Кому можна відшкодувати витрати, які було понесено особою для господарських потреб? Коли таке відшкодування буде додатковим благом для працівника? Які підтвердні документи має надати працівник разом з авансовим звітом?
Підстави для відшкодування витрат
Пунктом 3 ст. 29 КЗпП визначено, що роботодавець повинен забезпечити працівника всім необхідним для виконання ним його трудових обов'язків. Отже, для того щоб провести відшкодування, треба, щоб витрати, які поніс працівник, були пов'язані з виконанням його трудових обов'язків. Наприклад, якщо такі витрати пов'язані з виконанням службового завдання під час відрядження працівника. Або якщо йому доручено наказом керівника виконати певні цивільно-правові дії в інтересах роботодавця. Виконуючи такі дії від імені роботодавця, працівник діє як представник, тобто виникають відносини представництва, передбачені ЦКУ.
На практиці підставою для такого відшкодування є Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (так званий авансовий звіт). Наразі форма авансового звіту затверджена Наказом №8411, до якого було внесено зміни Наказом №3502.
До авансового звіту про понесені витрати мають додаватися документи, які їх підтверджують (за наявності). Утім, навіть за відсутності підтвердних документів керівник підприємства може затвердити такий звіт і видати наказ про відшкодування витрат. Тоді кошти працівникові треба буде виплатити (обов'язковість наявності таких документів для відшкодування витрат встановлена тільки для бюджетних юросіб, див. п. 5 — 8, 12 р. ІІ, п. 7 р. ІІІ Інструкції №593).
1 Наказ Мінфіну від 28.09.2015 р. №841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання».
2 Наказ Мінфіну від 10.03.2016 р. №350 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року №841».
3 Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. №59.
Але наявність чи відсутність документів, що підтверджують фактично здійснені витрати, прямо впливає на порядок оподаткування суми їх відшкодування.
Оподаткування
Відповідно до пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ, оподатковуються ПДФО (а отже, і військовим збором) кошти, отримані фізособою під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, яка їх видала, у сумі, що перевищує суму фактичних витрат на виконання таких дій. Такі фактичні витрати слід підтвердити, причому документально (адже на слово працівникові та роботодавцю податківці не повірять).
Які ж підтвердні документи мають бути у наявності, щоб відшкодування понесених витрат для виробничих потреб не перетворилося на дохід працівника та підприємство мало право відобразити витрати в обліку?
Коли відшкодування буде доходом для працівника
Така ситуація виникатиме, коли працівник вчасно не відзвітував або не повернув «надміру витрачені кошти». І тоді такі суми підзвітних коштів треба оподатковувати ПДФО як додаткове благо відповідно до п. 164.5 ПКУ.
Для оподаткування ПДФО додаткового блага слід розрахувати базу оподаткування із застосуванням натурального коефіцієнта. У 2016 році застосовується єдина ставка ПДФО в розмірі 18%. Тож незалежно від суми додаткового блага для обчислення бази оподаткування ПДФО застосовують єдиний натуральний коефіцієнт 1,2195 (100 : (100 - 18)).
Із визначеної бази оподаткування утримують ПДФО за ставкою 18%.
Не забувайте, що визначену суму додаткового блага у вигляді неповернутих надміру витрачених коштів ще й оподатковують військовим збором. Військовий збір утримують за ставкою 1,5% саме з суми додаткового блага, яка підлягає оподаткуванню ПДФО без застосування натурального коефіцієнта, бо об'єктом оподаткування військовим збором є саме доходи, визначені ст. 163 ПКУ. Як не дивно, норми ПКУ не передбачають у майбутньому можливість повернення цих податків, у разі якщо працівник поверне «надміру витрачені» кошти.
Підтвердні документи
Якщо працівник розрахувався за придбаний товар у безготівковій формі. Відповідно до п. 2.12 Положення №637, фізособи — довірені особи підприємств (юросіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі.
Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства, крім звіту про використання коштів разом із підтвердними документами, документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами тощо).
Відповідно до п. 3 розд. VII Положення №705, операції користувачів повинні виконуватися з оформленням: квитанції платіжного термінала; сліпа, чека банкомата; інших документів за операціями з використанням електронних платіжних засобів у паперовій формі.
