Постановою НБУ від 29.12.2017 р. №148 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» (далі — Положення №148) викладено в новій редакції Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні1. Зміни є очікуваними, деякі з них — істотні, і їх уже слід враховувати у роботі, бопостанова чинна ще з 5 січня 2018 року.
Суб'єктний склад
Як і раніше, Положення про ведення касових операцій визначає порядок ведення касових операцій у нацвалюті юридичними особами та підприємцями. Нове положення поширюється і на відокремлені підрозділи, органи держвлади та органи місцевого самоврядування. На всі іноземні дипломатичні, консульські та інші представництва, міжнародні організації, їх філії із імунітетом і дипломатичними привілеями, представництва іноземних організацій та філій приписи Положення №148 не поширюються. Але новаціями передбачено, що цей нормативний акт не поширюється і на банки. Саме тому у новому Положенні №148 не передбачено розділу щодо особливостей організації банками роботи з готівкою (розд. 6 Положення №637).
1 Затверджене постановою Правління НБУ від 15.12. 2004 р. №637.
Оновлено форми
Коментованим Положенням №148 оновлено такі документи:
— Відомість на виплату готівки;
— Касова книга;
— Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів;
— Книга обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки;
— Акт про результати інвентаризації наявних коштів, що зберігаються;
— Акт про перевірку дотримання порядку ведення операцій з готівкою.
Оскільки зміни чинні вже з 5 січня, ми закликаємо вимагати від розробників ПЗ, яке використовується на підприємстві, якомога швидше оновити бланки цих документів. Бо жодного перехідного періоду коментованим Положенням №148 не передбачено, тому з 5 січня 2018 року всі без винятку установи, підприємства та підприємці зобов'язані використовувати оновлені форми. Зверніть увагу: в цьому переліку оновлених документів є, зокрема, видатковий касовий ордер, тож поки немає нових бланків у електронній формі, ми радимо утриматися від проведення видаткових касових операцій із оформленням ордерів. У ситуації, якщо операцію вкрай необхідно провести, відсутність актуальної версії програми не є поважною причиною для відмови у її здійсненні. Можна оформити документ вручну та видати готівку з каси, потім ввести його в програму.
Термінологія
Завдяки оновленню законодавства у Положенні №148 не знайшли свого визначення такі терміни, що містилися в Положенні №637: книга обліку розрахункових операцій (КОРО), небанківська фінансова установа, оператори поштового зв'язку, переказ готівки, підприємець, підприємства, позареалізаційні надходження, РРО, розрахункова книжка, розрахунковий документ та сільгосппродукція. I це справді є логічною новацією, бо для всіх цих термінів є чітке визначення у профільних документах і немає сенсу їх дублювати в Положенні про касові операції.
Натомість дано визначення фізособи, якого в Положенні №637 не було. Так, фізособою визначається громадянин України, іноземець, особа без громадянства, яка не здійснює господарської діяльності.
Вимоги до організації готівкових розрахунків
Норми п. 6 Положення №148 містять вартісні обмеження готівкових операцій (раніше вони встановлювалися окремою постановою НБУ). Як і раніше, суб'єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами:
1) між собою — у розмірі до 10000 (десяти тисяч) гривень включно;
2) з фізичними особами — у розмірі до 50000 (п'ятдесяти тисяч) гривень включно.
Ці обмеження не поширюються на використання готівки, виданої на відрядження, добровільні пожертви, благодійну допомогу і розрахунки із бюджетом — такий виняток змін не зазнав.
Новації стосуються обмеження в частині нотаріально посвідчених договорів купівлі-продажу (зверніть увагу на вид договорів!).
Фізособи мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою за нотаріально посвідченими договорами купівлі-продажу, у розмірі до 50000 (п'ятдесяти тисяч) гривень включно. Якщо платіж перевищує суму 50000 грн, його слід провести одним із цих шляхів:
1) переказ коштів з поточного рахунку на поточний рахунок;
2) унесення та/або переказ коштів на поточні рахунки (у тому числі на депозит нотаріуса на окремий поточний рахунок у національній валюті).
Приписи п. 12 Положення №148 регламентують зобов'язання установи/підприємства розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі. В цьому порядку слід максимально врахувати особливості своєї роботи та відокремлених підрозділів. По суті, в ньому мають бути прописані внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку. Розроблений та затверджений порядок має відповідати вимогам Положення №148 і бути у межах чинного законодавства.
Відокремлені підрозділи свого власного положення не розробляють. Для них порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами установи/підприємства.
Зверніть увагу!
