Тим, хто звільняє працівників у 2024 році, треба пам’ятати кілька досить простих правил. Нагадаємо їх по черзі.
Правило перше: пам’ятаємо про два періоди
Завдяки змінам, унесеним до Порядку №100, роботодавцю доводиться окремо рахувати компенсацію за відпустки, що зароблені, але не використані до 31 грудня 2023 року і після.
Тому що для всіх відпусток, які підлягають компенсації у разі звільнення і зароблені до початку 2024 року, розрахунковим періодом буде 2023 рік (з січня до грудня). Або ж менший період, якщо працівник працював на такого роботодавця менше.
А для тих відпусток, які були зароблені у 2024 році, розрахунковим періодом буде 12 календарних місяців, які передують місяцю звільнення. Або ж менший період, якщо працівник працював на такого роботодавця менше. Докладно про те, що входить до розрахункового періоду в такому випадку, зазначено у п. 2 Порядку №100.
Тобто загалом правила визначення розрахункового періоду не змінилися. Як і раніше, базовим розрахунковим періодом є 12 місяців. І, як і раніше, якщо працівник перебував із роботодавцем у трудових відносинах менше ніж рік, то розрахунковим періодом будуть місяці, в яких ці трудові відносини існували, а не цілий рік. Як і раніше, ті періоди, коли працівник фактично не працював і за ним не зберігався заробіток (або зберігався лише частково), із розрахункового періоду вилучають. Тобто все по-старому. Крім одного: для відпусток, зароблених до 2024 року, базовим розрахунковим періодом є 2023 рік.
Приклад Працівник, якого прийняли на роботу з 1 квітня 2023 року, звільняється 12 квітня 2024 року. У щорічній основній відпустці протягом періоду роботи він ще не був.
Такий працівник має дні відпустки, зароблені до 31 грудня 2023 року, і дні, зароблені у 2024 році. Отже, компенсацію за невикористані відпустки доведеться поділити на дві частини — за 2023 рік і за 2024 рік і рахувати її окремо. Для цього роботодавцю доведеться порахувати дві середньоденні зарплати — про це нагадує і Мінекономіки у коментованому листі.
Правило друге: як порахувати кількість днів відпустки
На жаль, чинне законодавство не містить чіткої формули того, як порахувати, скільки днів щорічної основної відпустки працівник заробив. Тож роботодавцям доводиться покладатися на роз’яснення від контролерів.
У коментованому листі Мінекономіки зазначає, що при підрахунку днів щорічної відпустки пропорційно до відпрацьованого часу доцільно скористатися механізмом нарахування оплати за дні відпустки, закладеним у Порядку №100, тобто прив’язку розрахунку днів відпустки робити до календарних днів робочого року, в якому працівник працював.
І треба врахувати 3 нюанси.
Нюанс перший: робочий рік — це 12 місяців з дати прийняття працівника на роботу. Тобто робочий рік зовсім не обов’язково є календарним роком (хіба що працівника прийнято на роботу з 1 січня). Так, у прикладі у працівника першим робочим роком буде період з 1 квітня 2023 року до 31 березня 2024 року. А інші 12 днів квітня 2024 року будуть його другим робочим роком.
Чому це важливо? Тому що рахуємо ми, скільки днів відпустки працівник заробив, орієнтуючись на кількість календарних днів у робочому році. Наприклад, у періоді з 1 квітня 2023 року до 31 березня 2024 року їх буде 366! Тому що на цей період припадає 29 лютого 2024 року.
Формула ж буде такою:
Д = (З : (К - С)) х (Ф - С),
де: Д — кількість днів невикористаної відпустки;
З — загальна кількість днів щорічної відпустки працівника (встановлюються трудовим або колективним договором, але не менше ніж 24 к. дн.);
К — кількість календарних днів у робочому році (365 або 366, якщо у робочому році є 29 лютого!);
Ф — фактична кількість календарних днів за відпрацьований період;
С — кількість святкових та неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на відповідний період. Але під час воєнного стану показник С не застосовуємо, бо тепер ст. 73 КЗпП тимчасово не діє.
А тут ще доведеться враховувати й те, що компенсацію за дні, зароблену до 2024 року і після, визначатимуть окремо! Тобто, по суті, роботодавцю доведеться рахувати (за тією самою формулою), скільки днів відпустки працівник заробив до 2024 року і після.
Нюанс другий: святкові та неробочі дні під час воєнного стану — враховуються! Зазвичай із формули за Порядком №100 святкові та неробочі дні ми віднімаємо. Але відповідно до частини шостої статті 6 Закону №2136, який набрав чинності 24.03.2022, у період дії воєнного стану не застосовуються норми, зокрема, статті 73 КЗпП, якою встановлено святкові та неробочі дні.
Нюанс третій: діють спеціальні правила округлення. Для збереження загальної кількості днів невикористаної відпустки, які підлягають оплаті, Мінекономіки рекомендує порівнювати за математичною більшістю/меншістю за першою, другою чи третьою цифрою після коми та коригувати число днів у визначених розрахункових періодах шляхом додавання чи зменшення днів у кожному з них після порівняння цифр.
Отже, якщо під час підрахунку днів невикористаної відпустки в періоді до 31.12.2023 отримуємо, наприклад, число 7,41 к. дн. і в періоді після 31.12.2023 — 2,40 к. дн., а загальна кількість становить 10 календарних днів, то округлюємо дні у періоді до 31.12.2023 до 8 календарних днів і в періоді після 31.12.2023 — до 2 календарних днів.
Якщо при підрахунку днів невикористаної відпустки до 31.12.2023 отримуємо число 7,50 к. дн. і після 31.12.2023 — 2,51 к. дн., а загальна кількість становить 10 календарних днів, то округлюємо дні у періоді до 31.12.2023 до 7 календарних днів і в періоді після 31.12.2023 — до 3 календарних днів.
Таким чином, Мінекономіки пропонує такий алгоритм розрахунку днів заробленої відпустки:
— визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів загалом за робочий рік;
— відтак одержаний результат множимо на кількість календарних днів без урахування святкових та неробочих днів, відпрацьованих працівником у робочому періоді;
— з урахуванням правил округлення визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які підлягають компенсації.
Подібний алгоритм Мінекономіки вже пропонувало в листі від 26.02.2024 №4707-05/14491‑09 (див. «ДК» №11/2024, коментар «ДК»).
Консультує Держпраці
Відповідно до ч. третьої ст. 12 Закону №2136 протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого частиною першою ст. 26 Закону [про відпустки].
Відпустка без збереження заробітної плати за цією підставою надається:
— без обмеження її тривалості, але у період дії воєнного стану;
— будь-якому працівникові незалежно від його категорії чи статусу, за його заявою та за згоди роботодавця;
— не є обов’язковою для прийняття рішення роботодавцем щодо її надання.
Час перебування у відпустці без збереження заробітної плати за цією підставою, як зазначено вище, зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку відповідно до п. 4 частини першої ст. 9 Закону [про відпустки].
Згідно з внесеними змінами Законом №2352 до частини четвертої ст. 12 Закону №2136, запроваджено новий вид відпустки без збереження заробітної плати.
Працівники набувають права на новий вид відпустки починаючи з 19 липня 2022 року, тобто з моменту набрання чинності змінами до Закону №2136.
Зміни передбачають, що у період дії воєнного стану роботодавець за заявою працівника, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, в обов’язковому порядку надає йому відпустку без збереження заробітної плати тривалістю, визначеною у заяві, але не більше 90 календарних днів, без зарахування часу перебування у відпустці до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (п. 4 статті 12 Закону №2136).
При проведенні розрахунку компенсації за невикористані дні відпустки слід також враховувати діючі норми колективних угод, колективного договору, а також індивідуально визначені умови трудового договору (контракту), що передбачають надання додаткових гарантій працівникам (стаття 9-1 КЗпП), якщо такі були встановлені і не призупинені роботодавцем відповідно до ст. 11 Закону №2136. Зокрема, це може стосуватися коригування заробітної плати — перерахунку суми доходу працівників за розрахунковий період до місяця підвищення посадових окладів (тарифних ставок) у разі їх підвищення, що раніше було обов’язковим відповідно до п. 10 Порядку №100. Постановою Кабміну від 09.12.2020 №1213 при оновленні Порядку №100 обов’язковість коригування відпусткових було скасовано з 12 грудня 2020 року. Водночас в окремих колективних договорах положення про коригування заробітної плати за період до підвищення тарифних ставок і посадових окладів оновлені, збережені і тому продовжують діяти.
Роз’яснення Східного міжрегіонального управління
Державної служби України з питань праці від 27.07.2023
А якщо розрахункового періоду взагалі немає?
Так буває, і останнім часом доволі часто: все, наведене нами вище, має сенс, якщо у працівника у 2023 — 2024 рр. була зарплата (лікарняні, декретні тощо). А якщо не було нічого? Наприклад, якщо працівник ще з 2022 року перебуває у відпустці без збереження зарплати?
Тоді фактичного розрахункового періоду немає, треба буде брати умовний. Тут теж застосовуватиметься умовна формула:
Зср = О х 12 міс. : (К - С),
де: Зср — це середньоденна зарплата, з якої визначається сума компенсації;
О — це розмір місячного окладу (тарифної ставки) працівника;
К — кількість календарних днів у розрахунковому періоді (365 або 366, якщо на цей період припадає 29 лютого!);
С — кількість святкових та неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на відповідний період. Але під час дії воєнного стану показник С ми не застосовуємо, бо ст. 73 КЗпП тимчасово не діє.
При цьому треба враховувати принаймні два нюанси.
Нюанс перший: два розрахункові періоди. Знову, так. Середньоденну зарплату доведеться рахувати двічі. При цьому врахуйте таке.
Якщо працівник на момент звільнення має зароблені, але не використані відпустки за періоди до 2024 року, то розрахунковим періодом для таких відпусток буде 2023 рік. Отже, у наведеній вище формулі показник К дорівнюватиме 365 календарним дням. Для відпусток, зароблених і не використаних у 2024 році, розрахунковим періодом буде 12 місяців, які передують місяцю звільнення. І, якщо до цього періоду потрапляє 29 лютого, то К дорівнюватиме 366 календарним дням.
Нюанс другий: розмір окладу (тарифної ставки). Як не дивно, а Порядок №100 цей момент упускає, тож доводиться орієнтуватися на ось такі роз’яснення, як у коментованому листі.
Так, фахівці Мінекономіки зазначають: якщо фактичного розрахункового періоду немає, для виплати компенсації за невикористані відпустки, право на які працівник набув до 31.12.2023, розрахунки проводять виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового окладу на час розрахунку, зокрема на дату звільнення.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 №322-VIII.
- Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
- Закон №2352 — Закон України від 01.07.2022 №2352-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин».
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки».
- Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 №100.