Одна з ознак, що роботодавець цінує своїх працівників, — це надання допомоги, особливо коли людина її потребує. Розгляньмо оформлення та податкові наслідки матеріальної допомоги працівнику.
Термінологія
У термінології, внесеній ще в 2010 р. первинною редакцією ПКУ, з'явилося поняття нецільової благодійної допомоги, яке не зовсім вписувалося в наявну практику. Проте ще й сьогодні матеріальна допомога працівникам, як правило, є формально цільовою (на вирішення певних проблем, зазначених у заяві). Проте до неї здебільшого застосовуються положення щодо нецільової благодійної допомоги.
Але у зв'язку з термінологічною плутаниною завжди є питання, чи не слід застосувати якийсь інший термін (наприклад, щодо поворотної чи безповоротної фінансової допомоги), якими так багатий чинний ПКУ.
Крім того, якщо ми маємо справу з допомогою працівнику, то майже завжди виникає ризик нарахування на неї ЄСВ. Причому тут для неоподаткування ПДФО та військовим збором допомога має бути нібито нецільовою, а для ненарахування ЄСВ — навпаки, має бути нібито цільовою (про що далі).
Тому на практиці іноді вживають формулювання «нецільова благодійна матеріальна допомога», вказуючи на обставину її надання. Наприклад «нецільова благодійна матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових питань». Законодавцеві та уряду згодом слід удосконалити термінологію в цій сфері, усунувши неоднозначності.
Отже, матеріальна допомога працівнику може надаватися на безповоротній або поворотній основі. Терміна «матеріальна допомога» у ПКУ немає, але за логікою це виплата коштів фізособі з умовою повернення або ні. Якщо матдопомога не підлягає поверненню, треба проаналізувати її характер, аби визначитися з оподаткуванням. Адже кошти, надані працівнику без умови повернення, можуть мати ознаки «зарплатних».
Також зверніть увагу на поняття «безповоротна фінансова допомога» у пп. 14.1.257 ПКУ.
Безповоротна фінансова допомога
Безповоротна фінансова допомога — це сума коштів, передана фізособі згідно з договорами дарування, іншими подібними договорами або без укладення таких договорів.
Така фіндопомога може надаватись не тільки працівникам і має назву «благодійна допомога». Пункт 170.7 ПКУ поділяє благодійну допомогу на цільову і нецільову.
Щоб роботодавець дізнався, що працівник потребує фінансової підтримки, його про це потрібно повідомити. На практиці працівник подає заяву в довільній формі з проханням надати матеріальну допомогу. Вимог до форми такої заяви немає, проте рекомендуємо зазначити причину прохання (у зв'язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей тощо) та бажану суму. Ми не випадково наголошуємо на цьому моменті: річ у тім, що від суми та виду матеріальної допомоги залежить оподаткування.
Матеріальна допомога
Матеріальна допомога може бути:
— одноразового характеру. У цьому випадку фінансова допомога може не оподатковуватись жодними податками, але це залежить від суми (цю допомогу будемо називати «матдопомога незарплатна»);
— систематичного характеру, яка надається всім або більшості працівників, наприклад, на оздоровлення. Така допомога є заохочувальною виплатою, належить до фонду оплати праці, як наслідок — оподатковується всіма «зарплатними податками» (цю допомогу будемо називати «матдопомога зарплатна»).
Отже, для надання працівникові допомоги потрібні заява від працівника та наказ роботодавця. Саме ці документи допоможуть бухгалтеру визначитися з видом допомоги, з майбутнім оподаткуванням та відображенням у податковому розрахунку ф. №1ДФ.
Облік — матдопомога незарплатна
Допомога одноразового характеру може бути нецільовою та цільовою за п. 170.7 ПКУ. Прохання надати нецільову допомогу не зобов'язує працівника зазначати в заяві, з яких причин він просить кошти у роботодавця. Але у заяві слід зазначити суму фіндопомоги. Це впливає на оподаткування.
Цільовою є благодійна допомога, що надається під визначені умови та напрями її витрачання. Тому в заяві це треба зафіксувати. Зазначати суму не обов'язково, тому що сума цільової фіндопомоги не оподатковується незалежно від цього, проте з дотриманням певних умов.
Нецільова допомога. Якщо працівник потребує коштів і такі кошти не будуть належати до цільової допомоги, важливим моментом є сума.
