Підприємство не укладало договорів, а вело досить детальне листування щодо поставки дуже специфічного обладнання. Усе листування збережено на сервері провайдера. Чи має електронне листування юридичну силу у договірних відносинах? Як правильно це слід оформляти? Чи можна притягнути контрагента до відповідальності на підставі електронного листування та вимагати виконання зобов'язань?
Ділове листування в електронній формі вже давно стало звичною практикою ведення бізнесу. Так, за його допомогою встановлюються ділові зв'язки через надсилання пропозицій потенційним контрагентам, влаштовуються міні-тендери для визначення можливих субпідрядників чи виконавців, передаються на затвердження акти, звіти, підтверджуються замовлення, відбувається обмін рахунками-фактурами або виставляються рахунки на оплату послуг, товарів тощо.
Але... Чи можна таке ділове листування вважати укладенням договірних взаємовідносин та/або підтвердженням виконання вже укладених господарських правочинів із чітким правовим статусом?
Що говорить закон і як це використовують на практиці?
Відповідно до ч. 1 ст. 207 ЦКУ, правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони.
Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв'язку.
За правилами ч. 1 ст. 181 ГКУ, господарський договір за загальним правилом викладається у формі єдиного документа, підписаного сторонами. Допускається укладення господарських договорів у спрощений спосіб, тобто шляхом обміну листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами тощо, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлень, якщо законом не встановлено спеціальних вимог до форми та порядку укладення такого виду договорів.
Отже, укладення договорів шляхом обміну документами за допомогою електронного листування є різновидом письмової форми укладення господарських договорів.
Утім, як правило, обмін такими електронними листами закінчується укладенням господарського договору письмово у формі єдиного документа, який враховує всі домовленості, врегульовані розбіжності, інші спеціальні вимоги, які були обговорені сторонами під час електронного листування. Тобто фактично сторони пройшли процедуру переддоговірних обговорень істотних умов договору та інших умов, які сторони визнали необхідними для цього виду зобов'язань, та надали їм чітко визначеної письмової форми.
При цьому сторони вже укладеним письмовим договором вказують на статус такого листування, а саме, приміром: «... З дати укладання цього Договору втрачають чинність усі попередні домовленості та листування Сторін, раніше укладені договори (угоди, контракти, меморандуми тощо), які стосуються предмета та/або умов цього Договору і передані електронним або іншим засобом зв'язку...».
Якщо говорити про документи, які складаються на виконання умов такого укладеного договору, то формулювання у тексті договору щодо можливості обміну листами (електронною поштою) може мати такий вигляд: «...Сторони дійшли згоди, що цей Договір та інші документи, які пов'язані з виконанням цього Договору, якщо вони підписані уповноваженими представниками Сторін та скріплені печатками і відправлені факсом та/або електронною поштою, мають юридичну силу до моменту обміну належним чином підписаними оригіналами відповідних документів. Оригінал документа повинен бути наданий протягом 5 (п'яти) робочих днів з дати відправлення його електронної або факс-копії...».
Враховуючи вищенаведене, на нашу думку, визначати статус документів, отриманих за допомогою електронного листування, сторони мають право самостійно в умовах укладеного сторонами єдиного письмового документа.
Проте, за умовами запитання, сторони взагалі не укладали письмового договору, а уточнювали та обговорювали умови постачання лише за допомогою електронної пошти.
Як бути зі статусом такого електронного листування?
Справді, закон дозволяє використовувати спрощений спосіб укладення господарських правочинів. Тому, на нашу думку, у такому листуванні (можливо, це має бути оферта продавця — перша пропозиція та акцепт покупця — відповідь на отриману пропозицію або останній лист як результат листування) має міститися вказівка на прийняття сторонами всього електронного листування як спрощеного порядку укладення договору. Відповідно, сторони можуть домовитися, що всі електронні листи, якими вони обмінювалися, мають юридичну силу правочину, укладеного у спрощений спосіб, та можуть бути подані ними до судових інстанцій як докази і не можуть спростовуватися стороною, від імені якої вони були надіслані.
Ризики обміну електронною поштою без письмового договору
Укладаючи та обумовлюючи постачання у такий спрощений спосіб, варто звернути увагу на такі можливі ризики, як:
1) заперечення отримання електронної пошти;
2) заперечення авторства електронного листа (ідентифікації особи відправника та отримувача).
