Про особливі правила організації трудових відносин під час війни, встановлені Законом №2136, ми вже писали в статті «Трудові відносини під час війни: аналіз Закону №2136» у «ДК» №14/2022, а роз’яснення Мінекономіки щодо застосування Закону №2136 — у рубриці «Запитання і відповіді» в «ДК» №14/2022.
Проте нові правила діють ще з 24 березня, а запитань щодо них і досі значно більше, ніж докладних роз’яснень. Прикладом однієї з таких новацій є запровадження призупинення трудового договору.
Що таке це «призупинення» і чим воно відрізняється від розірвання трудового договору?
Очевидно, основна різниця в тому, що призупинення трудових відносин не означає їх розірвання. Простіше кажучи, працівник за таких умов не ходить на роботу і не виконує своїх обов’язків, проте його не звільняють і статус працівника у нього зберігається.
При цьому роботодавець не робить жодних витрат на утримання такого працівника або сплату за нього ЄСВ, — якщо протягом цілого місяця працівник перебував у статусі призупиненого трудового договору.
Але працівник все ж таки матиме право на компенсацію втрат в оплаті праці. Проте тягар витрат з такої компенсації лягає на державу-агресора.
Що каже закон
1. Призупинення дії трудового договору — це тимчасове припинення роботодавцем забезпечення працівника роботою і тимчасове припинення працівником виконання роботи за укладеним трудовим договором.
Дія трудового договору може бути призупинена у зв’язку з військовою агресією проти України, що унеможливлює надання та виконання роботи.
Призупинення дії трудового договору не тягне за собою припинення трудових відносин.
2. Про призупинення дії трудового договору роботодавець та працівник за можливості мають повідомити один одного у будь-який доступний спосіб.
3. Відшкодування заробітної плати, гарантійних та компенсаційних виплат працівникам на час призупинення дії трудового у повному обсязі покладається на державу, що здійснює військову агресію проти України.
Що каже Мінекономіки
1. У зв’язку з призупиненням дії трудового договору працівник звільняється від обов’язку виконувати роботу, визначену трудовим договором, а роботодавець — від обов’язку забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи.
Головною умовою для призупинення дії трудового договору є абсолютна неможливість надання роботодавцем та виконання працівником відповідної роботи.
Призупинення дії трудового договору не тягне за собою припинення трудових відносин, а також виконання інших обов’язків, передбачених трудовим договором.
2. Ініціатором призупинення трудового договору можуть бути як роботодавець, так і працівник.
Водночас з метою усунення правової невизначеності рекомендуємо сторонам повідомляти одна одну про призупинення трудового договору письмово або в електронній формі з використанням технічних засобів електронних комунікацій.
3. Позаяк призупинення дії трудового договору не тягне за собою припинення трудових відносин, а також виконання інших обов’язків, передбачених трудовим договором, вважаємо, що в разі призупинення трудового договору роботодавець повинен продовжувати ведення обліку в частині визначення та фіксації сум заробітної плати та компенсаційних виплат, які були б належні працівникові, якби такого призупинення не було.
Відшкодування заробітної плати, гарантійних та компенсаційних виплат працівникам на час призупинення дії трудового у повному обсязі буде покладено на державу, що здійснює військову агресію проти України.
Щодо сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ). Позаяк під час призупинення трудового договору виплата заробітної плати роботодавцем не здійснюватиметься, то немає і бази нарахування ЄСВ, тож ЄСВ не сплачується.
Але вважаємо, що роботодавець також повинен фіксувати розмір ЄСВ, який підлягав би виплаті зі сум заробітної плати та компенсаційних виплат, які б виплачувалися працівникові, якби такого призупинення трудового договору не було.
Відшкодування цих платежів на час призупинення дії трудового також буде покладено на державу, що здійснює військову агресію проти України.
Як оформити призупинення?
Отже, після того як ми прочитали норми закону та коментар до них від Мінекономіки, розглянемо, як усе це можна застосувати на практиці.
Звісно, призупинення трудових відносин слід оформити кадровим наказом. А якщо з працівником укладено документ у вигляді трудового договору (контракту), — до нього теж треба внести зміни. Проте треба пам’ятати, що ці зміни — тимчасові. Тобто в обох документах — і в наказі, і в додатковій угоді (за потреби) — слід чітко зазначити, скільки триватиме таке призупинення!
Період тривалості призупинення може бути як фіксований (наприклад, з 24 березня до 24 квітня 2022 року), так і без зазначення конкретної дати, але з наведенням події, коли він закінчиться (наприклад, з 1 квітня до дати скасування/припинення воєнного стану в Україні).
Що буде підставою для такого наказу? Якщо контракту укладено не було і зміни до нього не вносилися, підстав може бути дві:
1) рішення працівника (яке варто оформити заявою в довільній формі);
2) рішення роботодавця (наприклад, в особі керівника підприємства, який сам собі, звісно, жодних заяв не надає).
