Нагадаємо, що до листопада 2022 року для тих електронних документів у кадровому діловодстві, які підлягають постійному і тривалому (понад 10 років) зберіганню, вимагалося одразу після завершення їх виконання створювати паперові примірники (п. 1 глави 6 розд. IV Порядку №1886/5).
Переліки документів постійного і тривалого (понад 10 років зберігання), а також уповноважених засвідчувачів служби діловодства та структурних підрозділів, які засвідчують копії документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, що створюються в електронній формі, затверджуються розпорядчим документом установи.
Тобто, по суті, самостійного ведення кадрової документації лише в електронній формі не було, і в певних випадках обов’язково відбувалося дублювання цих документів на папері.
Одразу після завершення виконання/проведення експертизи цінності електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання створюють їхні засвідчені паперові копії. Це потрібно для формування їх у справи у паперовій формі та передавання на архівне зберігання.
На сьогодні підприємства фактично отримали можливість створювати різні види кадрових документів (незалежно від строку їх зберігання — до 10 років чи більше) лише в електронній формі без додаткового паперового примірника. І дублювати кадрові документи, створені в електронній формі, ще й у паперовій формі одразу після їх складення та підписання/ознайомлення/візування (залежно від документа) щоразу для кожного окремого документа не потрібно.
Проте установи на сьогодні однаково зобов’язані створювати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій та електронній (розділ І Порядку №1886/5). Створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не є обов’язковим.
Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Проходження в діловодстві установи одного і того самого документа в електронній та паперовій формі не допускається.
Альтернативні способи обміну кадровими документами
Під час дії воєнного стану правила знову змінилися.
Варто згадати про Закон №2136, у ст. 7 якого наведено особливості обміну кадровими документами у роботодавця:
1) дозволяється у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначати роботодавцю самостійно;
2) у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про:
— альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин;
— будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Зверніть увагу: все це прописано для подій під час війни. Тож це тимчасове вирішення проблеми комунікації роботодавця з працівниками. А головні питання ще попереду, і вирішувати їх доведеться вже контролюючим органам, зокрема Держпраці.
Адже після скасування воєнного стану на законодавчому рівні ми знову залишимося зі старими правилами ведення кадрової документації. І що робити після війни, наприклад, з фото заяви? Чи вважатиметься воно кадровим документом? Чи такі заяви треба буде переписати? Чи це вважатиметься електронним документом?
Електронний документ — правила складання
Не зайвим буде нагадати, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, зокрема з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги.
Оригінал електронного документа має давати змогу довести його цілісність і справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути наданий у візуальній формі відображення, зокрема у паперовій копії (ст. 7 Закону про електронні документи).
Щодо копій документів, то цією самою статтею передбачено: електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене у порядку, встановленому законодавством.
Увага! Так само цією статтею встановлено: якщо автор створює ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен із документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Це важливо!
Нині перевагу мають електронні сервіси комунікації на підприємстві з електронного документообігу. Адже такі сервіси дозволяють надавати доступ за відповідною ідентифікацією особи, яка користується таким сервісом. Також у таких сервісах можуть бути створені власні форми документів чи використовуватися затверджені форми для обміну з працівниками, зокрема і подання кадрових документів — заяв на відпустку, погодження графіків відпусток, повідомлення працівника про дату початку відпустки тощо. Але ці кадрові документи повинні мати статус електронного документа за Законом про електронні документи для потреб виконання вимог Порядку №1886/5 щодо ведення документів кадрового обліку в електронному вигляді.
Якщо такої можливості під час війни немає, то цілком реально скористатися приписами ст. 7 Закону №2136.
Утім, як свідчить практика, чимало роботодавців усе ж таки вдаються до «подвійного» обліку: обрання одного зі способів комунікації за ст. 7 Закону №2136 та одночасно ідентичного за реквізитами та змістом паперового документа. Адже наразі невідомо, які документи потрібно буде подавати за кілька років під час перевірок Держпраці.
Розглянемо цю проблему на прикладі заяв про відпустки: їх під час війни працівники надсилали чимало.
Заява на відпустку — під час війни і після
Якщо йдеться саме про відпустки, то черговість їх надання визначається графіками, які затверджує власник або уповноважений ним орган і які доводяться до відома всіх працівників (ст. 10 Закону про відпустки). Складаючи графіки, враховують інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником та власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам.
Як бачимо, подання заяв ці норми не вимагають. Проте у випадках, коли графік відпусток не складали, або якщо працівник хоче змінити період надання відпустки за вже погодженим графіком, або ж якщо йдеться про відпустку, якої у графіку немає і бути не може (декретні відпустки, відпустки без збереження зарплати тощо), — без заяви не обійтися. А як її складати?
Позиція офіційних органів та суду
За роз’ясненням Нацагентства України з питань державної служби від 16.03.2022, нинішні умови здебільшого не дають можливості працівникам подавати заяви у паперовому вигляді з власноручними підписами, як ми це робимо зазвичай.
Позаяк законодавство не містить визначених форм та обсягів заяв, вони можуть бути складені у будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника. Таким чином, письмові заяви також можливо подавати в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів.
Якщо й електронні кваліфіковані підписи недоступні, такі заяви можуть бути подані у письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання згаданих підписів. І тоді заяву, написану на папері та підписану заявником, доцільно сфотографувати і надіслати уповноваженій особі органу. Але це, звісно, якщо є така можливість. Якщо ж такої можливості немає, то заяву можна надіслати у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям. Як свідчить судова практика1, у разі отримання заяв (повідомлень) працівників в електронній формі це спонукає роботодавця перевірити справжнє волевиявлення працівника у разі наявності сумнівів щодо такого волевиявлення.
Правова позиція ВС
У постанові від 26 жовтня 2016 року у справі №6-1269цс16 Верховний Суд України висловив правову позицію, що, розглядаючи позовні вимоги щодо оскарження наказу про припинення трудового договору, суди повинні з’ясувати, зокрема, чи було волевиявлення працівника на припинення трудового договору в момент видачі наказу про звільнення.
В іншій справі працівник, перебуваючи у відпустці за кордоном, вирішив розірвати трудові відносини з роботодавцем із власної ініціативи. Про що надіслав електронну копію заяви через Інтернет на електронну адресу роботодавця про надання невикористаної частини відпустки з подальшим звільненням із посади. Позаяк трудовим законодавством України не врегульовано чіткого порядку листування між працівником та роботодавцем, він керувався нормами законодавства про звернення громадян.
ВС нагадав2, що відповідно до норм трудового законодавства електронні листи, які містять прохання конкретної особи про надання відпустки з подальшим звільненням, не вважаються належним підтвердженням такого волевиявлення.
1 Постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 у справі №725/4244/18.
За відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документа, бо надсилання заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника.
Висновки
Отже, можна дійти висновку, що навіть після війни і після припинення дії Закону №2136 роботодавців не буде позбавлено можливості погодити з працівниками власний спосіб обміну кадровими документами. Зокрема можливості подання заяви на відпустку у будь-який доступний спосіб електронної комунікації. Цей спосіб встановлюється самими роботодавцями і доводиться до відома працівників. Тож дублювати такі заяви шляхом переписування від руки на папері або роздрукуванням та підписанням буде не обов’язково.
Нормативна база
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки».
- Закон про електронні документи — Закон України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
- Закон про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги — Закон України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
- Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
- Порядок №1886/5 — Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 №1886/5.