Якщо сума допомоги у 2017 році становить менше ніж 2240 грн, вона не оподатковується жодними податками, зокрема ПДФО та військовим збором (це норма пп. 170.7.3 ПКУ). Причому таку допомогу роботодавець1 може надавати частинами, головне — дотримуватися обмеження у 2240 грн за рік. Більше того, роботодавець не повинен перевіряти, чи отримувала фізособа в іншому місці ще якісь суми нецільової допомоги, щоб не перевищити цього порогу.
Але у відносинах між собою та працівником для неоподаткування слід дотримуватися граничного річного обмеження. Щоразу, коли роботодавець надає матдопомогу, він відображає це у формі №1ДФ у графі 5 з ознакою доходу «169», графи 4а та 4 у цьому разі залишаються порожніми.
Якщо сума допомоги у 2017 році перевищує 2240 грн
Якщо фізособа протягом року отримувала нецільову фіндопомогу з інших джерел, крім як від роботодавця, і сумарна сума за рік є більшою від граничного обмеження (у 2017 році — більше ніж 2240 грн), то саме фізособа повинна виконати свій обов'язок з подання річної декларації про майновий стан* та сплатити податки (абз. 4 пп. 170.7.3 ПКУ).
Сподіватися, що це буде невідомо, марно, адже кожен благодійник (у т. ч. роботодавець) відображає таку інформацію у формі №1ДФ.
* Форма затверджена наказом Мінфіну від 02.10.2015 р. №859, але увага: за 2017 рік звітуємо за новою формою у редакції наказу Мінфіну від 06.06.2017 р. №556.
Якщо сума допомоги, надана роботодавцем у 2017 році, є більшою за 2240 грн, сума перевищення над зазначеним розміром включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівника та підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором. Виходить, що працівник отримав інші доходи згідно з пп. 164.2.20 ПКУ, які є складовою місячного доходу працівника. Базою оподаткування є різниця між сумою фіндопомоги та сумою 2240 грн. Сплатити ПДФО та військовий збір потрібно у день виплати працівнику коштів. Якщо сума видається готівкою через касу роботодавця, податки сплачуються протягом 3 банківських днів з дня, наступного за днем виплати.
У формі №1ДФ утриманий ПДФО відображається у графах 4а «Сума нарахованого податку» та 4 «Сума перерахованого податку» у тому податковому періоді, в якому надано таку суму. Ознака доходу за такою допомогою «169» відповідно до Довідника ознак доходів. Але податкові органи відображення у формі №1ДФ бачать по-своєму. На їх погляд, ознака доходу «169» у графі 5 відображається на частину доходу, що не оподатковується ПДФО. А оподатковувану частину слід показати з ознакою доходу «127» як інші доходи за пп. 164.2.20 ПКУ2.
1 Вище ми зауважили, що благодійну допомогу може надати не тільки роботодавець, але у статті розглядаємо відносини між роботодавцем і працівником.
2 Додатково див. ЗIР, підкатегорія 103.25, відповідь на запитання: «За якою ознакою доходу відображається в податковому розрахунку за ф. №1ДФ сума нецільової благодійної допомоги?».
I ще один момент, про який слід повідомити працівника. Якщо сума «прохання» є більшою ніж 2240 грн (це стосується 2017 року), фізособа повинна розуміти, що у цьому разі така сума є оподатковуваним доходом і «на руки» буде отримано меншу суму: за мінусом ПДФО — 18% та військового збору — 1,5%.
ЄСВ. Нецільова допомога, незалежно від суми, не є базою для нарахування ЄСВ. При визначенні видів виплат, які належать до складової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат при нарахуванні ЄСВ, треба керуватися Iнструкцією №5: це передбачено пп. 5 п. 3 розділу IV Iнструкції №449. Нецільова допомога відповідно до п. 3.31 Iнструкції №5 є матеріальною допомогою одноразового характеру та «іншою виплатою, що не належить до фонду оплати праці» (додатково див. ЗIР, підкатегорія 301.03). Згідно з п. 14 розділу I Переліку №1170, ЄСВ не нараховується на матеріальну допомогу одноразового характеру, що надається окремим працівникам у зв'язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання. Саме тому в заяві, щоб зайвий раз убезпечитися від нарахування ЄСВ, як було зазначено на початку статті, слід уточнити, яка це допомога, наприклад: «Прошу надати матеріальну допомогу у сумі 2240,00 грн у зв'язку із сімейними обставинами1». У такому разі роботодавець не утримує ПДФО й військового збору та не нараховує ЄСВ. Відображати у таблиці 6 звітності з ЄСВ немає потреби, на відміну від форми №1ДФ.
