Один із наших читачів зіткнувся з проблемою: під час перевірки Держпраці дуже скрупульозно вивчала час подання в електронній формі повідомлень про прийняття працівників для того, щоби застосувати штраф. У цій статті обговоримо юридичні проблеми щодо моменту подання повідомлення ДФС про прийняття працівника на роботу.
Правова основа
Повідомлення про прийняття працівника на роботу було запроваджено з 1 січня 2015 р. унаслідок унесених Законом №77-VIII змін до ст. 24 КЗпП. Закон уповноважив Кабмін визначити порядок подання повідомлення. Цей порядок було визначено аж через півроку — Постановою №413, яка складається лише з 6 рядків, і нею ж визначено форму повідомлення. Порядку подання повідомлення чи інструкцій щодо порядку його подання, його уточнення або скасування ні Кабміном, ані іншими компетентними органами затверджено не було. Відповідно, останні три роки порядок його подання регулюється, по суті, винятково практикою. При цьому, зважаючи на традиційно фіскальну (орієнтовану на штрафи задля наповнення бюджету) позицію, контролюючі органи роз'яснювали: внаслідок того, що Постанова №413 передбачає подання лише в паперовій або електронній формі, а подання поштою не передбачено, подавати повідомлення поштою не можна.
Роз'яснення
Є також досить давнє роз'яснення про те, що повідомлення слід подавати принаймні за день до допуску до роботи, роз'яснення щодо порядку подання скасовуючого повідомлення. Деякі моменти щоразу спричинюють значні спори, наприклад фактична неможливість виконати вимогу закону щодо подання повідомлення про прийняття на роботу керівника на новоствореному підприємстві (з урахуванням того, що про прийняття керівника орган ДФС повідомляється держреєстратором за принципом єдиного вікна).
Відповідним чином (лише на підставі роз'яснень) складалася і практика. Наприклад, якщо працівник працюватиме з 11 травня, вважається, що необхідно подати повідомлення не пізніше 10 травня.
Наголосимо: подання повідомлення за день не передбачено чинним законодавством (у жодному нормативному акті такого правила немає).
Термінове прийняття
На деяких підприємствах трапляється необхідність прийняти працівника і допустити його до роботи негайно (того самого дня). Необхідність подання повідомлення обмежує право на таку негайність.
Але в таких випадках необхідно керуватися вимогами закону (ст. 24 КЗпП): оформлювати наказ про прийняття на роботу і подавати повідомлення треба до моменту допуску до роботи. Адже жодних інших вимог законодавство не містить.
Проблеми електронного подання
Технологія надсилання електронних документів передбачає проставлення відбитка точного часу при накладанні ЕЦП відправника. Однак момент надіслання, як ми покажемо далі, на практиці юридичного значення не має. Юридичне значення має лише момент отримання документа, причому лише за умови сформування й надіслання відправнику першої квитанції.
Чинною раніше Iнструкцією №2331 нібито на підприємця чи підприємство покладалися ризики недоставлення електронних документів. Була передбачена така норма: «При відправленні електронних документів платник податків самостійно визначає кінцевий термін їх відправлення (враховуючи час на своєчасну доставку документів до органів ДПС у разі можливого пошкодження телекомунікаційного зв'язку або ненадходження першої квитанції)».
1 Iнструкція з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв'язку, затверджена наказом ДПАУ від 10.04.2008 р. №233.
Проте у чинному нормативному акті, що регулює порядок обміну електронними документами з ДФС (Порядок №557), такого правила немає. Відповідно до п. 5, 6 розділу II Порядку №557, автор (тобто відправник) здійснює надсилання електронних документів з урахуванням установлених законодавством граничних строків для подання таких документів (граничний строк для повідомлення про прийняття на роботу — це до моменту допуску до роботи). Електронні документи, відправлені автором після закінчення строку, встановленого законодавством для подання аналогічних документів у паперовому вигляді, вважаються поданими з порушенням строків їх подання.
Водночас у жодному з інших пунктів згаданого нормативного документа не йдеться про момент надсилання або відправлення. Йдеться лише про момент одержання електронного документа.
Звичайно, що при використанні електронного документообігу, так само як і при використанні звичайної паперової пошти, момент відправлення і момент отримання документа не збігаються. Але так чи інакше нині ми маємо враховувати положення Порядку №557.
Відповідно до п. 14 цього документа, «у разі наявності другої квитанції про прийняття електронного документа датою та часом прийняття (реєстрації) електронного документа контролюючим органом вважаються дата та час, зафіксовані у першій квитанції». При цьому пункт 11 передбачає, що перша квитанція надсилається автору електронного документа протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі — протягом перших двох годин наступного операційного дня. Але якщо автору протягом установленого строку після відправлення електронного документа не надійшла перша квитанція, електронний документ вважається не одержаним адресатом.
Зверніть увагу!
Цікаво, що строку надходження першої квитанції після відправлення в законодавстві немає взагалі. Є строк її надсилання після отримання контролюючим органом (дві години або протягом перших двох годин наступного операційного дня). До речі, цей строк також сформульовано в Порядку №557 некоректно. Однак ця норма, по суті, є мертвою, вона не має юридичного значення для відправника, бо без першої квитанції відправник не може знати, чи одержав контролюючий орган сам документ.
