Нагадаємо про кілька шляхів, якими можна надати матеріальну допомогу працівникам напередодні свят. А ви зможете обрати той із них, який спричиниться до найменших втрат з оподаткування.
Наближаються різдвяно-новорічні свята, які в нас традиційно тривають з кінця грудня до середини січня (а дехто святкує і довше). Звісно, що в цей період багато хто з роботодавців воліє не лише привітати своїх працівників, а й потішити їх матеріально.
Напевно, для більшості цього року ідеальний подарунок — гроші. Хоча діти й досі радіють солодощам, тому про те, як організувати роздачу новорічних дитячих подарунків, читайте у «ДК» №50/2020. А тепер перейдімо до дорослих подарунків.
ПКУ на сьогодні розглядає чотири варіанти, якими можна скористатися в цьому разі.
1. Подарунок, але у негрошовій формі.
2. Додаткове благо.
3. Благодійна допомога.
4. Зарплата.
Почнімо з оподатковуваних варіантів, а далі розповімо, як можна зекономити на податках.
Матеріальна допомога як складова фонду оплати праці
Напевно, найпростіший шлях заохотити працівників для суб'єктів господарювання приватного права власності — це підвищити їм зарплату. До речі, якщо Закон про Держбюджет-2021 набере чинності з тим розміром мінімальної зарплати, який наразі заплановано, то з 1 січня більшість роботодавців перегляне оклади працівників, орієнтуючись на новий мінімум — 6000 грн.
Проте, якщо йдеться про одноразове заохочення, працівникові можна виплатити місячну або квартальну премію, річну винагороду чи навіть матеріальну допомогу. Усі ці види доходів передбачені Iнструкцією зі статистики заробітної плати.
Правила призначення та оформлення премій та річних винагород ми докладно розглядали у статті «Преміювання працівників: коли та як» у «ДК» №51-52/2019. Одразу нагадаємо, що ці види доходів належать до фонду оплати праці, а отже, оподатковуються 18% ПДФО та 1,5% ВЗ, а ще на них нараховується 22% (8,41% для осіб з інвалідністю) ЄСВ.
Щодо матеріальної допомоги, то її Iнструкція №5 поділяє на два види: одноразову (яка до фонду оплати праці не належить) та іншу (яку ми умовно назвемо багаторазовою), що є різновидом зарплати.
Однією зі складових ФОП є інші заохочувальні та компенсаційні виплати. До них належать усі виплати, передбачені у п. 2.3 Iнструкції №5, зокрема матеріальна допомога, що має систематичний характер, надана всім або більшості працівників (пп. 2.3.3 Iнструкції №5).
Критерії визнання матдопомоги зарплатою:
1) її надання має бути передбачено колективним та/або трудовим договором тощо;
2) вона надається систематично, тобто частіше, ніж раз на рік;
3) надається всім або більшості працівників.
Але в Iнструкції №5 не визначено, що є більшістю працівників для цього випадку. Тож слід користуватися математичними правилами: якщо матдопомога одночасно надається більш ніж половині працівників, це означає її виплату більшості працівників. Але буде цілком припустимо надати таку допомогу, наприклад, у грудні одній половині працівників, а в січні — іншій половині. Тоді правило «більшості» не буде порушено!
Нагадаємо, що всі складові фонду оплати праці відображають і у звіті з ЄСВ, і у формі №1ДФ сумарно, але в розрізі працівників — одержувачів таких доходів. У формі №1ДФ такі доходи працівників відображають за ознакою «101» як доходи у вигляді заробітної плати.
Матеріальна допомога одноразового характеру, що її підприємство надає окремим працівникам у зв'язку зі сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання, відповідно до п. 3.31 Iнструкції №5 не належить до фонду оплати праці.
На одноразову матеріальну допомогу ЄСВ не нараховують. А якщо її ще й оформити як нецільову благодійну допомогу, то можна зекономити і на ПДФО та ВЗ. Докладно про це ми писали у статті «Ще не пізно допомогти працівникам» у «ДК» №49/2018 та «Матеріальна допомога суміснику» у «ДК» №48/2020.
