Первинні документи
Традиційно первинним документом для фіксування господарської операції з нарахування заробітної плати є розрахункова відомість, а для фіксування операції з виплати заробітної плати у готівковій формі — платіжна відомість (відомість на виплату грошей або видаткова відомість). Вони є підставою для бухгалтерського обліку відповідних операцій: нарахування та виплати заробітної плати (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).
Частиною 2 ст. 9 Закону про бухоблік визначено перелік обов’язкових реквізитів:
— назва документа (форми);
— дата складання;
— назва підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
— посади та прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлює НБУ) осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення;
— особистий підпис або інші дані, що уможливлюють ідентифікацію особи, яка брала участь у здійсненні госпоперації.
Залежно від характеру госпоперації і технології опрацювання облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
З урахуванням потреб роботодавця можна використовувати документи, що були розроблені самостійно. Але вони так само мають містити реквізити, передбачені Законом про бухоблік.
Розрахунок і виплата зарплати
Наказом Держстату від 05.12.2008 №489 затверджено розрахунково-платіжні відомості (типові форми №П-6 та №П-7). Але вони не є первинними документами, бо не містять обов’язкових реквізитів, таких як підпис одержувача, підпис керівника підприємства тощо.
Звісно, якщо додати підпис керівника, то для оформлення нарахування зарплати розрахунково-платіжну відомість можна використовувати. А от для виплати заробітної плати готівкою використовують відомість на виплату грошей (абз. 2 п. 18 розд. ІІ Положення про ведення касових операцій).
Виплату заробітної плати готівкою можна також оформлювати видатковим касовим ордером (ВКО) або випискою банку та відомістю, яка надається банку, щоб перераховувати на картки працівників.
Що обов’язково слід робити
Згідно зі ст. 30 Закону про оплату праці, при кожній виплаті заробітної плати роботодавець повинен повідомити працівника про такі дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці:
а) загальна сума заробітної плати з розшифруванням за видами виплат;
б) розміри і підстави відрахувань із зарплати;
в) сума зарплати, що належить до виплати.
А також роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.
Коли працівник звільняється, йому слід видавати письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні (ст. 47 КЗпП).
Отже, на розсуд роботодавця можна щодо зарплати роздруковувати лише зведену відомість щомісячно. Про це можна зазначити у положенні про оплату праці або наказі про облікову політику. Але обов’язково, згідно із Законом про оплату праці, працівників треба повідомляти про загальну суму заробітної плати з розшифруванням за видами виплат, розміри і підстави відрахувань із зарплати, суму заробітної плати, що належить до виплати. А також роботодавець повинен пам’ятати, що при звільненні він має видавати письмові повідомлення про нараховані та виплачені суми.