Замовник послуг не підписує акт наданих послуг. Які є важелі впливу на нього від виконавця? Чи може виконавець відмовитися скласти акт? Виконавець є ФОП на загальній системі оподаткування, неплатник ПДВ.
Як запобігти відмові від підписання акта замовником у договорі?
Звичай побудови в Україні бізнес-відносин, які подекуди зводяться до певних усних домовленостей та ґрунтуються на дружніх або довготривалих особистих стосунках, і надалі приводить суб'єктів господарювання до суду.
Наразі ми говоримо про спори щодо виконання договорів підряду та послуг. Останні ми би віднесли до особливо вразливих — враховуючи мінімум законодавчого врегулювання та небажання сторін витрачати час на узгодження положень таких договорів, на «гарячу лінію» доволі часто надходять скарги на недобросовісних контрагентів.
Тому ми вкотре наголошуємо на тому, що договори послуг мають містити достатньо чітку процедуру складення та підписання актів наданих послуг, порядок відмови від підписання, порядок обміну документами (оригіналами таких актів), а також урегулювання спірної ситуації, коли одна зі сторін необґрунтовано відмовляється від підписання акта. Саме вона забезпечує максимальний захист інтересів як замовника, так і виконавця.
Щоправда, чинне цивільне та господарське законодавство України не вимагає складення актів щодо наданих послуг — це радше вимога ПКУ. Втім, за відсутності вимог чинного законодавства сторони можуть керуватися звичаями, зокрема звичаями ділового обороту (ст. 7 ЦКУ).
Звичаї
Звичаєм є правило поведінки, яке не встановлене актами цивільного законодавства, але є усталеним у певній сфері цивільних відносин.
Звичай може бути зафіксований у відповідному документі.
Приклад Сторони під час укладення договору домовилися внести пункт щодо підтвердження виконання зобов'язань складенням щоквартальних актів, а саме:
«4.2. Факт надання послуг підтверджується виключно актом приймання-передачі послуг, підписаним уповноваженими представниками сторін. Акт приймання-передачі послуг, підписаний лише однією зі сторін, не підтверджує факту надання послуг, не створює юридичних наслідків для сторін та не є підставою для оплати послуг замовником, крім випадків, передбачених у п. 4.4 цього Договору.
4.3. У разі відсутності зауважень до наданих послуг замовник протягом 10 робочих днів підписує наданий виконавцем акт приймання-передачі наданих послуг та надає виконавцю один примірник акта. У разі наявності зауважень замовник повинен надати (направити) виконавцю письмову обґрунтовану відмову від підписання акта приймання-передачі послуг із вказівкою на невідповідність, описом неякісно наданих послуг або інших причин, які перешкоджають прийманню послуг...
4.4. У разі якщо замовник протягом 10 робочих днів з моменту отримання акта приймання-передачі послуг не підпише такий акт або не надасть виконавцю обґрунтованої відмови від його підписання, послуги вважаються прийнятими та підлягають оплаті замовником».
Такий варіант є цілком прийнятним. До речі, в договорах такого роду сторони також вказують на складення не двох, а трьох примірників акта. При цьому, підписуючи три акти, лише два примірники надсилають контрагенту (замовнику), який зазвичай не повертає підписаного ним примірника. Для таких випадків у договорах поряд із кількістю примірників акта наданих послуг, аналогічно до п. 4.4 прикладу 1, зазначають, що третій примірник акта свідчить про прийняття послуг у повному обсязі та без жодних претензій (якщо замовник не підпише та не надішле підписаний ним акт виконавцю).
Оскільки претензії з боку фіскальних органів в основному стосуються витратної частини податкового обліку (суми, яка впливає на фінрезультат замовника — платника податку на прибуток), то ми не можемо не враховувати вимог Закону про бухоблік.
Вимоги до первинних документів
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити:
— назву документа (форми);
— дату складання;
— назву підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Отже, навіть за умови що виконавець не отримає підписаного замовником акта наданих послуг, останній все-таки матиме пакет первинних документів для підтвердження понесених витрат — у т. ч. й підписаний обома сторонами акт. А виконавець на підтвердження отриманих доходів матиме акт, підписаний лише ним.
Що каже закон про відмову замовника підписати акт?
Розгляньмо інший варіант — з прикладу 1, але без п. 4.4. Тут, як правило, проблема виникає у тому, що замовник не просто відмовляється підписати акти, а й оплатити надані послуги (з урахуванням часткової передоплати чи без неї). Суди, розглядаючи подібні спори, виходять із того, що, не підписуючи акт, замовник тим самим не виконує свого зобов'язання належним чином, а отже, порушує ст. 526 ЦКУ, бо обов'язок замовника оплатити послуги за умовами договору, як правило, прямо залежить від конкретної обставини — підписання акта приймання-передачі послуг.
Описана ситуація не передбачена статтями 901 — 907 ЦКУ, що визначають конструкцію договору про надання послуг. Тому для нашого випадку може бути застосована аналогія закону: якщо цивільні відносини не врегульовані ЦКУ, іншими актами цивільного законодавства або договором, вони регулюються тими правовими нормами ЦКУ, інших актів цивільного законодавства, що регулюють подібні за змістом цивільні відносини (ч. 1 ст. 8 ЦКУ). Найближчими нормами подібності спірних неврегульованих правовідносин є положення для договорів підряду.