Тож зараз лише нагадаємо:
— у 2020 році розмір неоподатковуваної нецільової благодійної допомоги становить 2940 грн;
— а якщо надати таку допомогу у січні 2021 р. (за умови що з 01.01.2021 р. розмір прожиткового мінімуму для працездатних осіб зросте до 2270 грн), то неоподатковуваний розмір нецільової благодійної допомоги становитиме 3180 грн.
Матеріальна допомога як додаткове благо
Сам термін «додаткове благо» трапляється лише в ПКУ і лише стосовно оподаткування доходів фізосіб. Але чіткого визначення цього терміна немає, проте є перелік доходів за пп. 164.2.17 ПКУ, які з метою оподаткування вважаються додатковим благом.
Одним із таких доходів є безповоротна фінансова допомога. Що це таке з метою оподаткування, наведено в пп. 14.1.257 ПКУ. Зокрема, безповоротна фінансова допомога — це сума коштів, передана платнику податків згідно з договорами дарування, іншими подібними договорами або без укладення таких договорів. Головна умова тут дуже проста — кошти надають фізособі без умови їх повернення.
Але згідно з розділом IV ПКУ зарплата і додаткове благо — це різні види оподатковуваного доходу фізособи (адже вони прописані у різних підпунктах — 164.2.1 та 164.2.17 відповідно). А як відрізнити безповоротну фінансову допомогу від багаторазової матеріальної допомоги, яка є складовою фонду оплати праці? На жаль, чіткої відповіді на це запитання немає, тож доведеться спиратися лише на різне документальне оформлення.
Критерії визнання безповоротної фіндопомоги:
— надається за договорами дарування або іншими схожими договорами. Тобто не буде сумнівів, якщо з працівником укладено договір дарування на певну суму коштів або договір про надання безповоротної фінансової допомоги;
— може надаватися і без укладання таких договорів. Тоді треба оформити наказ про надання безповоротної фінансової допомоги (в якому саме так цей вид доходу і зазначити);
— сама виплата допомоги оформлюється або видатковим касовим ордером (якщо йдеться про готівку), або платіжним дорученням і випискою з банківського рахунку. В обох випадках зазначають призначення платежу — «безповоротна фінансова допомога»;
— але не забувайте про наведені вище критерії визнання матеріальної допомоги складовою фонду оплати праці. Тобто як не назви цю допомогу в наказі, безпечніше, щоб вона надавалася не частіше ніж раз на рік і не більшості працівників одночасно.
Безповоротна фіндопомога оподатковується 18% ПДФО та 1,5% ВЗ. Але якщо вона має одноразовий характер, на неї не нараховують ЄСВ!
Отже, таку одноразову фіндопомогу не відображають у звіті про ЄСВ. А у формі №1ДФ показують з ознакою доходу «126» (як додаткове благо).
Подарунки працівникам: оподатковувані та неоподатковувані
Вище ми говорили про додаткове благо й уточнювали, що перелік доходів, які є додатковим благом, визначено пп. 164.2.17 ПКУ. Але річ у тім, що додатковим благом можуть бути не лише кошти, а й інші види майна, які надаються фізособі без обов'язку повернення.
Водночас є інший вид доходу — дарунок, чіткого визначення якого знову ж таки в ПКУ немає. Проте є пп. 165.1.39 ПКУ, який каже: вартість дарунків у частині, що не перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати (з розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі, є неоподатковуваним доходом фізособи.
Як відрізнити додаткове благо від подарунка? Знову ж таки, доведеться спиратися на різницю в оформленні. Але якщо оформити на певне майно (крім грошей) саме договір дарування, то довести, що це не дарунок, буде вкрай важко.
Проте в разі надання дрібних чи не дуже коштовних подарунків до свят мало хто з роботодавців та працівників укладає договір дарування. Як правило, при цьому оформлюють наказ керівника про придбання та/або видачу дарунка і первинний документ (накладна, акт, відомість) про приймання-передачу (для списання дарунка з балансу).
