Податківці в ІПК від 19.05.2020 р. №2097/Я/99-00-04-06-03-09/ІПК роз’яснили, з якої суми підприємство має утримати податок зі суми коштів, що були видані працівнику під звіт та не повернуті ним при звільненні. Зокрема, розглянуто питання утримання податку в разі недостатності суми доходу такого працівника.
До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу фізособи включається сума надміру витрачених коштів, отриманих нею під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ (пп. 164.2.11 ПКУ).
Також зазначений дохід є об’єктом оподаткування військовим збором (пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ).
Обов’язок утримати податок, нарахований на суму такого перевищення, покладається на особу, що видала такі кошти:
— за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць;
— у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.
А як діяти у ситуації, коли працівник не повернув надміру витрачених коштів та звільнився? Про це у коментованій ІПК податківці зазначають, що сума податку утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку. А в разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.
Що це означає на практиці?
Наприклад, працівник вам заборгував 7000 грн підзвітних коштів. І до повернення такого боргу звільняється. У цьому разі:
— не повернені вчасно невикористані підзвітні кошти є оподатковуваним доходом працівника. І врахуйте, що п. 170.9 ПКУ встановлює чіткий строк повернення невикористаних підзвітних коштів, порушення якого робить ці кошти оподатковуваними (саме на підставі пп. 164.2.11 ПКУ). Тобто ПДФО та військовий збір з такого доходу утримуються в будь-якому разі, звільнився працівник чи ні;
— ПДФО рахується за формулою, наведеною у п. 164.5 ПКУ. Тобто, якщо борг становить 7000 грн, то сума ПДФО: 7000 х 1,21951 х 18% = 1536,58 грн. При розрахунку військового збору ця формула не застосовується, тож сума військового збору буде: 7000 х 1,5% = 105 грн. Таким чином, з працівника треба утримати не лише 7000 грн боргу, а й 1536,58 грн та 105 грн податків за таким боргом;
— частину боргу ви можете утримати з інших доходів (наприклад, з його зарплати). Відрахування із зарплати робиться на підставі ст. 127 КЗпП, але при цьому треба враховувати обмеження в сумі відрахувань, встановлені ст. 128 КЗпП. Наприклад, якщо при звільненні працівникові нарахували зарплату до виплати 12000 грн, то утримати з неї нараховані зі суми боргу ПДФО та військового збору можна без обмежень. А ось усю суму боргу при цьому (без заяви працівника) не відрахуєш — адже сума всіх відрахувань не може перевищувати 20% від такої зарплати після утримання з неї податків. Тобто (12000 - 1536,58 - 105) х 20% = 2071,68 грн. А борг у сумі 4928,32 грн залишиться, адже працівник звільняється й інших доходів від такого роботодавця не отримає.
І ще. Оформити наказ про таке відрахування можна лише протягом одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу. Якщо строки для складання наказу минули, то утримати борг і скласти такий наказ можна лише на підставі заяви працівника. Якщо працівник не бажає або оспорює суму боргу, то вирішити питання можна лише через суд.
Те саме стосується і суми боргу, яку не можна відрахувати зі суми зарплати (та інших доходів) працівника, — її можна отримати від працівника, якщо він внесе таку суму до каси (або на поточний рахунок) добровільно чи на підставі рішення суду;
Незважаючи на те, поверне працівник борг чи ні, через те що він не повернув підзвітні кошти вчасно, вони є оподатковуваним доходом працівника.
Тому роботодавець утримує ПДФО та ВЗ з такого доходу в місяці виникнення такого доходу (якщо дохід виник у місяці звільнення, — то у місяці звільнення).
Якщо доходу забракло на утримання податків, — різниця утримується з працівника в наступних місяцях. На практиці податківці вимагають зробити проведення Д-т 66 К-т 64 одразу на всю суму ПДФО та ВЗ. Відповідно, якщо доходу забракне, виникне дебетове сальдо — заборгованість працівника, яка погашатиметься у наступних звітних періодах. Але сплатити такі ПДФО та військовий збір треба одразу, в повному обсязі (і в цьому самому кварталі в повному обсязі показати у формі №1ДФ).
Якщо працівник звільняється, різницю він сплачує вже сам!
Наприклад, сума до виплати становить 1500 грн, а утримати треба 1536,58 грн ПДФО та 105 грн військового збору. Роботодавець утримує лише 1500 грн.
Тобто у роботодавця не виникає дебетового сальдо за розрахунками з працівником за податками — він утримує ПДФО та військовий збір у межах доходу при звільненні. А працівник має подати за рік, у якому виник дохід, декларацію про доходи, в якій зазначити решту суми ПДФО та військового збору (в нашому прикладі — 141,58 грн), які сплатить самостійно. Щоб він знав про ці суми, роботодавець зобов’язаний надати йому розрахунковий лист (повідомлення про суми, які належаться йому до виплати), в якому зазначити всі ці розрахунки та суми боргів з ПДФО і військового збору.
На жаль, податківці не уточнили, як підприємство у такому разі має відобразити суму доходу і податку у формі №1ДФ. А відобразити розмір такого доходу все ж таки потрібно, бо роботодавець є податковим агентом під час оподаткування зазначеної суми за умови дотримання всіх вимог, установлених п. 170.9 ПКУ.
Що з ЄСВ?
Базою нарахування єдиного внеску для роботодавців є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону «Про оплату праці», та сума винагороди фізособам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ).
Отже, отримані працівником та не повернуті кошти під звіт не є базою нарахування єдиного внеску.
Наша позиція
Згідно з Довідником ознак доходів1 суми коштів, отримані платником податку на відрядження або під звіт, у тому числі надміру витрачені та не повернуті у встановсю сумувлені законодавством строки (пп. 164.2.11 та пп. 165.1.11 ПКУ), відображають у формі №1ДФ з ознакою доходу 118 «кошти на відрядження або під звіт, в т. ч. надміру витрачені».
1 Затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. №4.
Тому коштів, виданих на відрядження або під звіт, яка не була повернута працівником при звільненні, відображають у графах 3 та 3а з ознакою доходу 118. Звісно, що в цьому самому звіті відображають і суми інших доходів працівника за такий квартал (зарплати тощо).
А от у графі 4 та 4а необхідно показати лише суму податку, що фактично була утримана з фізособи і сплачена. Тобто у графах 4 та 4а відображають суму податку за мінусом суми зобов’язання, яку фізособа включає до податкового зобов’язання за наслідками звітного (податкового) року (яка не могла бути утримана з неї через недостатність суми доходу при звільненні).
Крім того, вважаємо, що суму доходу необхідно відобразити у Розділі ІІ форми №1ДФ повністю. А от суму утриманого та нарахованого військового збору показувати ту, яка фактично була отримана з доходу особи.
Стосовно того, що має зазначити в такому разі в декларації про доходи сам колишній працівник, краще дізнатися в ДПІ, до якої така декларація подаватиметься.
Станіслав ГОРБОВЦОВ, «Дебет-Кредит»