Звертаючись до покупця щодо постачання обладнання, продавець, який бажає без укладення письмового договору обмежитися лише листуванням, може відразу обумовити такі моменти:
1) усе ділове листування щодо постачання обладнання (ціна, строки, перевезення, перевірка роботоздатності, гарантійний строк, інші обов'язкові умови постачання для збереження робочого стану обладнання) обговорюються виключно з електронної пошти: ___@__.__, яка визнається офіційною для цих переговорів. Усі листи з інших поштових скриньок не розглядаються сторонами та не стосуються переговорів щодо цього обладнання;
2) сторони запевняють, що ніхто, крім них особисто (наприклад, керівники ТОВ-продавця та ТОВ-покупця), не має доступу до цієї електронної пошти, ключі доступу та паролі до них не передані третім особам;
3) усі електронні листи надсилаються з позначкою «повідомити адресата про доставку», що є підтвердженням факту ознайомлення з листом його отримувачем;
Зверніть увагу!
На сьогодні майже всі поштові сервери мають технічну можливість повідомляти про отримання (прочитання змісту листа) отримувачем. Але, як правило, при отриманні такого листа отримувачу відкривається повідомлення «повідомити адресата про отримання чи ні». Тому якщо отримувач клікає на «ні», то адресат листа не знатиме, чи його послання отримали.
4) за потреби та для надання такому листуванню доказової сили кожна сторона (у разі виникнення спору) може звернутися до провайдера, який може засвідчити факт такого листування та його зміст. Щодо останнього, то тут слід враховувати, що перш ніж починати таке листування, треба звернутись до провайдера та з'ясувати, чи має він можливість надавати такі підтвердження за зверненням власника поштової скриньки та протягом якого часу зберігається така інформація. Адже не всі протоколи (логи) провайдера дають можливість ознайомитися саме зі змістом такого листування — як правило, однозначно може бути надана інформація лише щодо факту існування такого листування з датами та часом відправлення й отримання листів.
Адже у разі виникнення спору щодо умов постачання чи оплати (ціни договору та інших її складових) суд вимагатиме підтвердження саме змісту листів, а не лише факту існування самого листування.
Наведені вище вимоги продиктовані не лише практичним досвідом розгляду спорів такого роду, а й приписами Закону про ЕД, стаття 10 якого вказує на те, що вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у разі відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під підпис, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами цього Закону.
Електронні акти, накладні на товар та його доставку
Важливим є питання підтвердження виконання укладеного у такий спрощений спосіб договору поставки.
Нагадаємо, що ВСУ в постанові від 15.12.2015 р. у справі №21-4266а15 наголосив, що договір не є первинним обліковим документом з метою бухобліку — для бухобліку мають значення лише ті документи, які підтверджують фактичне здійснення господарських операцій.
Тож складення актів про надання послуг (скажімо, перевезення), накладних на отримання ТМЦ, ТТН (якщо такі оформлялись), інших документів, що підтверджують факт видачі зі складу, доставку й отримання покупцем товару, оформляти у такий само спрощений спосіб не вдасться. Це питання слід вирішувати у площині податкового законодавства (п. 85.2 ПКУ) та Закону про бухоблік (ст. 9), якими встановлено вимоги щодо первинних документів, оформлених в електронній формі, та порядок їх подання до перевірки. Складення та підтвердження таких документів вимагатиме ЕЦП із дотриманням вимог Закону про ЕЦП. Інакше такі документи мають бути оформлені у вигляді письмового документа з підписами сторін та печатками (за наявності).
При цьому електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу (ст. 11 Закону про ЕД). До речі, у разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.
Утім, слід визнати, що Закон не передбачає можливості встановлення факту отримання електронного документа, так само як і засвідчення такого факту провайдером. Тож ми пропонуємо домовлятися про це безпосередньо сторонам.
Щодо ідентифікації (авторства) особи відправника й отримувача електронного листа, то за останні два роки Закон про ЕД зазнав деяких змін (уточнень) у частині визнання авторства електронного документа, і на сьогодні за Законом:
— для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис (що є ширшим поняттям, ніж ЕЦП);
— накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа;
— використання інших (крім ЕЦП, що накладається із застосуванням електронного ключа) видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах (ст. 6 Закону про ЕД);
— оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону про ЕЦП (ст. 7 Закону про ЕД).
Отже, оскільки сторони обрали спосіб обміну електронними документами без застосування ЕЦП, їм доведеться самостійно домовлятись, яким саме способом ідентифікації вони будуть користуватися як відправник (адресат) та отримувач електронного листування.
Якщо ж сторони оберуть, крім спрощеного способу укладення правочину (лише обміну листами), укладення письмового документа (як завершальний етап електронних переговорів), то вони можуть окремим розділом у тексті договору обумовити все вищенаведене.
