Наші працівники часто скеровуються у відрядження на кілька тижнів, і на період відрядження трапляються вихідні дні, коли вони не працюють, але перебувають у місці відрядження. Як правильно оплачувати такі вихідні дні? Чи слід ділити відрядження на два чи більше? А якщо працівник — водій автобуса чи вантажного автомобіля (далекобійник) і проводить вихідні дні за місцем проживання на шляху прямування транспортного засобу?
Стаття 121 КЗпП передбачає, що в період відрядження працівникові виплачується заробітна плата, обумовлена трудовим договором, але не нижча середньомісячного заробітку. Про особливості обчислення такої зарплати та її порівняння зі середнім заробітком ми писали в «Дебеті-Кредиті» №23/2018.
На сьогодні законодавство не встановлює жодних особливостей для суб'єктів господарювання щодо порядку направлення працівників у тривалі відрядження. Iнструкція №59 поширюється лише на бюджетників. Низка питань, що були і залишаються врегульованими цією інструкцією, прийнято поширювати на всі відрядження за аналогією.
Вихідний є вихідний
Позаяк відрядження — це робота, то у відрядженні працівник так само має робочий час і час відпочинку. Тому прийнято вважати, що в разі коли на період відрядження трапляється вихідний день, то це є такий самий вихідний день, який мав би працівник, перебуваючи не у відрядженні, а в місці постійної роботи. Тобто це день відпочинку, що його працівник може використовувати на власний розсуд (див. нижче приклад 3). Відповідно, зарплата за ці дні не платиться. У п. 8 розділу I згаданої Iнструкції №59 передбачено, що на працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Тому на період відрядження в працівника цілком може бути дещо інший графік і навіть інші вихідні, ніж за основним місцем праці.
Єдиний випадок, коли за вихідні дні платиться зарплата, — це коли працівник спеціально залучається до роботи у вихідний день. Якщо це для нього вихідний, робота в цей день підлягає оплаті в подвійному розмірі або цей день компенсується наданням іншого дня відпочинку (ст. 72 КЗпП). Тобто все так само, як і якби працівник працював у вихідний не у відрядженні, а за місцем роботи (див. нижче приклад 4).
Загальний вихідний
Якщо працівники регулярно залучаються до роботи у загальні вихідні (субота, неділя), зокрема й у відрядженні, це, як правило, передбачається в їхніх графіках (до яких за потреби вносять коригування), і такі дні не будуть для них вихідними. Вони матимуть вихідні в інші дні згідно з графіком змінності (ст. 69 КЗпП).
Відрядження не ділиться
Якщо посеред відрядження є вихідні, то це все одно є єдине відрядження, воно не ділиться на два, три чи більше. Робиться один наказ на відрядження і один комплект звітних документів (авансовий звіт та, за необхідності, можливі інші звітні документи, передбачені внутрішнім документом підприємства, наприклад положенням про відрядження). Поділ відрядження на декілька можливий тоді, коли працівник вертається до місця постійної роботи, скажімо, на вихідні і це оформлюється офіційно: є квитки, звітні документи і окремий наказ на нове відрядження (приклади 1 і 2).
Приклад 1 Працівник їде у відрядження на 11 днів із 4 червня (має на цю дату квитки туди) до 14 червня (день прибуття транспортного засобу назад). Посеред такого відрядження є вихідні дні 9, 10 червня). Якщо працівник не повертається з відрядження на вихідні, не має на це квитків на проїзд, то це одне відрядження. На це відрядження робиться один наказ. Є єдиний комплект квитків. Після повернення з відрядження працівник складає один звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.
Приклад 2 Працівник їде у відрядження, за умовами прикладу 1, із якого повернеться на вихідні 9, 10 червня, а в понеділок 11 червня знову їде, з наступним поверненням 14 червня. Працівник має два комплекти квитків: туди на 4 червня, повернення 9 червня, і знову туди 11 червня, повернення 14 червня. Це два відрядження, на них необхідно робити два накази (або два пункти одного наказу). Після повернення з першого відрядження 9 червня працівник повинен подати перший звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, а після повернення з другого відрядження 14 червня — надати другий звіт.
Добові витрати і житло
Позаяк це період відрядження і працівник відірваний від дому, то на вихідні дні продовжують діяти гарантії щодо відшкодування вартості житла та добових витрат відповідно до ст. 121 КЗпП. Тож працівникові за ці дні оплачуються добові і житло, навіть коли він у вихідні за місцем відрядження не працює (приклади 1 і 2). Оплата готелю не буде для працівника додатковим благом, адже він перебуває у відрядженні.
Позаяк обов'язкових розмірів добових витрат у законодавстві немає, то на дні відрядження, що припадають на вихідні, підприємство, на нашу думку, має право встановити інші розміри добових (див. приклад 5). Але добові обов'язково мають бути встановлені, бути достатніми для відшкодування витрат працівника у відрядженні і мають виплачуватися працівникові — адже цього вимагає закон (ст. 121 КЗпП).
До уваги небюджетників!
