У наведеному в запитанні випадку бухгалтерський облік оплат і надання послуг ведеться за загальними правилами (див. таблицю; офіційний курс USD є стабільним і дорівнює 36,5686 грн/ USD).
Таблиця
Відображення в бухгалтерському обліку надання транспортних послуг за кордоном
| № з/п |
Дата | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, USD/грн | |
| Д-т | К-т | ||||
| 1. | 10.07.2023 | Отримано частковий аванс від іноземного замовника за інвойсом на суму 1 600 USD, документ — банківська виписка | 312 | 681 | 1 000 36 568,60 |
| 2. | 15.07.2023 | Повністю надано транспортну послугу замовникові, документ — заявка, CMR | 362 | 703 | 1 600 58 509,76 |
| 3. | 15.07.2023 | Зараховано частковий аванс, отриманий 10 липня | 681 | 362 | 1 000 36 568,60 |
| 4. | 17.07.2023 | Отримано решту оплати за надану послугу, документ — банківська виписка | 312 | 362 | 600 21 941,16 |
Інвойс на передоплату, до фактичного надання послуг, які потім закриватимуться актом, не є первинним документом і на його підставі не здійснюють записів в обліку, тож він складається на розсуд сторін. Якщо сторонам зручно складати інвойс на всю вартість транспортної послуги, то вони можуть це робити.
Позаяк замовником є нерезидент, то норми Цивільного кодексу України можуть застосовуватись у тому разі, якщо сторони в договорі спеціально погодили це. Також у договорі з нерезидентом може передбачатися, що сторони застосовують цивільне законодавство країни нерезидента. Крім цього, в договорі бажано спеціально прописати документальне підтвердження операцій за таким договором, щоб не доводилося звертатися до загальних норм цивільного законодавства.
Зокрема, в Україні договір перевезення врегульовано главою 64 ЦКУ. Згідно зі ст. 909 ЦКУ, укладення договору перевезення вантажу підтверджується складенням транспортної накладної (коносамента або іншого документа, встановленого транспортними кодексами (статутами).
Складання акта наданих послуг під час виконання договору перевезення не передбачено нормами ЦКУ, тож такі акти складати не обов’язково. Після його повної оплати роль такого акта може відігравати і вже згаданий вище інвойс.
Транспортна накладна CMR — це транспортний документ, який найширше використовується під час міжнародних вантажних перевезень автомобільним транспортом. Транспортну накладну CMR виписують для підтвердження укладення договору перевезення, який визначає відповідальність відправника, перевізника й одержувача товару.
Отже, на нашу думку, в наведеному в запитанні випадку достатньо оплаченого інвойсу, заявки і CMR, підписаних замовником, бо це підтверджує укладення договору про перевезення і надання замовникові транспортної послуги. Якщо тільки складання та підписання акта сторонами не є обов’язковим за умовами договору між ними.