ВС вважає1, що чинне законодавство не зобов'язує роботодавців зберігати лікарняні листки та документи про їх оплату понад три роки.
Термін зберігання листків непрацездатності встановлено у Переліку №578/5, а саме:
— листки непрацездатності (п. 716) — 3 роки;
— журнали реєстрації листків непрацездатності (п. 739) — 3 роки.
1 Постанова ВС від 13.10.2020 р. у справі №440/57/19.
Важливо! Звертаємо увагу, що відповідно до п. 2.11 Переліку №578/5 примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 5), коментують і уточнюють строки зберігання документів.
У примітках зазначено ознаки виокремлення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від наведених у графах 3, 4 цього Переліку. Наприклад, така примітка конкретизує строки зберігання бухгалтерської документації.
«За умови завершення перевірки»
За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
Примітка до Переліку №578/5
Але ні щодо листків непрацездатності, ні щодо журналів їх реєстрації строк не має примітки «за умови завершення перевірки...». Тож виходить, що після закінчення трьох років вони можуть бути знищені? Саме це питання розглядалося в коментованій судовій справі.
Чому ні? Тому що листки непрацездатності хочуть бачити фахівці ФСС під час перевірок. До речі, докладніше про новий порядок проведення перевірок від ФСС, який діє з 10.10.2020 р., ми писали в статті «Перевірки від ФСС по-новому» в «ДК» №43/2020.
Так, відповідно до ч. 2 ст. 17 Закону №1105 строк давності в разі стягнення штрафних санкцій, передбачених цим Законом, а також інших видів заборгованості перед Фондом не застосовується.
А за приписами п. 1.4 Порядку №23 на період до повного стягнення заборгованості зі сплати страхових внесків за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, а також сум штрафних санкцій, нарахованих та/або не сплачених у період до 1 січня 2011 року, в тому числі нарахованих внесків, строк сплати яких на 1 січня 2011 року не настав, та відповідних штрафних санкцій за Фондом зберігаються повноваження щодо контролю за правильністю нарахування, своєчасністю сплати страхових внесків, застосування фінансових санкцій, якими Фонд був наділений до набрання чинності Законом про ЄСВ (аналогічна норма була передбачена й у п. 1.4 інструкції, затвердженої постановою ФСС з ТВП від 22.12.2010 р. №29).
Перевірка Фондом — поза межами 3-х років
У коментованому судовому рішенні позапланова перевірка ФСС з правильності нарахування та використання коштів Фонду була проведена за період з 01.04.2011 р. до 30.07.2018 р.
Перевіркою встановлено факт порушення: виплата допомоги за рахунок ФСС була, а листка непрацездатності — немає. Неправомірні витрати становлять 5008,50 грн. Отже, як вирішив Фонд, ці кошти треба повернути, а ще роботодавець має сплатити штраф у такій самій сумі (тобто в розмірі неправомірної виплати) — 5008,50 грн.
Роботодавець — ТОВ — не погодився з такими висновками перевірки. Адже зазначений листок непрацездатності був знищений у зв'язку із закінченням граничного (3 роки) терміну зберігання.
Спір дійшов до суду.
Документи на заміну лікарняного — під час перевірки та суду
Замість відсутнього оригіналу листка непрацездатності ТОВ до перевірки надавало:
— копію наказу від 28.11.2008 р. №11-о/с про прийняття працівниці з 01.12.2008 р. на постійну роботу на посаду касира;
— табелі обліку робочого часу за січень — березень 2012 року, в яких зафіксовано, що працівниця у зазначений період перебувала у декретній відпустці;
— розрахункові відомості нарахування заробітної плати, де, щоправда, немає інформації про нарахування допомоги по вагітності та пологах.
Крім того, також було підтверджено факт перерахування коштів у сумі 5008,50 грн працівниці відповідними виписками з банківського рахунку підприємства.
Щоб остаточно переконатися в існуванні та видачі працівниці листка непрацездатності, ТОВ звернулося із запитом до медзакладу. У відповіді на запит директор КП «Міський клінічний пологовий будинок Полтавської міської ради» повідомив, що згідно з первинною медичною документацією працівниці в жіночій консультації пологового будинку 24.01.2012 р. був виданий листок непрацездатності №038544 (з 30.01.2012 р. до 03.06.2012 р.) щодо вагітності та пологів, тимчасом як журнал реєстрації листків непрацездатності (форма 036/0) та корінці листків непрацездатності за 2012 рік знищені у зв'язку із закінченням строків зберігання.
Тобто відповідні документи, які б підтверджували непрацездатність працівниці та факт видачі їй самого лікарняного, були знищені й у медичному закладі — також через закінчення строків зберігання документів (на вимогу Наказу №578/5).
А позаяк чинне законодавство не зобов'язує страхувальників зберігати лікарняні листки та документи про їх оплату більш ніж три роки, на переконання ТОВ, Фонд не мав жодних підстав вимагати повернення коштів та сплати штрафу.
Позиція ВС: лікарняні зберігають лише три роки!
Суди всіх інстанцій включно з найвищою цілком підтримали ТОВ-роботодавця.
Верховний Суд, зокрема, наголосив, що п. 320 Переліку №578/5 визначено строк зберігання документів (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з Фонду соціального страхування, який становить 3 роки. Такий самий строк зберігання встановлено п. 716 Переліку №578/5 і для листків непрацездатності, корінців листків непрацездатності.
Отже, за відсутності законодавчо встановленого обов'язку зберігати документи на підтвердження оплати листків непрацездатності з ФСС понад трирічний строк ТОВ не може нести за це відповідальність.
За таких обставин рішення Фонду про повернення коштів допомоги та застосування фінансових санкцій до ТОВ-роботодавця були скасовані як протиправні.
Нормативна база
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.1999 р. №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Перелік №578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.
- Порядок №23 — Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування України та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання, затверджений постановою ФСС від 02.10.2020 р. №23.
Наталія КАНАРЬОВА, «Дебет-Кредит»