1 Не буде зайвим уточнити, що це нецільова благодійна допомога, щоб відповідати термінам ПКУ.
Цільова допомога. Назва цієї допомоги вже сама по собі свідчить про її характер. Видів цільової допомоги є декілька, кожна з яких має певні вимоги для уникнення оподаткування: утримання ПДФО, військового збору та нарахування ЄСВ.
Допомога на лікування та медичне обслуговування (придбання ліків тощо) передбачена пп. 165.1.19 ПКУ. Обмеження щодо суми немає, але є вимога щодо документального підтвердження факту такого лікування та медобслуговування. ПКУ не встановив, що це має бути за підтвердження, наскільки деталізованими (за сумами та прив'язкою до пацієнта) мають бути документи. Також ПКУ не визначає відмінностей в оподаткуванні сум допомоги для оплати вартості таких послуг в Україні або за кордоном.
Підтвердження лікування
За наявності яких підтвердних документів допомога на лікування та медичне обслуговування платника податку або члена його сім'ї не підлягає оподаткуванню ПДФО?
Рекомендуємо платникам податку для підтвердження фактично понесених ними витрат, пов'язаних з лікуванням та медичним обслуговуванням, надавати договори, що ідентифікують продавця товарів (робіт, послуг) і їх покупця (отримувача), платіжні та розрахункові документи тощо.
ЗIР, підкатегорія 103.15
У формі №1ДФ надана допомога на лікування та медичне обслуговування відображається з ознакою доходу «143».
Допомога як компенсація витрат на лікування передбачена пп. «а» пп. 170.7.4 ПКУ. Обмеження щодо суми немає, але коштів працівник не отримує. У цьому випадку роботодавець (або інший суб'єкт) перераховує підтверджену документально суму закладу охорони здоров'я для оплати послуг, у т. ч. для придбання ліків. Але у ПКУ є обмеження — щодо видів медичних процедур та ліків, на які можуть витрачатись кошти. Для уникнення сплати ПДФО, військового збору та ЄСВ слід мати документи, які б підтверджували цільовий напрям благодійної допомоги.
Документи на підтвердження цільового характеру допомоги
Такими документами можуть бути документи, що підтверджують потребу фізособи — платника податку в лікуванні та медичному обслуговуванні (зокрема, наявність та характеристики хвороби, травми, отруєння, патологічного стану платника податку), документи про надання таких послуг, що ідентифікують постачальника послуг та платника податку, якому надаються такі послуги, обсяги та вартість таких послуг: договори, платіжні та розрахункові документи, акти надання послуг, інші відповідні документи залежно від необхідного лікування або медичного обслуговування, хвороби та її стану.
У формі №1ДФ допомога як компенсація витрат на лікування відображається з ознакою доходу «169».
ЄСВ. Допомога як компенсація витрат на лікування не є базою для нарахування ЄСВ на підставі п. 13 розділу II Переліку №1170 як «витрати на оплату послуг з лікування працівників, які були надані установами охорони здоров'я».
Допомога на поховання працівника. Цей вид допомоги передбачений пп. 165.1.22 ПКУ і не буде оподатковуватись ПДФО та військовим збором у разі виплати коштів роботодавцем такого померлого працівника за його останнім місцем роботи, якщо сума не перевищує 4480 грн у 2017 р. (подвійний розмір суми, визначеної в абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ). Сума перевищення за її наявності остаточно оподатковується під час її нарахування (виплати, надання).
У формі №1ДФ виплачена цільова допомога відображається з ознакою доходу «146».
ЄСВ. Згідно з п. 3.2 Iнструкції №5, допомога на поховання належить до інших виплат, що не належать до фонду оплати праці, тому ЄСВ на такий вид допомоги не нараховується.
Облік — матдопомога зарплатна
Матеріальна допомога, що має систематичний характер, надана всім або більшості працівників , належить згідно з пп. 2.3.3 Iнструкції №5 до інших заохочувальних та компенсаційних виплат. Отже, якщо виплата матдопомоги передбачена законодавством або положеннями про оплату праці найманих працівників (колективним договором, трудовим договором тощо), то вона з метою оподаткування прирівнюється до заробітної плати.
