Чим більше держава переходить у цифру, тим більше запитань виникає: чи зручно це? Чи це обов’язково для ЮО приватної форми власності? Що робити, якщо не готові? На ці та інші запитання відповімо у статті.
Останній застосунок «Дія» (скорочення від «Держава і я») дуже швидко завойовує сферу надання різного виду адміністративних онлайн-послуг. У ньому доступні такі послуги, як реєстрація, внесення змін та припинення ФОП — відповідні дії вчиняються майже в «один клік». У цьому самому застосунку доступні такі послуги, як одночасне оформлення ID-картки та номера платника податків після досягнення 14-річного віку, подання заяв на допомогу ФОПам із дітьми й отримання допомоги по безробіттю. І одна з найочікуваніших — оформлення українського та закордонного е-паспортів.
Утім, їх використання спричинило багато запитань, особливо у роботодавців при прийнятті на роботу.
Що пред’явити роботодавцю — застосунок «Дія» чи ID-картку?
Трудове законодавство у зв’язку із запровадженням е-паспортів не зазнало змін. Приписи ч. 2 ст. 24 КЗпП вказують на те, що при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я та інші документи.
Водночас при укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які приймаються на роботу, відомості про їх партійну і національну належність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено законодавством (ст. 25 КЗпП).
А тепер уявімо собі ситуацію, коли доволі досвідчена у процесах діджиталізації молодь або просто активний користувач інтернет-послуг при працевлаштуванні на роботу прийшов лише зі смартфоном. На запитання: «А де ваші документи?», — він одним порухом провів по екрану смартфона та з гордістю продемонстрував е-паспорт.
Здивування відповідальної особи кадрового відділу буде цілком закономірне — про е-паспорт у смартфоні ще не всі й чули.
Звісно, що використання е-паспорта на території України — це лише експеримент. На законодавчому рівні маємо український паспорт — паперовий паспорт-книжечку або ID‑картку як документи, що посвідчують особу та громадянство України.
Не забуваймо, що ті, хто вже отримав ID-картку, додатково у ЦНАПі отримують ще й додаток 13 — довідку про реєстрацію місця проживання, яка певний час створювала проблеми (без форми 13 пред’явлення ID-картки було недостатньо). Вона є паперовим підтвердженням місця проживання, якщо немає можливості зчитати інформацію з ID-картки.
Свого часу, ще 2018 року, в міграційній службі наголошували: ID-картка є самодостатнім посвідченням особи. Разом з ID-карткою безкоштовно на вимогу особи видають паперовий витяг з Єдиного державного демографічного реєстру, який не потрібно носити зі собою (та сама форма 13).
Тож коли працівник кадрового відділу бачить такого просунутого користувача державних електронних послуг, то виникає цілком логічне запитання: як оформити таку особу на роботу? Чи повинен працівник кадрового відділу вимагати саму ID-картку та паперовий додаток 13? Чи достатньо лише інформації з мобільного застосунку «Дія»?
Спочатку давайте з’ясуємо, що таке е-паспорт, де і як він використовується.
Які переваги паспорта у смартфоні?
Була ж до цього ID-картка як альтернатива паспорта у вигляді книжки. Чого ще бракувало і навіщо той е-паспорт у смартфоні?
Нагадаємо, що ID-картка має безконтактний електронний носій, куди вносяться засоби електронного цифрового підпису, а також додаткова (змінна) інформація (ч. 9 ст. 21 Закону про ЄДДР). Інформація щодо місця проживання є лише на електронному носії ID-картки.
В українському е-паспорті відображаються всі аналогічні відомості, що занесені до безконтактного носія. Зокрема, на сьогодні вже реалізовано й можливість бачити дані про місце реєстрації (проживання) фізичної особи (за наявності в демографічному реєстрі). Ці дані відображаються як додаткова змінна інформація (п. 4 Порядку №278).
Цей факт ми перевірили — у мобільному застосунку «Дія» справді відображаються всі дані про виданий паспорт (закордонний чи ID-картку). Її можна побачити або за QR-кодом, або у розділі «повна інформація» (на екрані мобільного застосунку вона розташована за відповідною позначкою у правому нижньому куті).
Отже, на сьогодні український е-паспорт за своїми даними повністю замінює ID-карту та закордонний паспорт.
А його перевагою є те, що е-паспорт у смартфоні дозволив не носити зі собою витяг з ID-картки за формою 13 (довідка про реєстрацію місця проживання).
І незважаючи на те що це лише дворічний експеримент, кожен, хто має ID-картку та біометричний закордонний паспорт, може завантажити мобільний застосунок «Дія» на свій смартфон та користуватись електронним аналогом цих документів.
У яких випадках застосовуються е-паспорти?