Загальний підхід судів до електронних документів як доказів
За приписами ч. 1 ст. 79 КАСУ, письмовими доказами є документи (у тому числі електронні документи), акти, листи, телеграми, будь-які інші письмові записи, що містять у собі відомості про обставини, які мають значення для справи.
Утім, насправді дослідження таких документів у суді викликає безліч запитань за відсутності належного регулювання у процесуальних нормах.
Так, суддя у статті1 справедливо зауважив, що головна вимога до будь-яких доказів — їх достовірність. Суд упевнений у достовірності доказу лише в тому разі, якщо він отриманий відповідно до закону та не викликає сумнівів при його дослідженні в засіданні.
А подання як доказів документів з електронного листування наразі процесуальними законами не врегульовано.
Відповідно, виникає запитання й про відповідальність за порушення взятих сторонами на себе зобов'язань за документами з електронного листування.
Річ у тім, що у разі якщо сторони знехтують дотриманням наведених у цій статті правил, то довести існування будь-яких домовленостей щодо постачання обладнання буде доволі складно.
Тож навіть якщо сторони й домовилися про ціну, дату і порядок постачання, без домовленості про визнання такого електронного листування укладенням правочину у спрощений спосіб вимагати постачання товару чи оплати домовленої ціни буде непросто.
Так само як і довести суду прострочення постачання чи прострочення прийняття товару (відмови його прийняти), інші порушення домовленості про особливі умови постачання чи перевірки робочого стану обладнання, яких не дотримався контрагент.
Але у разі якщо таке ділове листування буде максимально детально описувати дії контрагентів2 та сторони не заперечуватимуть ні факту отримання (ведення) цього листування, ні свого авторства, на нашу думку, шанси такого судового спору не такі вже й безнадійні.
Адже ставлення судів до листування такого роду є дуже різним.
Так, ВГСУ3 визнав правильними висновки судів попередніх інстанцій про доведеність факту отримання відповідачем товару, порушення ним зобов'язання щодо повної оплати його та штрафу навіть за умови, що накладними на товар сторони обмінялись електронним (факсимільним) зв'язком, проте вони так і не були замінені на оригінали після отримання товару.
В іншій справі4 ВГСУ визнав прийнятним доказом наявність електронного листування, за допомогою якого була надіслана заявка на організацію перевезення вантажу. Проте для стягнення коштів на оплату перевезення та застосування відповідальності за ст. 625 ЦКУ суд узяв до уваги факт оформлення документів про виконання перевезення в паперовій формі, які були надіслані поштою з належним підтвердженням.
У судовому процесі в адмінсправах суди не зважають5 на відсутність заявок на кожну окрему партію та їх погодження, що передбачено умовами договору, в паперовому вигляді (такі заявки надсилалися за допомогою електронної пошти), а також на те, що реєстр виданих довіреностей оформлено як роздрук електронної таблиці без підписів осіб про отримання довіреностей.
1 http://zib.com.ua/ua/119060-elektronniy_dokument_bez_cifrovogo_pidpisu_ne_mozhe_buti_dok.html.
2 Наприклад, суди визнали (за відсутності заперечень сторін) наявність певного ділового електронного листування між контрагентами, проте не лише брали до уваги зміст таких листів, а й посилалися на них як на докази того, що, скажімо, саме ділове листування між сторонами не містило згоди сторін договору на зміну строків виконання робіт (постанова ВГСУ від 22.07.2015 р. у справі №911/4475/14, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/47170618).
3 Постанова ВГСУ від 11.05.2016 р. у справі №910/939/15-г, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/57613770.
4 Постанова ВГСУ від 25.03.2015 р. у справі №910/14710/14, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/43331256.
5 Ухвала ВАСУ від 07.12.2015 р. №К/800/29864/15, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/54359904.
Отже, незважаючи на такі прогалини у чинному законодавстві щодо доказування укладання договорів постачань (інших правочинів) у спрощений спосіб, зокрема через електронне листування, все-таки практика такого застосування як контрагентами, так і судами залежить від самих контрагентів. У цьому разі будь-яка така спроба — це ще один крок на шляху до сучасного стилю ведення бізнесу, яким не можуть нехтувати й законотворці.
Нормативна база
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Закон про ЕД — Закон України від 22.05.2003 р №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
- Закон про ЕЦП — Закон України від 22.05.2003 р. №852-IV «Про електронний цифровий підпис».
- Порядок №680 — Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затверджений постановою КМУ від 26.05.2004 р. №680.
Наталія КАНАРЬОВА, «Дебет-Кредит»