Головна і виключна умова: працівник абсолютно не може виконувати своїх трудових обов’язків — чи то через ситуацію, яка склалася у самого працівника (наприклад, він переїхав до іншої місцевості і не може працювати дистанційно), чи то через ситуацію, яка склалася у роботодавця (наприклад, під час військових дій було зруйновано виробничі приміщення).
Звісно, за таких умов призупинення трудових відносин не відкладається на потім. Це незапланована подія, і, як правило, це подія, яку не можна відвернути. Тож законодавець на час війни дав можливість і роботодавцю, і працівникові, не чекаючи двох місяців тощо, швидко змінити раніше узгоджені умови праці.
Якщо ініціатором призупинення є працівник, може виникнути проблема з тим, як подати роботодавцю таку заяву.
Саме тому Мінекономіки радить: заяву можна подати не лише в паперовій формі, а й в електронному вигляді. При цьому міністерство не наполягає, що це має бути саме електронний документ, тобто заява, підписана ЕЦП. Вочевидь розуміючи, що електронні підписи наразі мають далеко не всі. Отже, і лист в електронній пошті, і фото заяви, надіслане з телефону на телефон, в цій ситуації допоможуть і будуть враховані. Хоча, якщо пізніше буде можливість подати роботодавцю паперовий оригінал заяви, так буде надійніше.
Те саме стосується і наказу про призупинення. Звісно, що працівника слід із ним ознайомити, особливо якщо ініціатором призупинення є роботодавець. Для того щоб підтвердити факт ознайомлення, у наказі, як правило, залишають окремий рядок, де працівник проставляє свій підпис та дату, коли він цей наказ прочитав.
Хай би хто був ініціатором призупинення, згода другої сторони на це не потрібна. Тобто, якщо працівник бажає призупинити трудовий договір, роботодавець має скласти наказ про таке призупинення на бажаний для працівника період. І навпаки, якщо роботодавець бажає призупинити трудовий договір, працівник не може не виконати такого наказу. Такі права і повноваження працівникам та роботодавцям надає ст. 13 Закону №2136.
Що радить Держпраці
У наказі про призупинення дії трудового договору потрібно зазначити підставу (заява працівника) або причини неможливості надання роботи (відсутність замовлень, зупинення виробництва, бойові дії, пошкодження виробництва внаслідок бойових дій тощо). Також у наказі зазначають умови оплати праці зі збереженням заробітної плати або без збереження заробітної плати, умови відшкодування заробітної плати, гарантійних та компенсаційних виплат на час призупинення дії трудового договору.
Від автора: щодо збереження заробітної плати Держпраці, звісно, погарячкувала. Адже якщо немає виконання трудових обов’язків, то немає й оплати праці. А закон не вимагає збереження за працівником у такому разі зарплати — принаймні коштом роботодавця. А от щодо відшкодування (компенсації) втраченої зарплати зауваження правильне. Про це кажуть і Закон №2136, і Мінекономіки, тож не зайвим буде наприкінці наказу уточнити, наприклад:
«Бухгалтер із заробітної плати має проводити розрахунок зарплати, яку б працівникові нараховували, якби не призупинення трудового договору. Такий розрахунок не відображатиметься в бухгалтерському або в податковому обліку підприємства. На підставі цього розрахунку працівникові має щомісяця надаватися довідка про розраховану зарплату, ЄСВ, ПДФО та ВЗ, які мали бути нараховані з її суми».
Адже, по-перше, вже є рекомендації вести розрахунки втраченої працівником зарплати та ЄСВ. Ну і, по-друге, такі розрахунки (зокрема, у вигляді довідок) будуть підґрунтям для майбутніх звернень за компенсацією втраченої зарплати і страхового стажу.
Щодо того, як табелювати працівника, з яким призупинено трудовий договір, то у типовій формі №П-5 немає прямого умовного позначення зупинення трудового договору, тож можна використовувати позначки «ІН» — інший невідпрацьований час (передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо), «ІВ» — інші види неявок, передбачені колективними договорами, угодами, або «І» — інші види неявок. Це теж рекомендації від Держпраці.
Що робити бухгалтеру з «призупиненими» працівниками?
Як зазвичай, зберігати пильність і увагу. Адже просто все здається лише в законі, а на практиці виникають, як мінімум, три головні нюанси. Насправді їх більше, але ми спинимося лише на трьох.
Нюанс перший: період призупинення
Дія норми про призупинення розпочалася наприкінці березня. Отже, може бути таке: частину місяця працівник відпрацював (чи був в оплачуваній відпустці, на лікарняному, у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами тощо), словом, мав нарахування, а частину ні, бо його трудовий договір було призупинено.
