На підприємстві накопичилося досить багато документів, які вже ніде зберігати. І спеціального приміщення для цього підприємство не має. Протягом якого строку слід зберігати документи? Чи можна робити це не в офісі, а на складі виробничого підрозділу, який розташований за 20 км від офіса? Як це документально оформити?
Під час господарської діяльності на кожному підприємстві утворюється чимало документів. Найбільшу частку становлять первинні документи, які, власне, і є підставою для ведення бухгалтерського та податкового обліку. Адже відповідно до п. 1.2 Положення №88 господарські операції відображаються у бухобліку методом їх суцільного і безперервного документування, записи в обліку провадяться на підставі первинних документів.
Відповідно до ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів. Тож насамперед керівництво повинне створити умови для зберігання документів та уповноважити інших працівників (зокрема головного бухгалтера) на виконання відповідних дій. Керівник за потреби також може призначити завідувача архіву тощо.
Згідно з п. 6.2 Положення №88, первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси повинні зберігатися у бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Під спеціальним приміщенням (саме в цих випадках) слід розуміти приміщення з температурно-вологісним режимом, що забезпечує збереження документів і записів у них, та приміщення, що унеможливлює користування або винос документів, які в ньому зберігаються, без дозволу головного бухгалтера підприємства. Про це зазначено в листі Мінфіну України від 22.07.2002 р. №053-3996.
До речі, бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність (п. 6.3 Положення №88).
Крім того, відповідно до ч. 7 ст. 9 Закону про бухоблік, підприємство має вжити всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечити їх належне зберігання протягом установленого строку.
Надалі такі документи, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву підприємства (п. 6.1 Положення №88).
Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом (у наш час це зазвичай означає, що облікові дані з цих документів занесені до комп'ютерної системи ведення бухобліку) і належать до відповідного облікового регістру, комплектують у хронологічному порядку, нумерують, переплітають (зшивають) і супроводжують довідкою для архіву (п. 6.5 Положення №88). У довідці, яку оформляють у довільній формі, зазначають найменування підшитих документів та мінімальний строк їх зберігання.
Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер.
Отже, всі бухгалтерські документи повинні зберігатися у відповідно обладнаному місці. При цьому не зазначено, що приміщення архіву має бути в тому самому приміщенні, що й бухгалтерія. Гадаємо, розміщення документів в іншому приміщенні (будівлі) слід передбачити у наказі керівника. А саме переміщення документів з бухгалтерії до місця зберігання (архіву) радимо оформити актом приймання-передачі, в якому зазначити перелік документів (або регістрів), що передаються. Надалі за потреби (наприклад, під час перевірки аудиторами чи контролюючими органами) ці документи можна доставити до офіса чи навпаки — запросити перевіряльників до місця зберігання документів.
І ще один момент: зберігання документів в окремому приміщенні подалі від головного офіса убезпечить підприємство від негативних наслідків вилучення документів у разі незаконного «захоплення» підприємства державними органами (чи в разі рейдерського захоплення підприємства) або принаймні дасть певний виграш у часі для підготовки опору незаконним діям державних службовців.
Строки зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначені в Переліку №578/5. Строки зберігання документів, визначені у Переліку №578/5, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Тільки після їх закінчення може ставитися питання про знищення первинних документів.
До речі, знищення документації, термін зберігання якої минув, за відсутності податкової перевірки за цей період не допускається. Таку думку, зокрема, висловлено в листі ДПСУ від 18.05.2012 р. №13920/Ж/17-1216 (див. «ДК» №50/2012). У більшості випадків первинні документи зберігаються протягом 3-х років. Тож якщо податківці не проводили перевірку більше 1095 днів, платники податків зобов'язані забезпечити подальше зберігання неперевірених документів. Це підтверджено і в листі Державної архівної служби України від 30.10.2012 р. №01.2/3388. Залежно від результатів перевірки первинні документи або підлягають знищенню шляхом складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, або в разі виникнення спорів зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
Надалі видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів із бухгалтерії та з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися тільки за рішенням головного бухгалтера підприємства (п. 6.8 Положення №88). Таке рішення головбуха, вважаємо, можна оформити, наприклад, на підставі доповідної записки працівника з викладенням причин видачі документів з відповідною позитивною резолюцією головбуха або ж просто листом-зверненням головбуха до завідуючого архівом із проханням видати (передати) певні документи особі, яка зазначена в цьому листі.
Насамкінець зауважимо, що за порушення процедури збереження бухгалтерських документів українським законодавством передбачено відповідальність, зокрема адміністративну.
Так, відповідно до ст. 92-1 КУпАП, недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від 3 до 7 н. м. д. г. (від 51 до 119 грн) і попередження або накладення штрафу на посадових осіб — від 5 до 10 н. м. д. г. (від 85 до 170 грн).
Крім того, незберігання документів — це порушення правил ведення податкового обліку. Відсутність податкового обліку, порушення керівниками та іншими посадовими особами підприємств, установ, організацій установленого законом порядку ведення податкового обліку тягне за собою накладення штрафу в розмірі від 5 до 10 н. м. д. г. (від 85 до 170 грн) (ст. 163-1 КУпАП).
Нормативна база
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.
- Перелік №578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.
Василь РОРАТ, «Дебет-Кредит»