Більшість працівників
Зверніть увагу, що Iнструкція №5 наголошує на «більшості працівників». Проте в Iнструкції №5 не визначено, що є більшістю працівників для цього випадку.
Щодо систематичної допомоги, то найчастіше трапляється матеріальна допомога на оздоровлення при наданні відпустки, що надається всім працівникам (або, наприклад, усім працівникам певних категорій), але бувають і інші види матеріальної допомоги, наприклад, може бути передбачено, що раз на рік працівникам надається матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових питань. Навіть якщо допомога до відпустки або інша допомога не надається одночасно всім працівникам, але надається усім їм у різний час року, — це означає, що це є зарплатна матдопомога.
Отже, у цьому разі її сума буде базою для нарахування ЄСВ та ПДФО і військовим збором за загальними правилами, у складі загальної суми зарплати.
У формі №1ДФ нараховані доходи фізособі відображаються за ознакою доходу «101» як доходи у вигляді заробітної плати.
Натомість якщо, приміром, колективний договір передбачає, що за наявності певних складних життєвих обставин адміністрація може надавати працівникові матеріальну допомогу (на ремонт, у зв'язку з народженням дитини, на лікування, поховання тощо), це не означає, що ця допомога є зарплатною.
Поворотна фіндопомога
Поворотна фінансова допомога, відповідно до пп. 14.1.257 ПКУ, це сума коштів, що надійшла платнику податків у користування за договором, який не передбачає нарахування процентів або надання інших видів компенсацій у вигляді плати за користування такими коштами, та є обов'язковою до повернення.
У цьому разі відносини щодо надання коштів регулюються ЦКУ і така фінпідтримка має всі ознаки позики (додатково див. ст. 1046 — 1053 ЦКУ1). Слід звернути увагу:
— якщо роботодавець не є фінустановою, то позика працівнику повинна бути безпроцентною (про що слід зазначити в договорі, який укладається у письмовій формі);
1 Оформлення договору, бухгалтерський облік роботодавця не є темою цієї статті — акцент робимо на питаннях ПДФО, військового збору та ЄСВ.
— якщо сума видається готівкою через касу, сума видачі протягом одного дня не може бути більшою за 50000,00 грн згідно з Постановою НБУ №210;
— у договорі фіксуються сума, термін повернення.
Сума поворотної фіндопомоги, що її працівник отримує від роботодавця, згідно з пп. 165.1.31 ПКУ не є оподатковуваним доходом.
I хоча надана працівникові позика не є оподатковуваним доходом, у формі №1ДФ таку суму, на погляд податкових органів1, слід відображати у графах 3а та 3 з ознакою доходу у графі 5 — «153».
Сума позики не є базою для нарахування ЄСВ. Та все ж рекомендуємо у договорі зазначити мету одержання позики: адже відповідно до п. 3.28 Iнструкції №5 до складової заробітної плати не належать позики, видані працівникам підприємств для поліпшення житлових умов, на індивідуальне будівництво, заведення домашнього господарства.
Щоправда, податківці у своїх роз'ясненнях не поділяють позик за метою надання і мають лояльну думку: сума поворотної фіндопомоги не є базою для нарахування ЄСВ2. Але слід мати на увазі пп. 164.2.7 ПКУ. За цією нормою сума заборгованості фізособи за укладеним нею цивільно-правовим договором, за якою минув строк позовної давності та яка перевищує суму, що становить 50% місячного прожиткового мінімуму (у 2017 році це 800,00 грн), є оподатковуваним доходом. Відповідно до ст. 257 ЦКУ, загальна позовна давність встановлюється тривалістю у три роки, що обчислюватимуться не з моменту видачі, а з моменту неповернення позики.
1 http://kyiv.sfs.gov.ua/okremi-storinki/arhiv1/118617.html.
2 http://www.visnuk.com.ua/uk/publication/100005159-poziki-pratsivniku-oblikovi-aktsenti, див. «Вісник» №24/2017.
У разі неповернення позики, за якою минув строк позовної давності, роботодавець не виконує функцій податкового агента. Працівник (або фізособа: адже з часом працівник може піти від цього роботодавця) самостійно зобов'язаний подати декларацію про майновий стан та сплатити ПДФО і військовий збір.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- Iнструкція №5 — Iнструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. №5.
- Iнструкція №449 — Iнструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. №449.
- Перелік №1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. №1170.
- Постанова №210 — Постанова НБУ від 06.06.2013 р. №210 «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою».
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»