Якщо відносини з новоприйнятим працівником «з порогу» не налагоджуються, такий працівник іноді звільняється, не пропрацювавши й місяця. Перед бухгалтером постає завдання правильно розрахувати такого працівника і відобразити такий розрахунок в обліку та звітності.
Оформлення звільнення
Остаточний розрахунок при звільненні працівника прописано у ст. 47 КЗпП: власник або уповноважений ним орган зобов'язаний у день звільнення видати працівникові належним чином оформлену трудову книжку (відповідно до Інструкції №58) і провести з ним розрахунок у строки, зазначені у ст. 116 КЗпП. У разі звільнення працівника з ініціативи власника або уповноваженого ним органу йому зобов'язані також у день звільнення видати копію наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копія наказу видається на вимогу працівника.
Розрахунок із працівником є виплатою йому всіх належних від працедавця сум (у сумі зарплати і компенсації за невикористану відпустку, вихідної допомоги, якщо вона передбачена ст. 44 КЗпП або іншими нормативними актами, тощо). Розрахунок із працівником проводиться у день звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. Про нараховані суми, що належаться працівникові при звільненні, працедавець повинен письмово повідомити працівника перед їх виплатою.
У разі спору щодо розміру сум, які належаться працівникові при звільненні, працедавець зобов'язаний виплатити у зазначені вище терміни не оспорювану працівником суму.
Найчастіше до сум, які виплачуються працівникові при звільненні, належить зарплата. Оскільки працівник звільняється у місяці прийняття на роботу і цілий місяць, найімовірніше, не відпрацював, зарплата нараховується за фактично відпрацьований час відповідно до прийнятої системи оплати праці, наприклад виходячи з окладу (тарифної ставки). А якщо оплата праці працівника проводилася у відрядній формі, то зарплата нараховується за відрядними розцінками виходячи з фактично виконаних обсягів роботи.
Крім того, навіть прийнятий та звільнений протягом одного місяця працівник має право на компенсацію за невикористану відпустку (ст. 24 Закону про відпустки). Розраховується вона у цьому разі так:
— кількість днів відпустки, за яку виплачується компенсація, визначається пропорційно до фактично відпрацьованого часу працівником. Наприклад, за формулою Кд : Кр х Кп, де: Кд — кількість календарних днів щорічної відпустки, що належиться працівникові, Кр — кількість календарних днів у році (як правило, 365), а Кп — кількість календарних днів, протягом яких працівник перебував із працедавцем у трудових відносинах. Отриману величину округляємо за математичними правилами;
— середньоденна зарплата для нарахування компенсації визначається згідно з абз. 3 п. 2 Порядку №100 виходячи з виплат за фактично відпрацьований час. Тобто зарплата, нарахована працівникові за весь період трудових відносин, ділиться на кількість календарних днів таких трудових відносин.
Зверніть увагу: працівники, які мають право на додаткову відпустку згідно зі ст. 19 Закону про відпустки, отримують компенсацію за таку невикористану відпустку в повному розмірі. Нагадаємо, що така відпустка надається щороку в розмірі 10 календарних днів (за наявності декількох підстав — не більше 17 календарних днів). Право на неї мають:
— жінки, які працюють і мають двох або більше дітей віком до 15 років;
— жінки, які мають дитину-інваліда;
— жінки, які усиновили дитину;
— одинокі матері, батьки, які виховують дитину без матері (у т. ч. й у разі тривалого перебування матері у лікувальному закладі);
— особи, які взяли дитину під опіку, або один із прийомних батьків.
Працівникам зазначених категорій працедавець зобов'язаний виплатити компенсацію за таку відпустку в повному розмірі навіть у разі нетривалих трудових відносин. Проте якщо такий працівник у цьому календарному році вже перебував у трудових відносинах з іншим працедавцем, слід врахувати: якщо на попередньому місці роботи працівник не скористався такою додатковою відпусткою, при звільненні йому вже була виплачена за неї компенсація. А якщо так, то, на думку Мінпраці, викладену в листі від 03.03.2007 р. №58/06/186-07 (див. «ДК» №17-18/2007), працівник не матиме права у такому календарному році на згадану додаткову відпустку. А якщо немає права на відпустку, то немає права і на компенсацію за її невикористання при звільненні.
Щодо інших аспектів розрахунок із працівником відбувається за загальними правилами.
Відображення у ф. №1ДФ
Сума зарплати і компенсації за невикористану відпустку — об'єкт оподаткування ПДФО. При цьому компенсація за невикористану відпустку є частиною витрат на оплату праці й оподатковується так само, як і звичайна зарплата — за ставкою 15 — 17%. До такого доходу застосовується (у разі подання працівником відповідної заяви і якщо сума такого доходу це дозволяє) і ПСП на загальних підставах, установлених ст. 169 ПКУ. У звіті за формою №1ДФ1 суми зарплати і компенсації за невикористану відпустку відображають разом, одним рядком, з ознакою доходу 101 «Заробітна плата, нарахована (виплачена)».
1 Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Міндоходів від 21.01.2014 р. №49.
Особливу увагу слід звернути на заповнення граф 6 і 7 форми №1ДФ. У них зазначається дата прийняття на роботу і звільнення працівника. Якщо працівник був прийнятий і звільнений в одному й тому самому місяці, обидві ці графи будуть заповнені в одному рядку. У разі неодноразового приймання фізособи на роботу і звільнення з роботи у звітному кварталі потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи такої фізособи трапляється у звітному кварталі.
Відображення у звіті з ЄСВ
Зарплата, нарахована при звільненні, і компенсація за невикористану відпустку також є базою для нарахування й утримання ЄСВ. У щомісячному звіті за формою №Д4 потрібно відобразити дані про звільнення і розрахунок із працівником таким чином: припустімо, працівника прийнято 03.03.2014 р. і звільнено 24.03.2014 р.:
— у таблиці 1 зарплату і компенсацію за невикористану відпустку відображають як суму нарахованої зарплати, тобто у складі значень рядків 1, 1.1, 2, 2.1, 2.1.1 — 2.1.7 (залежно від категорії працедавця і працівника), 4, 4.1, 4.1.1 — 4.1.3 (залежно від категорії працівника). А виплачену у звітному місяці зарплату і компенсацію — у загальній сумі виплаченої зарплати у додатку до таблиці 1;
— у таблиці 5 відображають інформацію про прийняття і звільнення працівника. Оскільки у ситуації, що розглядається, працівника було прийнято і звільнено в одному місяці (звітному періоді), інформація про це відображається одним рядком. Дані про працівника треба буде показати у графі 11 таблиці 5 за березень 2014 р. таким чином: в одному і тому самому рядку «дата початку» — 03, «дата закінчення» — 24;
— у таблиці 6 дані про працівника і нарахований йому дохід відображають у загальному порядку. Проте при цьому потрібно правильно відобразити кількість календарних днів у звітному місяці, протягом яких працівник перебував у трудових відносинах (у графі 15 таблиці 6). У нашому випадку у графі 15 таблиці 6 проставляємо 22 — кількість календарних днів з 03.03.2014 р. до 24.03.2014 р.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.96 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
- Інструкція №58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок, затверджена наказом Мінпраці, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. №58.
- Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. №100.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»