.02.2024:
дизельне паливо у цистернах АЗС підприємства загальним об’ємом 32 000 л (1 280 000,00 грн)
в баках авто:
авто 1 (вантажне) — дизельне паливо — 30 л (1 200,00 грн);
авто 2 (вантажне) — дизельне паливо — 40 л (1 600,00 грн);
авто 3 (легкове авто директора) — бензин марки А-95 — 20 л (1 100,00 грн)
Протягом дня трактор працював на будівельному майданчику замовника. За даними лімітно-забірної картки заправляли трактор двічі: 100 л та 50 л дизпалива. На основі даних подорожнього листа трактора складено акт на списання і зафіксовано списання 120 л дизпалива у межах норм та 5 л перевитрати. Аналіз ситуації показав, що перевитрати залишаються у межах господарської діяльності, тому перегляд норм вирішено не проводити.
Авто 1 та авто 2 перевозили матеріали для будівельних робіт. За даними подорожніх листів використано палива на 20 л та 15 л відповідно.
Щодо авто директора, то списання проведено за даними подорожнього листа (службові роз’їзди) — 8 л.
Витратні рахунки закриватимуть наприкінці місяця.
Залишок палива станом на 03.01.2024:
дизельне паливо у цистернах загальним об’ємом 31 850 л (1 274 000,00 грн)
у баках авто:
авто 1 (вантажне) — дизельне паливо — 10 л (400,00 грн.);
авто 2 (вантажне) — дизельне паливо — 25 л (1 000,00 грн);
авто 3 (легкове/директора) — бензин марки А‑95 — 12 л (660,00 грн);
бак трактора — дизельне паливо — 25 л (1 000 л).
Таблиця
Бухгалтерський облік використання та списання пального
| Зміст господарської операції | Д-т | К-т | Сума |
| Підприємство заправило трактор для робіт на будівельному майданчику замовника: 100 л x 40 грн | 203/бакт | 203 | 4 000,00 |
| Протягом дня трактор дозаправлено: 50 л x 40 грн | 203/бакт | 203 | 2 000,00 |
| Списано паливо на виконання робіт у межах норми: 120 л x 40 грн | 23 | 203/бакт | 4 800,00 |
| Понаднормові витрати: 5 л x 40 грн | 23, 91 або 949* | 203/бакт | 200,00 |
| Нараховано компенсуюче ПЗ з ПДВ | 949 | 643 | 40,00 |
| Зареєстровано ПН на ПЗ з ПДВ | 643 | 641 | 40,00 |
| Списання палива на перевезення автомобілями будівельних матеріалів Авто 1: 20 x 40 грн Авто 2: 15 x 40 грн | 23 23 |
203/бакав1 203/бакав2 |
800,00 600,00 |
| Списано паливо, використане автомобілем директора: 8 л x 55 грн | 92 | 203/бакд | 440,00 |
| * Увага: у прикладі понаднормові витрати палива на роботу трактора можуть списуватися на рах. 23, 91 або на субрахунок 949, а не 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей». Рахунок списання — 23, 91 чи 949 — обирають за результатами аналізу ситуації та причин перевитрати пального. Вважаємо за доцільне використовувати рахунок 947 у разі понаднормових витрат з вини працівника. | |||
Отже, підсумуймо. Операції з паливом, крім документального оформлення оприбуткування та використання палива, відображення господарських операцій на рахунках обліку й узагальнення інформації у регістрах та звітності, додатково включають: отримання ліцензії на зберігання палива (за потреби), затвердження норм списання, облаштування резервуарів для зберігання палива та сертифікованих заправок (за потреби). І що чіткіше ви визначите всі параметри і закріпите це в обліковій політиці та в наказі про документообіг, то інформативнішим та легшим буде формування потрібної інформації щодо цієї ділянки обліку, а надалі і підтвердження витрат під час перевірки.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.
- Норми №43 — Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.1998 №43 (втратили чинність з 02.11.2023).