Працівник використовує для службових цілей власне авто, причому підприємство не хоче брати його в оренду. Як проводити компенсацію працівнику за використання його авто?
Правові засади
Відповідно до ст. 125 КЗпП, працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію). Розмір і порядок виплати цієї компенсації, якщо вони не встановлені в централізованому порядку (на сьогодні норм для госпрозрахункових підприємств законодавством не передбачено), визначаються власником або уповноваженим ним органом за погодженням із працівником.
Звісно, авто важко назвати інструментом, тому такий варіант використання автомобіля працівника пов'язаний із певними ризиками. Та все ж за аналогією з компенсацією за інструменти (а підприємство використовує авто в господарських цілях) у цьому випадку, на нашу думку, можна застосувати норми ст. 125 КЗпП та відповідно провести компенсацію працівнику за використання авто.
Стаття 2 Закону про оплату праці відносить до структури заробітної плати компенсаційні виплати, які передбачені актами чинного законодавства. Але ми маємо справу не з оплатою виконаних трудових обов'язків, а з компенсацією за використаний для потреб підприємства актив працівника. А отже, таку компенсацію (хоч вона і передбачена законодавством) не слід відносити до оплати праці. Крім того, в розділі 3 Інструкції №5 наводиться перелік виплат, що не належать до фонду оплати праці. Компенсація працівникам за використання для потреб виробництва власного інструмента й особистого транспорту згадана у п. 3.22 розділу 3 Інструкції №5. Отже, компенсація за використання автомобіля працівника у службових цілях не належить до фонду оплати праці. Та все ж таки такі відносини слід оформити документально.
На жаль, у чинному законодавстві не передбачено типових правил оформлення договору компенсації за використання авто. Але можна виходити із загальних правил цивільних відносин. На це, зокрема, вказано і в листі ДПСУ від 07.02.2012 р. №2330/6/15-1215, де зазначено, що відповідно до ст. 6 ЦКУ сторони мають право укласти договір, який не передбачений актами цивільного законодавства, але відповідає загальним засадам цивільного законодавства. Тому треба укласти договір про використання автомобіля працівника та виплату компенсації за таке використання, а можливо, і відшкодування вартості пального.
У такому договорі потрібно передбачити порядок розрахунку суми компенсації, а також порядок підтвердження працівником використання авто в господарських цілях: адже в післяробочий час працівник може використовувати авто і для власних потреб. Для уникнення непорозумінь можна прописати у договорі, що працівник отримуватиме компенсацію за кожен кілометр пробігу авто в службових цілях та відповідне відшкодування коштів, витрачених на пальне у службових поїздках. Або ж можна встановити, що компенсація буде нараховуватися погодинно. Звісно, можна розробити і власну специфічну схему компенсації. У кожному випадку виплата компенсації не може бути встановлена у фіксованій сумі (на місяць чи тиждень), адже працівник може перебувати на лікарняному чи у відпустці, що виключатиме використання авто в службових цілях.
Додатково в договорі варто зазначити, на які ще компенсаційні виплати, крім відшкодування вартості пального, може претендувати працівник. Чи може він отримувати відшкодування витрат на стоянку авто, заміну шин? Такі моменти варто прописати в договорі. Хоча взагалі-то сама компенсація і має покрити такі витрати.
У договорі слід чітко зафіксувати, як саме працівник підтверджуватиме документально використання авто для службових цілей. Це може бути, наприклад, графік поїздок чи шляховий лист: усе залежить від специфіки застосування авто. Головне тут — побільше підтвердних документів, які б засвідчували, що авто справді використовували в господарських цілях, а не для власних потреб фізособи. Для підтвердження відшкодування витрат на паливо, крім обов'язкових шляхових листів, потрібні підтвердні документи про купівлю такого пального. Звісно, в цьому випадку бухгалтеру слід чітко визначити, скільки авто споживає на 1 км пробігу (див., зокрема, наказ Мінтрансу від 10.02.98 р. №43), щоб розрахувати суму відшкодування витрат на паливо за час використання авто в службових цілях.
Наприкінці місяця працівнику варто скласти звіт (заяву) з поданням підтвердних документів про використання авто у службових цілях для проведення бухгалтерією розрахунку суми компенсації. Складений звіт (заява) разом із розрахунком суми компенсації потрапить на стіл до керівника, який своїм «автографом» погодить право на проведення компенсації. Додатково у наказі керівник погоджує суму відшкодування витрат на ПММ.
Податковий облік
Податок на прибуток
Як визначено пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ, до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається, зокрема, дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 ПКУ) у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку, крім тих, що обов'язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно з розділом IV ПКУ. Тож фактично компенсація вартості використання авто та відшкодування витрат на пальне працівника буде додатковим благом (про нарахування та утримання ПДФО — далі).
