ФСС відновив проведення планових перевірок страхувальників і навіть оприлюднив план-графік таких перевірок на II квартал. Тож нагадаємо, чого чекати від перевіряльників і що треба підготувати, якщо вони до вас завітають.
Як «Дебет-Кредит» уже повідомляв на своєму сайті, у березні 2019 року відновлено проведення планових перевірок страхувальників щодо використання ними коштів ФСС. Там само ми наводили посилання на плани-графіки перевірок на II квартал 2019 року.
Але тут є один досить важливий момент. Річ у тім, що кілька років тому розпочалась адміністративна реформа — об'єднання двох фондів: ФСС з ТВП і ФСС від НВВ. Закінчилась ця процедура лише наприкінці 2017 року (про що повідомлялось у листі ФСС від 12.10.2017 р. №2.4-38-803). Нині саме ФСС виконує всі функції та завдання, зокрема, і щодо контролю за використанням страхувальниками коштів Фонду — і щодо тимчасової втрати працездатності, і щодо нещасних випадків на виробництві.
А ось нового порядку проведення перевірок затверджено не було. Зараз ще є чинною Iнструкція №29. Про це та особливості її застосування повідомляло Управління виконавчої дирекції Фонду в Херсонській області.
Також з метою проведення профілактичних заходів, спрямованих на усунення шкідливих і небезпечних виробничих факторів, запобігання нещасним випадкам на виробництві, професійним захворюванням та іншим випадкам загрози здоров'ю працівників, викликаним умовами праці, запроваджено перевірки страхувальників страховими експертами, які діють відповідно до Положення №63. Про це зазначалось у листі ФСС від 12.03.2018 р. №6-29-794.
Перевірки планові та позапланові
Як і у випадку з рештою контролюючих органів, перевірки від ФСС можуть бути як плановими, так і позаплановими. Але, безумовно, всі вони є документальними.
Планова перевірка страхувальників проводиться згідно з планом-графіком, який складається на підставі аналізу з урахуванням таких критеріїв:
1) системні порушення щодо використання страхових коштів Фонду, зокрема, за результатами двох попередніх перевірок встановлено порушення використання страхових коштів Фонду;
2) неподання страхувальником повідомлення про виплату коштів застрахованим особам протягом трьох місяців з дня здійснення фінансування Фондом сум, зазначених у заяві-розрахунку;
3) зростання кількості оплачених днів тимчасової непрацездатності (вагітності та пологів) та сум матеріального забезпечення на зазначені цілі у 1,5 і більше разів у звітному періоді порівняно з аналогічним періодом минулого року за умови відсутності зростання середньооблікової кількості штатних працівників та фонду оплати праці у звітному періоді;
4) здійснення виплат матеріального забезпечення застрахованій особі в межах, наближених до максимальних розмірів з розрахунку на один день;
5) наявність витрат страхових коштів Фонду за відсутності сплати страхувальником єдиного внеску та/або відсутності застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб.
Періодичність проведення планових перевірок страховими експертами з охорони праці встановлюється за критеріями, зазначеними у п. 6.6 Положення №63.
План-графік проведення планових перевірок страхувальників на квартал складається до 20 числа місяця, який передує кварталу, та оприлюднюється на регіональній веб-сторінці офіційного веб-порталу Фонду після його затвердження. Що і було зроблено щодо II кварталу 2019 року.
Підстави для позапланових перевірок
Позапланові перевірки проводяться без попереднього повідомлення страхувальника за наявності таких підстав:
— страхувальник подав письмову заяву до відповідного органу Фонду про здійснення перевірки за його бажанням;
— виявлено невідповідність між даними, зазначеними у документах обов'язкової звітності та заявах-розрахунках, поданих страхувальником до органу Фонду;
— за результатами аналізу даних, зазначених у звітності, заяві-розрахунку страхувальника за коштами Фонду, статистичних даних виявлено перевищення розміру середньоденної допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності і пологах над розміром середньоденної заробітної плати;
— під час перевірки в іншого страхувальника виявлено факти, що свідчать про порушення вимог законодавства, які вплинули або можуть вплинути на виплату матеріального забезпечення та надання соціальних послуг;
— фізичні та юридичні особи звернулися щодо порушення страхувальником законодавства з питань, які належать до компетенції органів Фонду; страхувальник подав у встановленому порядку скаргу про порушення законодавства посадовими особами органу Фонду під час проведення планової чи позапланової перевірки або скаргу на рішення органу Фонду;
— страхувальник не подав звітність у встановлений термін до органу Фонду без поважних причин, а також письмових пояснень про причини, які перешкодили поданню такої звітності;
— розпочато процедуру реорганізації чи припинення юридичної особи, закриття відокремленого підрозділу юридичної особи, припинення діяльності суб'єкта малого підприємництва, порушено провадження у справі про визнання банкрутом страхувальника або подано заяву про зняття з обліку страхувальника;
— на вимогу правоохоронних органів або за рішенням суду.
Але слід зважати на те, що квартальний звіт за формою №Ф4-ФСС у 2019 році було скасовано, тож ця підстава для позапланової перевірки відпала.