Також п. 7 р. VII Положення №705 встановлено обов'язкові реквізити, які мають містити документи за операціями з використанням електронних платіжних засобів.
Такі документи складаються та друкуються державною мовою за місцем проведення операції в такій кількості примірників, яка потрібна для всіх учасників операції, та/або документів в електронній формі, передбачених правилами платіжної системи.
Але сліп, надрукований на платіжному терміналі, не є розрахунковим документом у розумінні Закону про РРО. Про це неодноразово говорили податківці1. Тому при розрахунку за допомогою платіжної картки за товар розрахунковим документом буде фіскальний чек.
Отже, працівник при звітуванні за придбаний товар, який він оплатив за допомогою платіжної картки, має надати, крім сліпа, оригінал розрахункового документа.
Якщо працівник придбавав товари за готівку. У такому разі він мусить мати квитанцію касового ордера або касовий (фіскальний) чек залежно від того, через касу чи через РРО відбувалися розрахунки за товар.
Якщо працівник додасть до авансового звіту фіскальний чек на придбані товари у суб'єкта господарювання — платника ПДВ, то за таким фіскальним чеком підприємство матиме право на податковий кредит тільки у межах 240 грн на день (з ПДВ) (пп. «б» п. 201.11 ПКУ, додатково див. «ДК» №24/2016). Щоб мати можливість відобразити податковий кредит на всю суму ПДВ за касовим чеком, слід попросити постачальника скласти ПН на суму придбання, зазначену у фіскальному чеку.
Якщо товари придбавалися у фізособи-підприємця (ФОП), то підтвердним документом щодо оплати має бути товарний чек (у разі коли ФОП не використовує РРО). Якщо ФОП надаватиме послуги, то підтвердним документом буде акт наданих послуг та інший документ, зокрема товарний чек. Адже саме товарний чек буде підтвердним документом на оплату, акт свідчить про факт надання послуги, а не про факт її оплати.
Тільки за наявності правильно оформленого розрахункового документа витрачені працівником і відшкодовані йому кошти не вважатимуться такими, що перевищують суму фактичних витрат платника податку на виконання цивільно-правових дій та, відповідно, не підлягатимуть оподаткуванню ПДФО.
При придбанні у ФОПа також слід пам'ятати, що, оскільки цей правочин учиняється від імені підприємства, останнє мусить переконатися, що партнер зареєстрований як ФОП. Для того щоб підприємство не зобов'язане було виконувати функцію податкового агента при виплаті доходів, згідно з п. 177.8 ПКУ такий ФОП повинен надати копію документа, що підтверджує його державну реєстрацію відповідно до закону як суб'єкта підприємницької діяльності (тобто копію витягу або виписки з ЄДР). У разі якщо йдеться про роботи або послуги, треба переконатися, що відповідні види діяльності відповідають видам діяльності згідно з відомостями з ЄДР (цього вимагає Закон про ЄСВ (п. 1 ч. 1 ст. 4), для того щоб на винагороду за договором ЦПХ не нараховувався ЄСВ). А якщо ФОП є платником єдиного податку, вимога щодо підтвердження статусу підприємця аналогічна, але здійснюється таке підтвердження на підставі пп. 165.1.36 ПКУ.
Строки складання авансових звітів та повернення невикористаних коштів
Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення 5 банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку до каси або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання звіту.
У разі якщо у відрядженні готівка отримувалася через платіжну картку, то звіт потрібно подати протягом 3 банківських днів (пп. 170.9.3 ПКУ).
Відповідно до п. 2.11 Положення №637, видача готівкових коштів під звіт на виробничі потреби (крім виданої готівки на відрядження та закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини) дозволяється на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.
Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.
Зрозуміло, що без затвердженого звіту неможливо правильно визначити підзвітну суму для повернення або неповернуту суму протягом установленого пп. 170.9.2 та пп. 170.9.3 ПКУ строку для утримання ПДФО та військового збору.
Такий порядок звітування слід застосовувати лише в разі видачі підзвітних коштів перед виконанням відповідного завдання. Для випадків, коли працівник використав власні кошти для господарських потреб підприємства, строків подання авансового звіту та відшкодування йому витрат не встановлено. При цьому не встановлено також строку відшкодування працівнику коштів за понесені для господарських потреб витрати.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Закон про РРО — Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
- Положення №705 — Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. №705.
Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»