Уряд, погодившись із пропозицією Мінцифри та МВС на реалізацію протягом 2020-2021 року експериментального проєкту щодо застосування відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки, та відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України для виїзду за кордон, прийняв Постанову №278 та Порядок №278.
Порядком №278 Кабмін визначив, що український е-паспорт та е-паспорт для виїзду за кордон можуть пред’являтися протягом періоду реалізації експериментального проєкту (2020-2021 рр.) замість паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон (виключно на території України!) у таких випадках:
— перевезення пасажирів повітряним, залізничним транспортом (у межах держави);
— надання послуг поштового зв’язку;
— проведення банківських операцій;
— підтвердження віку під час придбання пива (крім безалкогольного), алкогольних, слабоалкогольних напоїв, вин столових або тютюнових виробів;
— надання послуг з медичного обслуговування;
— пред’явлення на вимогу працівника правоохоронного органу документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України;
— користування бібліотеками та надання бібліотечних послуг;
— надання готельних послуг;
— надання телекомунікаційних послуг;
— пред’явлення на вимогу уповноваженої особи під час відвідування адміністративних будівель;
— надання адміністративних послуг;
— повернення сплачених за товар коштів;
— участь у виборах Президента України, народних депутатів України, депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад, сільських, селищних, міських голів, всеукраїнських та місцевих референдумах.
Увага!
Юридичні та фізичні особи мають право застосовувати у своїй діяльності український е-паспорт та е-паспорт для виїзду за кордон також в інших випадках за умови виконання вимог Порядку №278. Але наведений перелік вказує на такі обставини використання е-паспорта з мобільного застосунку «Дія», де потрібно лише пред’явити документ, що посвідчує особу.
У тих випадках, коли відповідним нормативним актом вимагається фізичне пред’явлення паспорта, то без наявності в особи оригіналів такого документа не обійтись.
Чи можна подавати е-паспорти при прийнятті на роботу?
Якби для приймання на роботу було достатньо лише ідентифікувати особу потенційного працівника, то навіть незважаючи на приписи ст. 24, 25 КЗпП, на нашу думку, працівник при працевлаштуванні міг би пред’являти як оригінали документів (український паспорт-книжечку або ID-картку, ІПН, довідку про реєстрацію місця проживання), так і е-паспорт у застосунку «Дія» на своєму смартфоні.
Крім того, з 1 червня 2020 року, як зазначено в абз. 2 п. 9 Порядку №278, особа може подавати е-паспорт та е-паспорт для виїзду за кордон через Портал «Дія», зокрема з використанням мобільного застосунку Порталу «Дія», як електронну копію паспорта громадянина України у формі картки та/або паспорта громадянина України для виїзду за кордон (п. 7 Постанови №278).
Проте не все так просто. Адже роботодавець має дотримуватися й інших вимог чинного законодавства при прийнятті працівника на роботу, а саме:
1. Роботодавець повинен не лише подивитися на надані документи, а й перевірити їх дійсність. Зокрема, перевірка достовірності е-паспорта та/або е-паспорта для виїзду за кордон у випадках, передбачених законодавством, здійснюється за допомогою технічних засобів, зокрема з використанням унікального електронного ідентифікатора (QR-коду), який забезпечує отримання даних із Реєстру інформаційними ресурсами єдиної інформаційної системи МВС на запит Порталу «Дія».
2. Часто відділ кадрів робить копію наданих працівником документів, а від роботодавців-бюджетників цього взагалі вимагають. Так, в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в бюджетній установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення), зокрема копія паспорта, копія облікової картки платника податків тощо (п. 12 глави 2 розділу IV Правил №1000/5).
Тому, якщо роботодавець долучився до цього експериментального проєкту, він має:
— видати наказ про прийняття замість оригіналів документів, що вимагаються при прийнятті на роботу, лише українські е-паспорти у мобільному застосунку «Дія»,
— мати відповідні технічні засоби для зчитування інформації з QR-коду — за допомогою або смартфону, або спеціальної програми на ПК з ОС Windows тощо, що дозволяє роздрукувати отриману інформацію, у т. ч. за допомогою принтера.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Закон про ЄДДР — Закон України від 20.11.2012 р. №5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус».
- Порядок №278 — Порядок застосування відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки, та відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України для виїзду за кордон, під час реалізації експериментального проекту щодо застосування зазначених відображень, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 15.04.2020 р. №278.
- Постанова №278 — Постанова Кабінету Міністрів України від 15.04.2020 р. №278 «Про реалізацію експериментального проекту щодо застосування відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки, та відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України для виїзду за кордон».
- Правила №1000/5 — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. №1000/5.
Наталія Канарьова, «Дебет-Кредит»