Дистанційна робота — це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (ст. 60-2 КЗпП).
Службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства (установи) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства/установи) (Інструкція №59).
Ані в КЗпП, ані в інших законодавчих документах не міститься заборони скеровувати у відрядження працівника, який працює дистанційно. Як і немає заборони щодо дистанційної роботи під час перебування за кордоном.
А щодо Інструкції №59 нагадаємо, що вона є обов’язковою лише для підприємств, установ та організацій, які фінансуються з бюджету. Але податківці у всіх роз’ясненнях орієнтуються саме на неї, попри те, чи це підприємство госпрозрахункове, чи бюджетне.
Позаяк для госпрозрахункових підприємств вона є лише рекомендацією, то наполегливо рекомендуємо розробити внутрішнє Положення про відрядження. Саме в цьому локальному акті варто зафіксувати в тому числі питання скерування у відрядження працівників, що працюють дистанційно.
Отже, працівник, який працює дистанційно, може скеровуватися у відрядження: у законодавстві заборон немає.
Не буде порушенням чинних нормативних документів той факт, що відрядження починається не з місця розташування компанії в Україні, а з віддаленого тимчасового місця роботи в іншій країні, і для того щоб поїхати у відрядження, працівникові-дистанційнику не потрібно повертатися в Україну.
Наказ на відрядження за кордон із виїздом з-за кордону нічим не відрізняється від звичайного наказу на закордонне відрядження — з єдиною відмінністю місця вибуття (див. зразок). Ознайомити заступника директора з наказом на відрядження можна, надіславши його в електронному вигляді, а підписати його — за допомогою кваліфікованого електронного підпису з дотриманням вимог законів про електронний документообіг та про електронні довірчі послуги. Або, як варіант, позаяк директор також їде у відрядження, він може взяти оригінал наказу зі собою і підписати його у заступника.
Тепер щодо авансового звіту.
Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подають у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку на доходи фізосіб (а отже, і військового збору);
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включно з отриманою із застосуванням платіжних інструментів).
Отже, після 1 квітня 2023 р. авансовий звіт слід складати за новими правилами, тобто на оподатковуваний дохід з метою розрахунку суми податку на доходи фізосіб і військового збору з наданням усіх підтвердних документів до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершив відрядження.
Крім того, якщо виникне потреба все-таки скласти авансовий звіт, то заступник директора може скласти його в електронній формі (з дотриманням вимог щодо електронного документообігу) (пп. 170.9.4 ПКУ) та підписати власним кваліфікованим електронним підписом.
Зразок наказу про скерування у відрядження за кордон працівника-дистанційника
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 №322-VIII.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
- Закон про електронні довірчі послуги — Закон України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги».
- Закон про електронні документи — Закон України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
- Інструкція №59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 №59.