Тому пропонуємо виконавцю скористатися ч. 4 ст. 882 ЦКУ. Названа стаття регулює порядок приймання-передачі будівельних робіт, зокрема вважає акт, підписаний однією стороною (підрядником), належним доказом виконання роботи, за умови що суд визнає мотиви відмови замовника від підписання акта необґрунтованими.
Отже, виконавець має право в односторонньому порядку підписати акт приймання-передачі наданих послуг, зазначивши факт і докази необґрунтованої відмови замовника від підписання цього акта, та звернутися до суду.
Щоправда, звертаючись до суду, важливо мати певні докази:
1) підписаний обома сторонами договір про надання послуг;
2) фотозвіти, листування із замовником під час виконання умов договору, в т. ч. і листування за допомогою електронної пошти, інші підтвердження реального надання послуги із можливим переліком учинених дій;
3) акт приймання-передачі наданих послуг у двох примірниках, не завадить надати і докази надсилання таких актів замовникові (повідомлення про вручення рекомендованого листа, доставку кур'єром тощо);
4) можливо — акти звірки (у разі поетапного надання послуги) як самої послуги, так і розрахунків (якщо такі були — попередні оплати, оплати поетапного надання послуги тощо), не виключаємо й підготовку листа (вимоги) до замовника з вимогою підписати акт та один примірник повернути на адресу виконавця та встановити строк для погашення заборгованості з оплати послуг. Такий строк установлений у ч. 2 ст. 530 ЦКУ та становить сім днів від моменту отримання листа (вимоги).
Загалом, будь-яке листування в разі передачі спору до суду сторони мають належним чином підтверджувати — як правило, це або поштові документи, або кур'єр. Хоча ми не виключаємо й електронну пошту, якщо відповідні листи мають відмітку про зворотне підтвердження (наприклад, шляхом відповіді) отримання такого електронного листа після його прочитання. Переважна більшість поштових програм та сайтів має таку функцію.
Сучасне спілкування за допомогою електронної пошти та Iнтернет-зв'язку вимагає й відповідного підходу до змісту документів. Тому, як правило, госпсуб'єкти у тексті договору прописують, що листування між сторонами з приводу питань, пов'язаних з виконанням умов договору, може здійснюватись також і за допомогою електронної пошти. Отже, таке листування не може не прийматись і судами.
За виконання наведених вище умов у виконавця виникає право підписати акт в односторонньому порядку (відповідно до ч. 4 ст. 882 ЦКУ). А складені та підготовлені документи є підставою для звернення до суду. Враховуючи норми процесуальних кодексів, викладених у новій редакції, готувати документи для судового спору слід перед тим, як звертатися до суду.
Як бути, якщо виконавець не складає акт?
Як ми зазначили вище, відсутність домовленостей про порядок підписання акта та наслідки у разі необґрунтованої відмови від підписання може впливати не лише на виконавця, а й завдати клопоту і замовникові.
Наприклад, якщо взяти до уваги вищенаведене та врахувати відмову виконавця скласти акт саме через відсутність оплати за попередні етапи надання послуг. За таких обставин замовник фактично позбавляє самого себе будь-якого впливу на виконавця.
Що робити в такому випадку?
Слід шукати вихід, яким чином змусити виконавця скласти акт та його підписати, тож звернімося до норм чинного ЦКУ.
По-перше, збитки, завдані замовнику невиконанням або неналежним виконанням договору про надання послуг (ідеться про будь-яке зобов'язання за договором, а не лише саму послугу) за плату, підлягають відшкодуванню виконавцем, у разі наявності його вини, у повному обсязі, якщо інше не встановлено договором (ч. 1 ст. 906 ЦКУ).
По-друге, затримка оплати буде дієвим способом, якщо у договорі оплата прив'язана до складення акта та його підписання. Iнакше зволікання з оплатою або безпідставна відмова від оплати може мати наслідком застосування пені за користування чужими коштами. Така пеня обчислюється1 від суми простроченого платежу та не може перевищувати подвійної облікової ставки Національного банку України, що діяла у період, за який сплачується пеня2.
По-третє, ми не виключаємо можливості скористатися наведеними вище порадами для складення акта замовником в односторонньому порядку та надсилання його на підпис виконавцю. При цьому слід урахувати, що зміст акта залежить від сплаченої суми та/або обсягу наданих послуг. Як правило, на такі листи виконавець реагує практично миттєво, адже у переважній більшості випадків вони не погоджуються з ним. Утім, не слід забувати, що до суду такі дії замовника не доведуть: зважаючи на наявну судову практику, контрагент не має права через суд вимагати скласти, підписати та надати акт.
Подібні позовні вимоги суди не вважають належним ефективним засобом захисту прав та інтересів, тобто таким, що відповідає змісту порушеного права, характеру його порушення та наслідкам, спричиненим цим порушенням3. I хоча зазначена справа стосується вимоги замовника надати акт, на нашу думку, іншої позиції щодо виконавця суди не займатимуть.
1 Ст. 3 Закону України від 22.11.96 р. №543/96-ВР «Про відповідальність за несвоєчасне виконання грошових зобов'язань».
2 Сторони мають право прописати в договорі штрафні санкції за відмову від складення акта чи порушення строків складення акта та його надсилання.
3 Постанова ВГСУ від 13.09.2017 р. у справі №922/4783/16, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/68916879.
Нормативна база
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Наталія КАНАРЬОВА, «Дебет-Кредит»