Отже, щодо таких працівників цього місяця нарахування треба проводити лише за його частину. Якщо в цей момент (коли була оплата) за працівником зберігався середній заробіток (лікарняні, декретні, відпусткові тощо), доплату до мінімальної зарплати робити не треба. Якщо ж він працював, не забуваймо, що мінімальна зарплата як гарантія діє і під час війни. Щоправда, застосовується вона пропорційно до відпрацьованого часу.
Приклад. Працівник у березні до 23 числа працював, а з 24 березня роботодавець вирішив призупинити трудовий договір із ним. Припустімо, за графіком березня у такого працівника 175 робочих годин, з яких він відпрацював 135 (а 40 годин припадають на період призупинення).
Якщо оклад працівника 6000 грн, то йому буде нараховано: 6000 х 135 : 175 + (6500 - 6000) х 135 : 175 = 5014,29 грн.
При цьому за ним зберігається право на компенсацію, яка не нараховується: 6000 х 40 : 175 + (6500 - 6000) х 40 : 175 = 1485,71 грн.
Нюанс другий: оподаткування доходів працівника
З одного боку, як ми пам’ятаємо, нарахувань за період призупинення в бухобліку не буде. Тож, здавалося б, що може бути простішого: беремо нарахований дохід й оподатковуємо лише його.
Але з іншого боку: працівник має право на компенсацію втраченої зарплати і навіть на сплату за нього ЄСВ (чого роботодавець під час призупинення трудових відносин не робить). Для цього бухгалтер і здійснює щомісячний розрахунок. І це не лише розрахунок втраченої зарплати, а й ЄСВ, який мав бути нарахований на цю втрачену зарплату.
Що буде з ПДФО та ВЗ за такою компенсацією, наразі сказати важко. Можливо, працівник колись отримає компенсацію вже після утримання з її суми в рахунок бюджету ПДФО та ВЗ. Можливо, і навпаки — працівник отримає від держави-агресора певну суму, з якої доведеться сплатити податки. Ми зараз не знаємо, яким буде механізм компенсації, його застосовуватимуть вже після перемоги. Проте щодо ЄСВ поради рахувати вже тепер пролунали.
Тому, на думку автора, вже тепер бухгалтеру треба рахувати не лише суму втраченої зарплати, а й ПДФО, ВЗ та ЄСВ з такої втраченої зарплати. І робити це, знову ж таки, на думку автора, слід, враховуючи всю суму місячної зарплати працівника, а не окремо оподатковувати нараховану зарплату, й окремо розраховану, але не нараховану.
Наприклад, у ситуації, яку ми розглядали у прикладі вище, автор нарахувала б ЄСВ і утримала ПДФО та ВЗ з усіх належних працівнику 6500 грн разом, а не окремо за складовими цієї суми. Проте в бухобліку відображала б, звісно, лише частину, пропорційно до нарахованої зарплати.
Тобто ЄСВ розраховувала б за березень у сумі: 6500 х 22% = 1430 грн. Проте в нарахування березня потрапило б лише: 1430 : 6500 х 5014,29 = 1103,14 грн. А решту (1430 - 1103,14) = 326,86 грн було б зазначено у рахунок компенсації.
Аналогічно розподіляла б і пораховані ПДФО та ВЗ.
Нюанс третій: відображення у «зарплатній» звітності
Мінекономіки у роз’ясненні просить роботодавців вести розрахунок втраченої зарплати та ЄСВ. Найімовірніше, така інформація надаватиметься і в єдиній «зарплатній» звітності (податковому розрахунку).
Проте до чинної форми податкового розрахунку відповідні зміни внесені не були. І дуже ймовірно, що й не будуть внесені, адже законотворці планують зробити зарплатну звітність знову щомісячною. Про це ми писали у статті «Коли роботодавець звітує з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у 2022 році?» в «ДК» №15/2022.
Тим, кого цікавить ця тема, повідомляємо: цей законопроєкт №7233 і досі готується до другого читання (стан документа можна відстежувати за його карткою на сайті ВРУ).
У таких умовах ті, хто мав призупинення трудових договорів у березні, не зобов’язані повідомляти про це ДПС (закон цього не вимагає, а роз’яснення Мінекономіки мають рекомендований характер та податкової звітності не стосуються).
Проте, щоб не було запитань, а чому це роботодавець в ситуації, яку ми навели в прикладі, не донарахував ЄСВ до мінімального розміру, на думку автора, варто подати доповнення у довільній формі (про що проставити позначку в самому податковому розрахунку). Право подати таке доповнення встановлено п. 46.4 ПКУ. В ньому треба зазначити персоніфіковано інформацію про працівників, з якими призупинено трудові договори (із зазначенням періоду призупинення), а також про втрачені ними суми зарплати та ЄСВ через таке призупинення.
Адже, на думку автора, в цій ситуації донараховувати ЄСВ до розміру мінімального страхового внеску роботодавець не повинен — цю втрату бюджету та страхового стажу має компенсувати держава-агресор. Проте податківці щодо цього ще не висловилися, тож чекаємо на їхні роз’яснення.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 р. №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».