Натомість з 01.10.2018 р. почала працювати система інформування роботодавцем про здійснені виплати застрахованим особам — повідомлення про виплату коштів застрахованим особам. Цей документ не є звітністю. Але його роботодавці подають упродовж місяця з дня здійснення виплат матеріального забезпечення, окремих виплат потерпілим на виробництві. I неподання такого повідомлення протягом 3 місяців з дати отримання коштів від ФСС теж є підставою для позапланової перевірки.
Документальне оформлення перевірки
На проведення кожної перевірки посадовій особі органу Фонду видається направлення, яке пред'являється перед початком перевірки керівнику страхувальника або уповноваженій ним особі разом зі службовим посвідченням. Копія направлення вручається керівнику страхувальника або уповноваженій керівником особі з позначкою про отримання. За результатами перевірки складається акт.
В останній день перевірки два примірники акта перевірки підписуються посадовими особами органу Фонду, які її проводили, керівником, головним бухгалтером (бухгалтером) або уповноваженою керівником особою та головою комісії (уповноваженим) із соціального страхування страхувальника, який перевіряється. Примірники акта перевірки підписуються посадовою особою органу Фонду та керівником або головним бухгалтером (бухгалтером) чи уповноваженою керівником особою страхувальника на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок.
Один примірник акта перевірки вручається страхувальнику з позначкою про отримання, а другий зберігається в органі Фонду, який здійснив перевірку.
Яка відповідальність за недопуск до проведення планової перевірки?
Не до кожної перевірки страхувальник буває готовий. Про те, чи можна її перенести на інший термін, хоча б щодо планових перевірок, ФСС відповідав у листі від 12.03.2018 р. №6-29-794. А що буде за недопуск на перевірку?
ФСС зазначає, що згідно з п. 3.5 Iнструкції №29, у разі якщо страхувальник відмовляється від проведення планової або позапланової перевірки, посадові особи органу Фонду складають акт про відмову від допуску до перевірки у довільній формі, який вручається керівнику чи головному бухгалтеру (бухгалтеру) або уповноваженій керівником особі під підпис або надсилається рекомендованим листом.
А далі, на підставі п. 3 ч. 1 ст. 10 Закону №1105, Фонд має право зупиняти фінансування такого страхувальника. Тобто немає перевірки — немає грошей.
Що перевіряють?
Під час перевірок страхувальників перевіряються:
— правомірність призначення та виплати матеріального забезпечення застрахованим особам;
— стан заборгованості за страховими коштами;
— правомірність призначення та виплати матеріального забезпечення застрахованим особам;
— правильність обчислення середньоденної заробітної плати, за якою обчислюються суми матеріального забезпечення застрахованим особам;
— правомірність заявлення і використання страхових коштів, які надійшли від органів Фонду;
— робота комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства, установи, організації;
— відповідність даних бухгалтерського обліку даним звітності щодо коштів Фонду та даним статистичної звітності. Тож за період, коли така звітність вже скасована, звірятимуть дані бухобліку страхувальника з даними самого Фонду, зокрема за отриманими повідомленнями про виплату коштів.
Отже, слід буде приготувати не лише дані бухгалтерського обліку щодо отриманих та виплачених коштів (виписку банку зі спеціального рахунку, касові документи тощо), заяви-розрахунки та повідомлення про таку виплату. А ще й листки непрацездатності (із доданими до них розрахунками середньоденної заробітної плати), дані про доходи працівників, з яких така середня зарплата обчислювалася. I ще наказ про затвердження комісії (уповноваженого) із соцстрахування та порядку їх роботи на підприємстві, протоколи зборів.
Тобто всі документи, що стосуються отримання і витрачання коштів від ФСС за період, який перевірятиметься.
Відповідальність за порушення
Частиною 6 ст. 15 Закону №1105 передбачено відповідальність страхувальників-роботодавців у разі порушення порядку використання страхових коштів, а саме: відшкодування Фонду в повному обсязі неправомірно витраченої суми страхових коштів та/або вартості наданих соціальних послуг і сплата штрафу у розмірі 50% такої суми.
I ще не слід забувати: якщо сума отриманих страхувальником від Фонду страхових коштів перевищує фактичні витрати на надання матеріального забезпечення, невикористані страхові кошти повертаються до робочого органу Фонду, що здійснив фінансування, протягом трьох робочих днів. Тут штраф за зайво замовлені кошти не застосовується, головне їх вчасно повернути.
За несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників та інших отримувачів коштів Фонду накладається штраф у розмірі 10% несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів.
Одночасно на суми несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1% зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу.
Нормативна база
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.99 р. №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Iнструкція №29 — Iнструкція про порядок проведення перевірок страхувальників по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, прийняття рішень за їх результатами та процедуру оскарження, затверджена постановою ФСС від 22.12.2010 р. №29.
- Положення №63 — Положення про службу страхових експертів з охорони праці, профілактики нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань, затверджене постановою ФСС НВВ від 20.12.2011 р. №63.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»