До речі, саме таким внутрішнім документом потрібно прописати порядок взаємодії відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства, якщо їхні режими роботи (в тому числі вихідні та святкові дні) не збігаються (абз. 3 п. 40).
При цьому строки розробки та затвердження такого документа Положенням №148 не встановлені. Мабуть, він має бути в наявності вже станом на 05.01.2018 р. — у тих, хто здійснює касові операції, а новостворені підприємства, на нашу думку, повинні розробити його до початку проведення таких операцій.
Норми абз. 4 п. 16 Положення №148 передбачають обов'язок небанківських фінансових установ, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів у нацвалюті без відкриття рахунку, та підприємств — агентів банків здавати готівку (готівкову виручку), отриману через платіжні пристрої та пункти приймання готівки для подальшого переказу, на окремий поточний рахунок/рахунки, відкритий у банку/банках для обліку коштів, прийнятих для подальшого переказу.
Як ми знаємо, підприємства (а зараз і установи) мають можливість зберігати у своїй касі готівку, одержану для виплат зарплати, пенсій, стипендій та дивідендів понад встановлений ліміт. Якщо раніше строк понадлімітного зберігання для таких виплат становив 3 робочі дні, то завдяки новаціям цей термін збільшено до 5 робочих днів (п. 18 Положення №148), а для виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів — до 10 робочих днів (раніше був строк 5 р. д.).
Щодо видачі готівки, то на закупівлю металобрухту тепер встановлено окремий строк видачі — 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт (ч. 2 абз. 2 п. 19 Положення №148). На закупівлю сільгоспродукції та заготівлю вторинної сировини, а також на всі інші виробничі (господарські) потреби строки залишилися незмінними — не більше 10 і 2 робочих днів, включаючи день отримання готівки під звіт.
Так і не вирішено питання, чи можна, наприклад, додатково видавати кошти на відрядження працівнику, який вже отримав готівку перед відрядженням, але ще не завершив його. Вимога про те, що «видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми», без змін та уточнень перекочувала у нове Положення №148, але так і не визначено, що робити, якщо працівникові забракло виданого авансу. То можна йому перерахувати на картку додаткові кошти чи ні, поки він у відрядженні?
Як і раніше, СГ мають приймати за реалізовану продукцію без обмежень усі банкноти і монети, випущені НБУ, що є платіжними засобами і не викликають сумніву в їх справжності та платіжності. Якщо банкноти є сумнівними, продавець може запропонувати споживачу звернутися до будь-якого банку.
Порядок оформлення касових документів
Касові документи можуть бути як електронними, так і паперовими. Передбачена можливість застосування електронного цифрового підпису юридичної особи під час надання послуг в електронній формі або під час здійснення інформаційного обміну з іншими суб'єктами електронної взаємодії.
До прибуткових касових ордерів можуть долучатися документи, які є підставою для їх складання (п. 25 Положення №148).
Використання печатки підприємством чи установою не є обов'язковим, тож для оформлення касових документів без цього реквізиту цілком законно можна обійтися (п. 25 Положення №148).
Як ми знаємо, якщо працівник не може отримати свою зарплату або інші виплати, можна оформити довіреність на довірену особу, якій можна виплатити належні кошти. У такому разі у видатковому касовому ордері після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку, а в разі видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю». Раніше довіреність в обов'язковому порядку мала би залишитися у касира, завдяки новаціям залишити можна не оригінал, а нотаріально засвідчену копію довіреності.
Перелік документів, що підтверджують здавання готівки до банку, розширено. До підтвердних документів додано чек платіжного термінала (в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів) та квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування.
У ситуації, коли йдеться про видачу готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі, у всіх касових документах деякі реквізити заповненню не підлягають! Це такі реквізити видаткового ордера, як «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», а також дані документа, що засвідчує особу отримувача (які заповнюються отримувачем готівки), щодо прибуткового ордера, — тоді заповненню не підлягає реквізит «Прийнято від». Iнші реквізити в касових ордерах та видаткових відомостях є обов'язковими для заповнення. Досі в таких випадках можна було не заповнювати тільки два реквізити: «Одержав» та «Прийнято від».
Безумовно позитивним нововведенням можна назвати можливість «касового аутсорсингу» — залучення за рішенням керівника підприємства, установи у якості касира працівника іншого СГ. Як і «свій касир», він несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх цінностей у касі.
Контролюючим органом, який має право здійснювати перевірки касових операцій, є Державна фіскальна служба. Проведення касових перевірок розглянемо в одному з наступних номерів «ДК».
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор