Нагадаємо, що витрати, передбачені пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, не будуть доходом працівника та не підлягатимуть оподаткуванню за наявності підтвердних документів. А добові вимагають наявності не лише наказу на відрядження, а й документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні.
До підтвердних документів належать:
— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи, страхові поліси;
— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
— інші документи, що засвідчують вартість витрат (зокрема, до цих документів можна віднести документи, що підтверджують поїздку на службовому автомобілі — шляховий лист автомобіля тощо).
Також підтвердженням перебування у відрядженні (серед інших документів) та правомірності виплати добових, окрім вищезазначених документів, може бути посвідчення про відрядження. Так, його вже давно скасували і наразі воно не є обов’язковим, проте заборони його оформлювати немає.
І те, що працівники монтажної бригади не матимуть підтвердного документа на проживання, а матимуть інші документи, не робить неправомірною виплату добових. Бо будуть інші документи: квитки на потяг, автобус тощо, а якщо бригада їде на службовому авто, — будуть шляхові листи та чеки про заправлення на АЗС, чеки на харчування (за маршрутом відрядження) та сам наказ — також підтверджують перебування їх у відрядженні. Також можливо оформити зі стороною, що приймає, акти або наряди на монтажні роботи, з яких буде видно, що саме ці працівники виконували певні роботи на об’єкті замовника.