Звернімо увагу, на сьогодні законодавство не передбачає розмірів добових для небюджетників. Немає мінімального і максимального розмірів — є лише максимальний не оподатковуваний ПДФО та військовим збором розмір добових (пп. 170.9.1 ПКУ). Відповідно, підприємство-небюджетник має право самостійно встановлювати розмір добових, у т. ч. на різні дні відрядження (при перебуванні в різних містах, країнах тощо). Розміри добових можуть бути встановлені, наприклад, у положенні про відрядження працівників підприємства або окремо для кожного відрядження — у наказі на відрядження. Щодо розміру добових, то, наприклад, для бюджетників держава в Постанові №98 встановила значно менші розміри добових, ніж це практикується в приватному секторі. Ці суми добових є значно меншими, ніж неоподатковувані розміри добових, передбачені в пп. 170.9.1 ПКУ. Крім того, Постановою №98 передбачено для бюджетників різні суми добових для різних країн закордонного відрядження (наприклад, Польща — 38 євро на день, Німеччина — 50 євро на день).
Приклад 3 Працівник перебуває у відрядженні 10 днів з 5 до 14 червня, із яких 9 та 10 червня — вихідні (субота, неділя), і 8 робочих днів. Готель оплачено з підзвітних коштів (виданого авансу) за 9 ночей із 5 до 14 червня. У вихідні дні працівник не працює. За період відрядження йому виплачується зарплата за 8 відпрацьованих робочих днів (при необхідності проводиться донарахування зарплати до середнього заробітку). Добові виплачуються за 10 днів. Витрати на готель компенсуються за всі 9 ночей.
Приклад 4 Працівник, що працює за графіком 5 робочих днів по 8 годин та має 2 вихідні (субота, неділя), скерований у відрядження для усунення наслідків виробничої аварії, в якому перебуває 5 днів з 7 до 11 червня, із яких 9 та 10 червня — вихідні (субота, неділя), і 2 робочі дні. Працівник у вихідні 9 та 10 червня працював, відповідне зазначено в табелі. За ці два вихідні дні працівникові має бути проведено оплату в подвійному розмірі або надано додаткові інші дні відпочинку — відгули (за заявою працівника).
Приклад 5 Підприємство встановило добові витрати для відряджень у межах України в розмірі 0,1 мінімальної заробітної плати, який діє на 1 січня звітного року, а для закордонного відрядження — в розмірі 80 євро на день для робочих днів та 40 євро на день для вихідних днів у відрядженні. Відповідні розміри добових витрат є законними, адже вони є достатніми для відшкодування добових витрат працівника як у робочий, так і у вихідний день.
Водії-далекобійники
Щодо робочого часу водіїв є окремий нормативний документ — Положення №340.
Положення №340 досить чітко регламентує, що вважається робочим часом, а що — часом відпочинку. I водій так само має право на вихідний день, як і всі інші працівники. Так, згідно з п. 5.4 Положення №340, тривалість щотижневого відпочинку водія має бути не менше 45 послідовних годин. Це і є вихідні дні такого водія.
Якщо водій зупиняється під час прямування за маршрутом на один чи кілька днів, не перебуваючи при цьому в транспортному засобі, використовує свій час на власний розсуд, — це для нього час відпочинку (п. 1.5 Положення №340). Тобто це може бути також його вихідний день — як у випадках зі звичайним, так і з підсумованим обліком робочого часу. У цей вихідний день водій може залишитися в певному населеному пункті чи поза ним (у готелі чи в іншому місці), а автомобіль чи автобус — поїхати далі за маршрутом (з іншим водієм, який не має вихідного в ці дні).
В іншому випадку транспортний засіб може перебувати на паркінгу чи в іншому місці в цей час, а після закінчення вихідних водій може продовжити рух за маршрутом.
Отже, якщо водій, що перебуває у відрядженні, протягом руху за маршрутом зупиняється в якомусь місці, де має вихідний (вихідні), то оплата проводиться так, як це описано вище. За ці дні йому оплачуються добові, при необхідності компенсується готель (або не компенсується, якщо він має власне місце проживання в цьому населеному пункті). Усі інші витрати оплачуються так само, як це було наведено вище для інших працівників (див. приклад 6).
Приклад 6 Водій відряджений у закордонне відрядження з 14 до 25 червня з м. Чернігова до Федеративної Республіки Німеччини, з подальшим поверненням до м. Чернігова. Протягом руху за маршрутом водій проїжджає місто Ковель (Волинська область), де має дві пари вихідних днів — по два дні (16 і 17, 23 і 24 червня). Автомобіль, закріплений за водієм, у цей час перебуває на паркінгу в м. Ковелі. Відповідно за ці дні йому оплачуються добові витрати (з дня виїзду за межі України (перетину кордону) до дня в'їзду (перетину кордону) — добові оплачуються як для закордонного відрядження. Але за 16, 17, 23, 24 червня водієві не виплачується зарплата, бо для нього це вихідні дні. Якщо в цьому місті водій має власне помешкання, де він зупиняється на вихідні, то оплата готелю йому не проводиться.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Iнструкція №59 — Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. №59.
- Положення №340 — Положення про робочий час і час відпочинку водіїв колісних транспортних засобів, затверджене наказом Міністерства транспорту та зв'язку України від 07.06.2010 р. №340.
- Постанова №98 — Постанова КМУ від 02.02.2011 р. №98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів».
Олексій КРАВЧУК, д. ю. н., доцент, аудитор