Отже, саме наявність першої квитанції свідчить про одержання контролюючим органом повідомлення про прийняття працівника на роботу. Після одержання першої квитанції можна допускати працівника на роботу. Але слід проконтролювати й одержання другої квитанції.
Якщо працівника допущено до роботи раніше
Якщо так сталося, що підприємство допустило працівника до роботи до моменту одержання першої квитанції і перевірка це виявила, Держпраці прагнутиме застосувати штраф за ст. 41 КЗпП та за ст. 265 КЗпП. Спеціальної санкції для такого порушення немає, тому воно кваліфікується як інші порушення законодавства про працю. Адже ст. 21 КЗпП не дозволяє допускати працівника до роботи без попереднього укладення трудового договору (видання наказу) та повідомлення ДФС про прийняття працівника.
Штрафи за інші порушення законодавства про працю порівняно невеликі. Це 30 — 100 н. м. д. г. для посадових осіб (керівника) або підприємця за ст. 41 КУпАП і 1 мінімальна зарплата для підприємства чи підприємця за ст. 265 КЗпП. Причому для адмінштрафу за ст. 41 КУпАП, відповідно до ст. 38, 221 КУпАП, діє 3-місячний строк давності, що обчислюватиметься в цьому разі з моменту подання повідомлення (бо це разове порушення).
Але якщо допуск до роботи стався після відправлення повідомлення про прийняття на роботу, підприємству, на нашу думку, можливо, варто спробувати відстояти свою позицію в суді. Для цього доведеться створити прецедент, довівши, з посиланням на вищезгадані аргументи, що підприємство може відповідати лише за момент відправлення, а не момент одержання повідомлення.
Якщо так сталося, що підприємство допустило працівника до роботи до відправлення повідомлення про прийняття на роботу, то згадане «інше порушення законодавства про працю», на нашу думку, справді має місце.
Протилежна думка
Однак є і протилежна думка, і вона є досить вагомою. Наприклад, у постанові Iвано-Франківського окружного адміністративного суду від 16.03.2017 р. у справі №809/182/17*, залишеній без змін апеляційним судом, зазначалося, що положенням статті 265 КЗпП «не передбачено застосування визначених нею штрафних санкцій за неповідомлення територіального органу Державної фіскальної служби про прийняття на роботу працівників». Можна знайти аргументи й на користь такої позиції, адже йдеться про подання документів до ДФС, а не до Держпраці, а це доволі хитка межа між трудовим і податковим законодавством. Тому чи є несвоєчасне повідомлення ДФС порушенням податкового чи трудового законодавства — запитання для суду.
Висновки
Бажано допускати працівника до роботи не раніше одержання першої квитанції, що підтверджує дату та час одержання контролюючим органом повідомлення про прийняття на роботу, і при цьому проконтролювати одержання другої квитанції.
Якщо є потреба в терміновому допуску до роботи, варто подавати повідомлення про прийняття через особистий кабінет платника податків на сайті ДФС. У цьому випадку перша квитанція, як правило, надходить значно швидше, ніж при користуванні іншим програмним забезпеченням.
У разі допуску до роботи в день подання повідомлення необхідно зафіксувати час допуску до роботи — це бажано врахувати в наказі й обов'язково врахувати в табелі обліку робочого часу.
Поради для Держпраці
Ми неодноразово зазначали на сторінках «ДК», що драконівські штрафи за трудові правопорушення підвищують корупційні ризики. Як виявилося, високі розміри штрафів також ніяк не сприяють підвищенню професіоналізму інспекторів праці. Ніж детально перевіряти документи, інспектору легше і зручніше знайти формальне порушення, яким не завдається жодної шкоди нічиїм охоронюваним законом правам та інтересам. Справді, легше ніби «із секундоміром» вивірити дату та час подання кожного повідомлення про прийняття на роботу, аніж перевіряти фактичні умови праці та всю кадрову документацію.
Наполегливо радимо Держпраці відмовитися від цієї ганебної практики. Задля реального захисту інтересів працівників необхідно розробляти й використовувати методики виявлення та документування реальних порушень, зокрема використання праці найманих працівників без оформлення на роботу.
Якщо ж маємо підприємство (чи підприємця), що динамічно працює в реальному секторі , де виникла термінова потреба у залученні працівника в день його оформлення, і воно допустило його до роботи просто в цей день, треба не карати підприємство, а навпаки — допомогти йому. Адже воно оформило працівника, заплативши за цей день податки і ЄСВ. Це сумлінний платник податків, і держава в особі кожного її службовця повинна бути йому партнером, щоразу підтримувати таких підприємців, а не займатися «буквоїдством», шукаючи, де і за що можна оштрафувати.
Також важливо порадити розробити та подати Кабміну на затвердження нову редакцію Постанови №413, у якій (як зазначено у ст. 24 КЗпП) передбачити порядок подання повідомлення про прийняття на роботу, де буде визначено, зокрема, порядок його подання в електронній формі або поштою і порядок уточнення та подання скасовуючої форми, і всі інші важливі спірні моменти. Це дуже важливо для підприємців, особливо зважаючи на те, що сподіватися на виконання першої поради (заклику) змінити підходи на партнерські, на жаль, не доводиться.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- Закон №77 — Закон України від 28.12.2014 р. №77-VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов'язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці».
- Порядок №557 — Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. №557.
- Постанова №413 — Постанова КМУ від 17.06.2015 р. №413 «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу».
Олексій КРАВЧУК, д. ю. н., доцент, аудитор