Але, відповідно до пп. 139.1.1 ПКУ, не включаються до складу витрат платника податку на прибуток витрати, не пов'язані з провадженням господарської діяльності, а зокрема і витрати на фінансування особистих потреб фізичних осіб, за винятком виплат, передбачених ст. 142 і 143 ПКУ (вище було зазначено, що виплата компенсації не належать до фонду оплати праці), та в інших випадках, передбачених нормами р. ІІІ ПКУ. На практиці податківці під поняттям «фінансування особистих потреб фізичних осіб» розуміють саме додаткове благо, яке отримав працівник.
На жаль, прямої норми, яка б дозволяла включати витрати на компенсацію працівнику за використання його авто до податкових витрат, немає. Крім того, податківці в підкатегорії 102.07.17 «Бази знань», відповідаючи на запитання: «Чи враховуються при визначенні об'єкта оподаткування витрати на виплату ФО, яка перебуває з платником податку у трудових відносинах, компенсації за використання для потреб виробництва особистого легкового автомобіля (легкового автомобіля, яким ФО користується на підставі довіреності)?», — зазначають, що така компенсація не потрапить до податкових витрат.
Звісно, можна говорити, що авто все ж використовувалося в господарських цілях підприємства, про що будуть свідчити підтвердні документи. Відповідно, можна спробувати довести, що виплата компенсації за використання особистого транспорту працівника не є додатковим благом, адже фактично працівник використовував авто для потреб підприємства. Компенсація проводиться згідно зі ст. 125 КЗпП, що регламентує трудові відносини. Таким чином, можна наполягати на праві на податкові витрати. Але наголошуємо: такий варіант є ризикованим, тому слід бути готовим до обстоювання своєї позиції.
Якщо керуватися сміливим варіантом, такі витрати слід показувати у складі інших витрат на підставі пп. «в» пп. 138.10.4 та пп. 138.12.2 ПКУ як витрати, які не заборонено відносити до податкових відповідно до р. ІІІ ПКУ. Адже, згідно з пп. 14.1.27 ПКУ, витрати — сума будь-яких витрат платника податку у грошовій, матеріальній або нематеріальній формі, здійснюваних для провадження господарської діяльності платника податку, в результаті яких відбувається зменшення економічних вигід у вигляді вибуття активів або збільшення зобов'язань, внаслідок чого відбувається зменшення власного капіталу (крім змін капіталу за рахунок його вилучення або розподілу власником). Тобто важливою умовою віднесення витрат до податкових є їх зв'язок із госпдіяльністю. Господарська діяльність — діяльність особи, що пов'язана з виробництвом (виготовленням) та/або реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг, спрямована на отримання доходу (пп. 14.1.36 ПКУ). Отже, авто використовували для господарських потреб підприємства (доказом цього будуть відповідні звіти працівника та підтвердні документи), а отже — в господарських цілях.
Витрати за загальними правилами відображають у звітному періоді, у якому вони були здійснені, згідно з правилами ведення бухгалтерського обліку (п. 138.5 ПКУ). Тому виплата компенсації може потрапити до податкових витрат за умови їх документального підтвердження (п. 138.2 ПКУ). Якщо авто використовується для службових поїздок працівника виробничого відділу, то в такому разі, на нашу думку, суми компенсації та витрат на пальне потраплять до податкових змінних загальновиробничих витрат і, відповідно, відображатимуться за датою визнання доходу (п. 138.4 ПКУ).
Але наведений варіант є досить ліберальним, тому краще сім разів подумайте й один раз прийміть рішення.
Для більшої впевненості за роз'ясненням з цього питання, пославшись на наведені вище додаткові аргументи, можна звернутися до контролюючого органу, як це передбачено статтями 52 та 53 ПКУ.
Податок на доходи
Як ми вже зазначали, виплата компенсації згідно з пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ розглядається як додаткове благо. Звісно, можна сперечатися з податківцями, але в ПКУ немає норми, яка б звільняла таку виплату від податку на доходи. Тож із такої виплати слід утримати ПДФО.
Встановлюючи суму компенсації в договорі, варто відразу попередити працівника, що з неї будуть утримувати податок на доходи.
У формі №1ДФ1 сума такої компенсації показується з ознакою доходу «126».
1 Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (форма №1ДФ), затверджений наказом Міндоходів України від 21.01.2014 р. №49.
ЄСВ
Як ми наголошували вище, компенсація не належить до фонду оплати праці. Базою для нарахування ЄСВ є саме заробітна плата відповідно до ст. 7 Закону про ЄСВ. А отже, з таких сум не потрібно сплачувати ЄСВ. Крім того, звільнення від нарахування та утримання ЄСВ з таких виплат дає п. 11 р. І Переліку №1170.
Як бачите, виплата компенсації за використання авто та відшкодування витрат на пальне працівнику — не найкращий варіант. Якщо підприємство справді потребує використовувати авто працівника для службових цілей, радимо взяти його в оренду. Бо тоді витрати на оренду та пальне потраплять до податкових витрат без зазначених вище ризиків.
Нормативна база
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.95 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Інструкція №5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. №5.
- Перелік №1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. №1170.
Василь РОРАТ, «Дебет-Кредит»