Тепер щодо оподаткування.
Зверніть увагу!
У 2020 році вартість неоподатковуваних подарунків становить 1180,75 грн. Але якщо з 1 січня 2021 року розмір мінімальної зарплати збільшиться (як заплановано) до 6000 грн, то вартість неоподатковуваних подарунків у 2021 році буде 1500 грн.
Сума перевищення вартості подарунка над неоподатковуваним розміром оподатковується 18% ПДФО та 1,5% ВЗ. I податківці наполягають:
— з метою нарахування ПДФО база оподаткування визначається за допомогою коефіцієнта 1,21951 (п. 164.5 ПКУ);
— такий оподатковуваний дохід є додатковим благом (пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ — вартість безоплатно отриманих товарів), і саме так його слід відображати у формі №1ДФ;
— зважаючи на те що нараховує цей дохід роботодавець, то саме він як податковий агент повинен сплатити ПДФО та ВЗ з вартості такого доходу, перерахувавши його суму до державного бюджету.
Щодо ЄСВ, то, на думку податківців, вартість подарунків, безоплатно переданих працівникам, є базою нарахування ЄСВ. Податківці вважають, що згідно з пп. 2.3.2 Iнструкції №5 одноразові заохочення працівникам підприємства, не пов'язані з конкретними результатами праці, відносяться до фонду додаткової заробітної плати (див. ЗIР, підкатегорія 201.03).
Не є базою нарахування ЄСВ вартість дитячих новорічних подарунків, придбаних за рахунок коштів роботодавця (відповідно до п. 3.23 Iнструкції №5 та п. 8 розділу II Переліку №1170).
Приклад 4000 грн — вартість подарунка. Ця сума перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати. Тому сума перевищення оподатковується на підставі пп. 165.1.39 ПКУ. Оподаткуванню ПДФО і ВЗ підлягає вартість подарунка у частині перевищення 1180,75 грн, тобто: 4000 - 1180,75 = 2819,25 грн.
Базою оподаткування ПДФО є вищезазначена оподатковувана частина подарунка, збільшена на «натуральний» коефіцієнт: 2819,25 грн х 1,21951 = 3438,10 грн.
З цієї суми подарунка (оподатковуваного нарахованого «натурального» доходу) підприємство як податковий агент самостійно сплачує (перераховує) до бюджету ПДФО в сумі: 3438,10 грн х 18% = 618,86 грн.
Водночас утримує 1,5% військового збору: 2819,25 грн х 1,5% = 42,29 грн.
Нарахований у грудні 2020 р. дохід у вигляді подарунка відображає у формі №1ДФ за IV квартал 2020 р.
У розділі I у графі «3а» сума нарахованого доходу підприємство відображатиме двома рядками:
— у першому слід показати неоподатковувану частину вартості подарунка — 1180,75 грн (у графах 3 та 3а). Відповідно графи 4 та 4а не заповнює, а ознака доходу в цьому рядку буде «160»;
— у другому рядку слід показати оподатковувану частину вартості подарунка (з урахуванням суми коефіцієнта). Тобто у графах 3 і 3а буде сума 3438,10 грн, у графах 4 та 4а сума нарахованого і сплаченого податку — 618,86 грн, з ознакою доходу «126».
У розділі II форми №1ДФ суму військового збору відображає без коефіцієнта у складі загальної суми. У графі 3а буде сума нарахованого доходу — 4000,00 грн, у графі 3 сума виплаченого доходу — 4000,00 грн, у графі 4а сума нарахованого збору — 42,29 грн, у графі 4 сума перерахованого збору — 42,29 грн.
ЄСВ нараховується на всю вартість подарунка: 4000,00 х 22% = 880,00 грн.
У Звіті з ЄСВ такий подарунок відображається як складова зарплати працівника.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Iнструкція №5 — Iнструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. №5.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»