Підпункт «а» пп. 170.9.1 ПКУ містить перелік документів, що підтверджують понесення витрат, серед яких, зокрема:
— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи;
— інші документи, що засвідчують вартість витрат.
З 2022 року всі ФОПи — платники ЄП ІІ та ІІІ груп, а також ФОПи на загальні системі зобов’язані видавати фіскальні чеки у разі прийняття до оплати готівки та платіжних карток. Винятком може бути лише прийняття оплати за послуги проживання виключно за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування та/або сервісів переказу коштів — див. п. 14 ст. 9 Закону про РРО1. Але готельєри не зможуть скористатися цим винятком, якщо вони також приймають оплату готівкою та картками на місці розрахунків.
1 Закон України від 06.07.1995 №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
На практиці податківці завжди вимагають оригіналів відповідних розрахункових документів, навіть за наявності готельних рахунків (навіть якщо на них стоїть штамп чи інша позначка про оплату таких послуг). Статтею 2 Закону про РРО до розрахункових документів віднесено касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункову квитанцію, проїзний документ тощо, створений РРО або ПРРО чи заповнений вручну. У наведеному випадку ФОП має видати чек РРО.
Документ про сплату коштів, який друкується POS-терміналом, свідчить лише про списання коштів з картки працівника та не є підставою для визнання витрат, які здійснив працівник у відрядженні.
Можна сперечатися з податківцями, спираючись на те, що у пп. 170.9.1 ПКУ йдеться про підтвердні документи, до яких належать, зокрема, документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи, і це можуть бути будь-які документи. Але, на нашу думку, перспектив у такого спору майже немає, тому що у ФОПа-готельєра є обов’язок видати фіскальний чек. А якщо є такий обов’язок, то має бути і сам чек РРО, і не треба оформлювати якісь інші документи — замінники чека.
Отже, витрати працівника на оплату готелю в цьому разі будуть підтверджені готельним рахунком та чеком РРО, і наявність рахунка не обов’язкова, а чек РРО — обов’язковий. Також підтвердним документом може бути виписка з рахунку працівника про оплату послуг проживання за рахунком готелю, якщо оплата була здійснена переказом на рахунок надавача послуг, бо він є іншим документом, що засвідчує вартість витрат.
Тож наявність рахунка з готелю на проживання, чека РРО та виписки з рахунку працівника є достатнім підтвердженням понесених витрат у відрядженні, що підлягають відшкодуванню та для визнання витрат на відрядження в бухгалтерському обліку.